Werkgevers, deze is voor u. Nadat u loonbelasting hebt ingehouden op het loon van uw werknemers (en het werkgeversdeel hebt afgedragen), moet u de belasting bij de belastingdienst storten. Maar dat is nog niet alles: u moet de belastingen ook aangeven op formulier 944 of 941. Wat is nu het verschil tussen formulier 944 en 941?
ees verder om het verschil tussen de twee formulieren te leren, zodat u het juiste formulier voor uw bedrijf kunt gebruiken.
Maar eerst … iets over loonheffingen
Wanneer u werknemers in dienst hebt, bent u verantwoordelijk voor alles wat met loon te maken heeft, inclusief belastingen. Uw federale belastingverantwoordelijkheden omvatten:
- Federale inkomstenbelasting (inhouden)
- Socialezekerheidsbelasting (inhouden en afdragen)
- Medicare-belasting (inhouden en afdragen)
- Federale werkloosheidsbelasting (afdragen)
Bedenk dat er ook een aantal staats- en lokale belastingen zijn waarvoor u verantwoordelijk kunt zijn (bijv. staats- en lokale inkomstenbelastingen).
Nadat u federale belastingen hebt ingehouden en afgedragen, moet u deze opgeven aan de IRS.
Gebruik formulier 940, Employer’s Annual Federal Unemployment (FUTA) Tax Return, om de federale werkloosheidsbelasting op te geven. Voor de federale inkomstenbelasting, sociale zekerheid en ziektekostenverzekering gebruikt u formulier 944 of 941.
Formulier 944 vs. 941
De formulieren 941 en 944 zijn de twee formulieren die werkgevers gebruiken om loon- en loonbelastinggegevens over hun werknemers aan de IRS door te geven. Werkgevers die formulier 941, Employer’s Quarterly Federal Tax Return, gebruiken, geven vier keer per jaar de lonen en belastingen door. Werkgevers die formulier 944 gebruiken, de jaarlijkse federale belastingaangifte van de werkgever, geven de lonen en belastingen één keer per jaar op.
Dien niet beide formulieren in. U moet of formulier 941 of formulier 944 gebruiken. U kunt echter niet kiezen of u formulier 941 of 944 gebruikt. De IRS bepaalt welk formulier u moet gebruiken om loon- en belastinggegevens te melden.
Beide formulieren 944 en 941 vragen om dezelfde hoofdinformatie. Het verschil zit hem in hoe vaak u deze informatie moet verstrekken (per kwartaal of per jaar).
Hier volgt een greep uit de informatie die u op beide formulieren moet melden:
- Informatie over de werkgever (bijv, Werkgeversidentificatienummer, naam en adres)
- Lonen, fooien en vergoedingen die u aan werknemers hebt betaald
- Inhouding federale inkomstenbelasting
- Inhouding socialezekerheidsbelasting
- Inhouding zorgbelasting
- Aanpassingen
- Totale verschuldigde belasting
Omwille van noodmaatregelen COVID-19, 2020 en 2021 Formulieren 941 en 944 hebben ook gebieden voor werkgevers om te melden:
- Uitbetaald loon bij ziekte
- Uitbetaald loon bij gezinsverlof
- Social Security tax deferrals (werkgevers- en/of werknemersaandelen)
- Employee Retention Credit loon
Nu u enkele overeenkomsten tussen de formulieren kent, is het tijd om in het verschil tussen 941 en 944 te duiken.
Formulier 941
De meeste werkgevers gebruiken formulier 941 voor de verslaglegging. Ook dit is het formulier dat werkgevers gebruiken om elk kwartaal loon- en belastinggegevens te rapporteren.
Dien formulier 941 in als u werknemers in dienst hebt en de IRS u niet vertelt dat u formulier 944 moet indienen.
Zend formulier 941 naar de IRS, zelfs als u geen belastingen te melden hebt (vul gewoon 0 in op de regels). Stuur geen formulier 941 naar de IRS als u een definitieve aangifte hebt ingediend, een seizoenswerkgever bent, of de loonlijst van landbouw- of huishoudelijke werknemers verwerkt.
Formulier 944
Sommige werkgevers kunnen formulier 944 gebruiken voor loon- en belastingaangifte. Ook dit is het formulier dat werkgevers gebruiken om deze informatie jaarlijks te rapporteren. Gebruik dit als de IRS u dat voorschrijft; gebruik anders formulier 941.
Alleen de kleinste werkgevers kunnen formulier 944 indienen. Hieronder vallen werkgevers met een jaarlijkse verplichting van $ 1.000 of minder voor sociale zekerheid, Medicare, en federale inkomstenbelasting.
Als u een nieuwe werkgever bent, kunt u mogelijk een verzoek indienen om formulier 944 in te dienen wanneer u uw werkgeversidentificatienummer (EIN) aanvraagt. Geef op uw EIN-aanvraagformulier aan of u verwacht dat uw verschuldigde arbeidsbelasting $ 1000 of minder zal bedragen.
Zend formulier 944 naar de IRS, ook als u geen belastingen te melden hebt (vul 0 in op de regels). Stuur geen formulier 944 naar de IRS als u een definitieve aangifte hebt ingediend.
Wat kunt u doen als de IRS u niet heeft verteld dat u Form 944 moet indienen, maar u denkt dat u in aanmerking komt? U kunt een verzoek indienen om formulier 944 in te dienen. Bel de IRS op (800-829-4933) of stuur een schriftelijk verzoek. Als de IRS uw verzoek inwilligt, zal zij contact met u opnemen.
Wilt u in plaats daarvan formulier 941 indienen? Als de IRS u vertelt dat u Form 944 moet indienen, kunt u een verzoek indienen om Form 941 in te dienen.
941 vs. 944 indieningsvereisten
U vraagt zich misschien af wat het verschil is tussen 941 en 944 als het gaat om de indieningsprocedure. IRS Form 944 vs 941 indieningsvereisten omvatten:
- Hoe in te dienen
- Uiterste data
- Betalingen
- Wat te doen als u een fout maakt
Hoe de formulieren 941 en 944 in te dienen
U kunt de formulieren 941 en 944 elektronisch indienen of per post verzenden. De IRS moedigt elektronische indiening aan.
U kunt elektronisch indienen met behulp van het e-Filing-systeem van de IRS, door de formulieren zelf in te dienen of door een belastingprofessional namens u te laten indienen.
Als u besluit formulier 941 of 944 per post in te dienen, hangt het van twee factoren af waar u het formulier naartoe stuurt:
- in welke staat uw bedrijf is gevestigd
- Of u het formulier met of zonder betaling verstuurt
U kunt de postadressen bekijken in de Instructies voor formulier 944 en de Instructies voor formulier 941.
Als u kiest voor full-service salarissoftware, zoals Patriot, dient uw provider namens u formulier 941 of 944 in.
IRS-formulier 944 vs. 941: Vervaldata
Om boetes te voorkomen, moet u de loon- en belastinggegevens van uw werknemers nauwkeurig rapporteren op formulier 944 of formulier 941 vóór de vervaldata. Wanneer moeten de formulieren 944 en 941 worden ingediend?
Dien Formulier 941 uiterlijk in:
- 30 april (kwartaal 1)
- 31 juli (kwartaal 2)
- 31 oktober (kwartaal 3)
- 31 januari (kwartaal 4)
Dien Formulier 944 uiterlijk in:
- 31 april (kwartaal 1)
- 31 juli (kwartaal 2)
- 31 oktober (kwartaal 3)
- 31 januari (kwartaal 4)
Dien Formulier 944 uiterlijk in bij de IRS:
- 31 januari (kwartalen 1 – 4)
Indien de vervaldatum in een weekend of op een feestdag valt, moet uw aangifte voor de werkgeversbelasting de volgende werkdag worden ingediend.
Betalingen
U kunt uw Formulieren 941 of 944 betalen met een elektronische overboeking. Maar wanneer doet u de betalingen?
Formulier 941
Als u een Formulier 941-indiener bent, betaalt u uw belastingschuld maandelijks of tweewekelijks. Uw stortingsschema is afhankelijk van uw belastingschuld gedurende een vierkwartaalsperiode van de IRS.
U bent een maandelijkse storter als u tijdens de lookback-periode $ 50.000 of minder aan belastingen hebt aangegeven. Maandelijkse stortingen moeten worden gedaan:
- op de 15e dag van de volgende maand na het uitvoeren van de loonlijst
U bent een semiwekelijkse storter als u tijdens de lookback-periode meer dan $ 50.000 aan belastingen hebt opgegeven. Semiwekelijkse stortingen zijn verschuldigd:
- De volgende woensdag na het uitvoeren van de loonlijst (als de betaaldag op woensdag, donderdag of vrijdag valt)
- De volgende vrijdag na het uitvoeren van de loonlijst (als de betaaldag op zaterdag, zondag, maandag of dinsdag valt)
Formulier 944
Hoewel u alleen Formulier 944 kunt indienen als u jaarlijks $1.000 of minder aan loonbelasting verschuldigd bent, kan het zijn dat u er overheen gaat. Dit heeft gevolgen voor het moment waarop u het geld verschuldigd bent.
Wanneer u uw belastingschuld verschuldigd bent, hangt af van het bedrag:
- Minder dan $ 2.500 per jaar: Betaal uw belastingverplichting wanneer u uw aangifte indient
- $ 2.500 of meer voor het jaar (maar minder dan $ 2.500 voor het kwartaal): Stort op de laatste dag van de maand na het einde van een kwartaal
- $2.500 of meer voor het kwartaal: Stort maandelijks of half-wekelijks, afhankelijk van uw stortingsschema
Wat te doen als u een fout maakt
Fouten gebeuren, zelfs op overheidsformulieren. Als u zich realiseert dat u een fout hebt gemaakt op formulier 941 of 944, gebruik dan de gecorrigeerde versie van het formulier.
Vul formulier 941-X, Adjusted Employer’s Quarterly Federal Tax Return or Claim for Refund, in om fouten op formulier 941 te corrigeren.
Vul formulier 944-X, Adjusted Employer’s Annual Federal Tax Return or Claim for Refund, in om fouten op formulier 944 te corrigeren.
Op zoek naar een betere manier om de salarisadministratie te voeren en belastingaangiften in te dienen? Met Patriot’s Full Service Payroll verzorgen wij namens u de formulieren die u moet indienen (en de belastingen die u verschuldigd bent). U hoeft alleen de werktijden van uw werknemers in te voeren en de loonlijst te beheren. Probeer het vandaag nog gratis uit!
Dit artikel is bijgewerkt ten opzichte van de oorspronkelijke publicatiedatum van 12 augustus 2019.
Dit is niet bedoeld als juridisch advies; voor meer informatie, klik hier.