41+ Modèles de rapport de dépenses

Créer des modèles de rapport de dépenses nécessite une méthode de rédaction de rapport approfondie qui peut identifier le mouvement financier d’une entité dans une durée spécifique. Un rapport de dépenses peut être un rapport mensuel, un rapport trimestriel ou même un rapport annuel. Il est très essentiel que les rapports de dépenses mettent pleinement en évidence les dépenses d’une entité et la façon dont ces dépenses ont été utilisées.

Comment créer un rapport de dépenses

Bien qu’il existe une variété de rapports de dépenses, les étapes sur la façon dont vous pouvez créer chacun d’eux sont principalement les mêmes. Vous pouvez créer un rapport de dépenses en suivant ces éléments :

• Créer des modèles de rapports en PDF ou dans tout autre logiciel que vous vous sentez le plus à l’aise d’utiliser. Vous pouvez également parcourir les modèles disponibles dans ce post afin d’avoir plus de références.
• Identifiez le type de rapport de dépenses que vous allez créer.
• Spécifiez le délai dans lequel vous allez évaluer les dépenses d’une entité. Il peut s’agir d’un rapport de dépenses quotidien ou même d’un rapport annuel. Cela varie spécifiquement en fonction des besoins de l’entité à qui le rapport de dépenses est destiné.
• Rassemblez tous les éléments qui doivent figurer dans une note de frais, qui sont les suivants :
  • Les dates auxquelles une dépense a été effectuée
  • La durée des différentes dépenses les unes par rapport aux autres
  • Le montant total d’une dépense particulière
  • L’objectif pour lequel une dépense a eu lieu
  • Le type de dépenses qui existait dans des périodes spécifiques
• Ayez une conclusion des dépenses effectuées. Vous pouvez également fournir des recommandations et des comparaisons avec les notes de frais précédentes si nécessaire.

Les notes de frais des employés

Les notes de frais mensuelles

Dépenses des employés non étatiques

Exemple de rapport sur le logement

Rapport annuel des dépenses

Exemple de rapport annuel

Revenus et dépenses annuels

Frais professionnels mensuels

Avantages de la création de notes de frais précises

Les détails au sein d’une note de frais doivent être bien présentés, correctement sourcés et mis en forme avec précision. Il est très important qu’un rapport de dépenses et les rapports financiers d’une entreprise soient basés sur des chiffres réels, car l’entreprise en a besoin pour le suivi, l’enregistrement et la référence des dépenses.

Voici quelques raisons pour lesquelles la création de rapports de dépenses précis est essentielle :

• Un rapport de dépenses précis est un excellent moyen de diminuer la charge de travail des personnes qui doivent suivre les dépenses de l’entreprise dans une variété de processus. Puisque tous les éléments de cet exemple de rapport sont bien présentés et ont déjà été validés, il sera facile de recueillir des données qui sont déjà précisément combinées.

• Un rapport de dépenses précis peut assurer que l’entreprise n’a pas besoin de débourser des coûts supplémentaires pour les processus de révision des rapports de dépenses plusieurs fois. Un rapport de dépenses doit fournir tous les détails spécifiques et exacts dont l’entreprise a besoin, de sorte qu’il y a moins besoin de procéder à d’autres vérifications en raison d’incohérences.

• Une fois que la balance financière a été saisie et alignée avec les comptes de l’entreprise et que les rapports ont été faits, on peut conclure que l’entreprise paie les montants appropriés pour des transactions particulières nécessaires aux opérations. Par conséquent, il y aura un flux fluide de transferts financiers et d’enregistrement si un rapport de dépenses précis est présent.

Rapports de dépenses d’entreprise

Petit rapport de dépenses

Rapport mensuel d’activité

Rapport de frais de déplacement

Rapports de dépenses de construction

Dépenses d’une entreprise de construction

Rapport du projet de construction

Exemple de rapport de dépenses

Rapports de dépenses quotidiennes

Revenus et dépenses quotidiennes

Rapport personnel quotidien

Format de rapport de dépenses

Trois signes que vos employés abusent de l’utilisation des notes de frais

La quasi-totalité des modèles de rapport utilisés dans les notes de frais sont créés par les employés. Puisque ce sont les employés de l’entreprise qui curent ce document, la direction de l’entreprise doit s’assurer que toutes les informations présentes dans le rapport de dépenses ont été affectées correctement.

Trois des moyens sur la façon dont vous pouvez identifier que les employés abusent de l’utilisation des rapports de dépenses sont les suivants:

1) Vous saurez que le budget n’a pas été utilisé correctement s’il y a beaucoup de transactions qui manquent de reçus mais qui sont répertoriées dans le document. Il est très essentiel dans les rapports de dépenses que les articles qui ont été soit achetés ou acquis soient accompagnés de reçus.

2) En ce qui concerne les dépenses incluses dans les rapports quotidiens, vous pourriez voir qu’il y a des incohérences avec les numéros des articles qui sont présents dans le voisinage de l’entreprise par rapport à ce qui est écrit dans le rapport de dépenses. Plus encore, la liste inappropriée et non organisée des matériaux où le budget est destiné peut également être l’une des tactiques des employés pour couvrir les dépenses qu’ils ont mal utilisées.

3) Le rapport de dépenses n’a pas été soumis au moment prévu. Dans d’autres cas, elle peut être soumise à temps mais il y a des informations qui sont marquées comme « à suivre » sans aucune explication pertinente sur la raison pour laquelle elles ne sont pas incluses dans la note de frais initiale.

Déclarations de frais d’événements

Exemple de déclaration de frais d’événements

Rapport sur la planification des événements

Revenus et dépenses d’événements

Relevés de dépenses personnelles

Relevés de dépenses mensuelles

Rapport de dépenses personnelles

Exemple de dépenses personnelles

Rapports des frais de vente

Rapport des ventes directes

Dépenses mensuelles de vente

Pourquoi une note de frais est-elle créée ?

Les employés créent des notes de frais au format PDF, Word ou tout autre format pour diverses raisons. Voici quelques-uns des objectifs d’une note de frais :

• Elle peut être due à un remboursement que l’entreprise doit verser aux employés. Certains rapports de dépenses sont créés par des employés qui ont dû fournir l’argent pour une activité professionnelle inattendue qui ne faisait pas partie des modèles de budget réels. Cela ne peut s’appliquer que si le département des finances et de la comptabilité de l’entreprise a donné son accord pour le remboursement.

• Il peut être utilisé pour enregistrer la façon dont les employés ont géré le budget qui leur a été donné par l’entreprise pour afin de préparer ou de mettre en œuvre certaines activités, telles que des événements d’entreprise, la planification de programmes, la formation et autres. Cela peut être fait par le responsable de l’activité ou le superviseur du département ou de la division à qui le budget a été confié.

• Il peut également s’agir des dépenses de l’entreprise pour des projets spécifiques et des entreprises commerciales comme les voyages d’affaires. Les rapports de frais de déplacement sont couramment comparés à la proposition initiale de frais de déplacement pour voir si le budget approuvé a été respecté.

Avoir un rapport de frais complet est vraiment essentiel. Si vous allez créer un de ce document, assurez-vous que vous êtes conscient de tous les éléments que nous avons énumérés ci-dessus.

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