Dans cet article, vous trouverez quelques conseils pour déduire les frais de déplacement professionnel. Mais d’abord, nous devrons définir le terme « voyage d’affaires » et vous aider à déterminer où se trouve votre foyer fiscal (l’endroit d’où vous voyagez).
Qu’est-ce qu’un déplacement professionnel ?
L’IRS a une définition spécifique des voyages d’affaires, afin de déterminer si vous pouvez déduire ces frais de déplacement à des fins professionnelles. Selon l’IRS, un voyage d’affaires est un voyage hors de votre foyer fiscal qui est » sensiblement plus long qu’une journée de travail ordinaire » et qui vous oblige à dormir ou à vous reposer pendant que vous êtes loin de chez vous.
Vous devez également dormir hors de chez vous pour pouvoir déduire ces frais, et le voyage doit également être » temporaire » (d’une durée inférieure à un an).
Qu’est-ce qu’un foyer fiscal ?
Votre foyer fiscal est un concept établi par l’IRS pour aider à déterminer si un voyage est déductible. Il est défini par l’IRS comme l’ensemble de la ville ou de la zone générale où se trouve votre lieu d’activité habituel ce n’est pas l’endroit où vous vivez.
Si vous avez un bureau à votre domicile, c’est probablement votre foyer fiscal ; si vous avez un bureau en centre-ville quelque part, c’est votre foyer fiscal. Si vous travaillez à plusieurs endroits et que vous n’avez pas de lieu d’affaires habituel, votre foyer fiscal pourrait être votre lieu de résidence.
Après avoir déterminé où se trouve votre foyer fiscal (probablement avec votre professionnel de l’impôt), ce foyer fiscal peut être utilisé pour déterminer si vos frais de déplacement professionnel sont déductibles. Si vous devez vous éloigner de votre foyer fiscal pendant la nuit, ou si vous avez besoin de temps pour vous reposer et dormir pendant vos déplacements, vous pouvez probablement compter vos dépenses pendant votre voyage comme des déductions professionnelles.
1) Vous pouvez peut-être déduire les frais de voyage d’affaires lors d’un voyage combiné professionnel/personnel
Si vous voyagez aux États-Unis, votre voyage doit être « entièrement » professionnel pour que vous puissiez déduire les frais de voyage d’affaires. Mais s’il y a du temps personnel « accessoire », c’est correct. Par exemple, si vous vous rendez à Dallas pour affaires et que vous passez une soirée avec de la famille dans la région, c’est accessoire par rapport à l’objectif principal du voyage.
En revanche, essayer de transformer un voyage personnel en voyage d’affaires ne fonctionnera pas, sauf si le voyage est essentiellement à des fins professionnelles. L’IRS indique,
« La programmation d’activités professionnelles accessoires au cours d’un voyage, telles que le visionnage de cassettes vidéo ou la participation à des conférences traitant de sujets généraux, ne changera pas ce qui est réellement des vacances en un voyage d’affaires. »
Si une partie ou la totalité de votre conseil se situe en dehors des États-Unis, les règles de l’IRS sont différentes. Votre voyage international peut être considéré comme lié à l’entreprise si vous étiez hors des États-Unis pendant plus d’une semaine et si moins de 25 % du temps a été consacré à des activités personnelles.
2) Vous pouvez utiliser les indemnités journalières pour calculer les frais de voyage d’affaires
Le terme » indemnité journalière » signifie par jour. Les indemnités journalières sont des montants considérés comme raisonnables pour les dépenses quotidiennes lors d’un voyage, pour les repas et les dépenses diverses. Les taux d’indemnités journalières sont fixés pour les voyages aux États-Unis et à l’étranger, et les taux diffèrent en fonction de la région.
Par exemple, les taux d’indemnités journalières dans les grandes villes américaines sont plus élevés que pour les sections du pays en dehors des grandes zones métropolitaines. Les entreprises peuvent fixer leurs propres taux d’indemnités journalières, mais la plupart des entreprises utilisent les taux fixés par le gouvernement américain.
Les remboursements d’indemnités journalières ne sont pas imposables s’ils sont supérieurs Si vos employés reçoivent plus d’indemnités journalières que le taux maximum fixé par la General Services Administration, l’excédent est imposable pour l’employé.
3) Les voyages d’affaires internationaux ont des règles différentes
si l’ensemble de votre voyage se déroule en dehors des États-Unis et que vous consacrez la totalité du temps à des activités professionnelles, vous pouvez déduire les coûts de l’ensemble du voyage. Même si vous n’avez pas consacré tout votre temps à des activités professionnelles, le voyage est considéré comme une dépense professionnelle, mais seulement si vous n’avez pas eu un « contrôle substantiel » sur l’itinéraire. Par exemple, un employé qui voyage par obligation professionnelle n’a pas le contrôle du voyage, mais le propriétaire de l’entreprise l’aurait.
Mais si votre voyage vous emmène hors des États-Unis pendant plus d’une semaine, le voyage peut être considéré comme entièrement pour l’entreprise si vous consacrez moins de 25 % du temps à des activités personnelles.
Si vous ne consacrez pas tout votre temps à des activités professionnelles au cours d’un voyage international, vous ne pouvez déduire que la partie professionnelle du déplacement vers et depuis la destination. Vous devez répartir les coûts entre les activités professionnelles et les activités personnelles,
4) Tous les frais figurant sur une facture d’hôtel ne sont pas des frais de voyage déductibles
Le prix de la chambre et les taxes sont déductibles, tout comme les frais de blanchisserie, mais les frais personnels supplémentaires, tels que les frais de salle de sport ou de centre de remise en forme, et les frais de films ou de jeux, ne sont pas déductibles.
Vous pouvez déduire les frais d’hôtel pour les appels téléphoniques ou l’utilisation d’un télécopieur, et vous pouvez déduire les pourboires.
5) Vous ne pourrez peut-être pas déduire le coût d’amener un conjoint lors d’un voyage d’affaires
Le coût d’amener un conjoint, un enfant ou d’autres personnes lors d’un voyage d’affaires est considéré comme une dépense personnelle et n’est pas déductible. Mais vous pourriez être en mesure de déduire les frais de voyage de votre conjoint si :
- La personne est un employé
- Elle a un motif professionnel sérieux pour son voyage
- La personne serait autrement autorisée à déduire les frais de voyage
Si vous pouvez prouver que l’autre personne est employée par l’entreprise et qu’elle accomplit des tâches substantielles liées à l’entreprise-.liées à l’entreprise pendant le voyage (prendre des notes lors de réunions ou rencontrer des clients professionnels), vous pourrez peut-être déduire le coût du voyage de cette personne.
6) Vous pouvez déduire 50 % des frais de repas lors d’un voyage d’affaires
Vous pouvez déduire les frais de repas lors de vos déplacements, mais les frais de divertissement ne sont plus déductibles. Vous ne pouvez pas non plus déduire les frais de repas « somptueux ou extravagants ». Les frais de repas sont déductibles à 50 %, et la limite de 50 % s’applique également aux taxes et aux pourboires pour les repas d’affaires. Pour bénéficier de la déduction des frais de repas, vous pouvez utiliser soit les coûts réels, soit une allocation de repas standard, en vous souvenant de la limite de 50 %.
7) Vous pouvez peut-être déduire le coût d’une croisière pour un voyage d’affaires, avec certaines limites
Le coût d’une croisière peut être déductible, jusqu’à la limite spécifiée actuelle déterminée par l’IRS (actuellement 2 000 $).Vous devez également être en mesure de montrer que la croisière était directement liée à un événement professionnel, comme une réunion d’affaires ou une réunion du conseil d’administration.
L’IRS impose des exigences spécifiques supplémentaires strictes pour déduire les voyages en croisière en tant que dépenses professionnelles, pour des raisons évidentes.
Cet article est destiné à des informations générales ; toutes ces réglementations sur les déductions fiscales sont compliquées, et il existe de nombreuses qualifications et exceptions. Consultez la publication 463 de l’IRS pour plus de détails sur chacun de ces sujets liés aux voyages, et consultez vos professionnels de la fiscalité et du droit avant de prendre des mesures qui pourraient affecter votre entreprise.
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