Cuando se inicia el proceso de planificación de un proyecto, una de las primeras cosas en las que hay que pensar es: ¿qué puede salir mal?
Suena negativo, pero los gestores de proyectos pragmáticos saben que este tipo de pensamiento es preventivo. Los problemas surgirán inevitablemente, y necesitas una estrategia de mitigación para saber cómo gestionar los riesgos de tu proyecto.
¿Pero cómo trabajas para resolver lo desconocido? Parece una paradoja filosófica, pero no te preocupes: hay medidas prácticas que puedes tomar. En este artículo, hablaremos de las estrategias que le permiten echar un vistazo a los riesgos potenciales, para que pueda identificar y hacer un seguimiento de los riesgos en su proyecto.
Los paneles de control del proyecto le ayudan a identificar los riesgos antes de que se conviertan en problemas. Consulte los cuadros de mando de ProjectManager.com y lleve su gestión de riesgos al siguiente nivel.
¿Qué es la gestión de riesgos en los proyectos?
La gestión de riesgos en los proyectos es el proceso de identificar, analizar y responder a cualquier riesgo que surja a lo largo del ciclo de vida de un proyecto para ayudar a que éste se mantenga en el camino y cumpla su objetivo. La gestión de riesgos no es sólo reactiva; debe formar parte del proceso de planificación para averiguar el riesgo que podría ocurrir en el proyecto y cómo controlar ese riesgo si de hecho se produce.
Un riesgo es cualquier cosa que pueda afectar potencialmente al calendario, al rendimiento o al presupuesto de su proyecto. Los riesgos son potencialidades, y en un contexto de gestión de proyectos, si se convierten en realidades, entonces se clasifican como «problemas» que deben ser abordados. Por lo tanto, la gestión de riesgos es el proceso de identificar, categorizar, priorizar y planificar los riesgos antes de que se conviertan en problemas.
La gestión de riesgos puede significar diferentes cosas en diferentes tipos de proyectos. En los proyectos a gran escala, las estrategias de gestión de riesgos pueden incluir una amplia planificación detallada para cada riesgo con el fin de garantizar que las estrategias de mitigación estén en marcha si surgen problemas. Para proyectos más pequeños, la gestión de riesgos puede significar una simple lista priorizada de riesgos de alta, media y baja prioridad.
Cómo gestionar el riesgo
Para empezar a gestionar el riesgo, es crucial comenzar con una definición clara y precisa de lo que se le ha encargado a su proyecto. En otras palabras, escriba una carta de proyecto muy detallada, con su visión del proyecto, los objetivos, el alcance y los resultados. De este modo se pueden identificar los riesgos en cada fase del proyecto. A continuación, querrá involucrar a su equipo desde el principio en la identificación de todos y cada uno de los riesgos.
No tenga miedo de involucrar a algo más que a su equipo para identificar y priorizar los riesgos, también. Muchos gestores de proyectos simplemente envían un correo electrónico a su equipo de proyecto y piden que les envíen las cosas que creen que podrían salir mal en el proyecto. Pero para trazar mejor el riesgo del proyecto, debe reunir a todo el equipo del proyecto, a los representantes de sus clientes y a los proveedores en una sala y realizar una sesión de identificación de riesgos.
Con cada riesgo que defina, querrá registrarlo en algún lugar: utilizar una plantilla de seguimiento de riesgos le ayudará a priorizar el nivel de riesgo. A continuación, cree un plan de gestión de riesgos para capturar los impactos negativos y positivos para el proyecto y las acciones que tomará para hacerles frente. Conviene establecer reuniones periódicas para supervisar los riesgos mientras el proyecto está en marcha. La transparencia es fundamental.
¿Qué es el riesgo positivo?
No todos los riesgos son iguales. El riesgo puede ser positivo o negativo, aunque la mayoría de la gente asume que los riesgos son intrínsecamente estos últimos. Mientras que el riesgo negativo implica algo no deseado que tiene el potencial de dañar irremediablemente un proyecto, los riesgos positivos son oportunidades que pueden afectar al proyecto de forma beneficiosa.
Los riesgos negativos forman parte de su plan de gestión de riesgos, al igual que los riesgos positivos, pero la diferencia está en el enfoque. Usted gestiona y contabiliza los riesgos negativos conocidos para neutralizar su impacto, pero los riesgos positivos también pueden gestionarse para aprovecharlos al máximo.
Hay muchos ejemplos de riesgos positivos en los proyectos: podrías completar el proyecto antes de tiempo; podrías adquirir más clientes de los que tenías previstos; podrías imaginar cómo un retraso en el envío podría abrir una ventana potencial para mejores oportunidades de marketing, etc. Sin embargo, es importante señalar que estas definiciones no están grabadas en piedra. El riesgo positivo puede convertirse rápidamente en riesgo negativo y viceversa, por lo que debe asegurarse de planificar todas las eventualidades con su equipo.
Cómo responder al riesgo positivo
Como todo lo demás en un proyecto, va a querer elaborar una estrategia y tener los mecanismos en su lugar para cosechar las recompensas que pueden ser sembradas en el riesgo positivo. Utilice estos tres consejos para guiar su camino:
- Lo primero que querrá saber es si el riesgo es algo que puede explotar. Eso significa averiguar formas de aumentar la probabilidad de que ese riesgo ocurra.
- Luego, es posible que quiera compartir el riesgo. A veces, usted solo no está equipado para aprovechar al máximo el riesgo, y al involucrar a otros aumenta la oportunidad de obtener el resultado más positivo del riesgo.
- Por último, puede que no haya nada que hacer, y eso es exactamente lo que debe hacer. Nada. Puede aplicar esto al riesgo negativo también, ya que no hacer nada es a veces lo mejor que puede hacer cuando se enfrenta a un riesgo específico en el contexto de su proyecto.
Gestión del riesgo en toda la organización
¿Puede su organización también mejorar adoptando la gestión de riesgos en su rutina diaria? Sí!
Construir un protocolo de gestión de riesgos en la cultura de su organización mediante la creación de un conjunto coherente de herramientas y plantillas estándar, con formación, puede reducir los gastos generales con el tiempo. De este modo, cada vez que se inicie un nuevo proyecto, no será como tener que reinventar la rueda.
Cosas como los registros y la historia de su organización son un archivo de conocimientos que pueden ayudarle a aprender de esa experiencia al abordar el riesgo en un nuevo proyecto. Además, al adaptar las actitudes y los valores de su organización para que sea más consciente del riesgo, su organización puede desarrollar un mejor sentido de la naturaleza de la incertidumbre como una cuestión central del negocio. Con la mejora de la gobernanza se consigue una mejor planificación, estrategia, política y decisiones.
6 pasos en el proceso de gestión de riesgos
Entonces, ¿cómo se maneja algo tan aparentemente esquivo como la gestión de riesgos de un proyecto? Haces un plan de gestión de riesgos. Todo es cuestión de proceso. Convierta los inconvenientes en una ventaja siguiendo estos seis pasos.
Identificar el riesgo
No puede resolver un riesgo si no sabe cuál es. Hay muchas formas de identificar el riesgo. A medida que avanza en este paso, querrá recopilar los datos en un registro de riesgos.
Una forma es la lluvia de ideas con su equipo, colegas o partes interesadas. Encuentre a las personas con experiencia relevante y organice entrevistas para poder reunir la información que necesitará tanto para identificar como para resolver los riesgos. Piensa en las muchas cosas que pueden salir mal. Anótalas. Haz lo mismo con los datos históricos de proyectos anteriores. Ahora su lista de riesgos potenciales ha crecido.
Asegúrese de que los riesgos tienen su origen en la causa de un problema. Básicamente, profundice en la causa raíz para ver si el riesgo es uno que tendrá el tipo de impacto en su proyecto que necesita identificar. Al tratar de minimizar el riesgo, es bueno confiar en tu intuición. Ésta puede indicarte escenarios improbables que simplemente supones que no podrían ocurrir. Recuerda, no te confíes demasiado. Utiliza el proceso para separar los riesgos de los que no lo son.
Analizar el riesgo
Analizar el riesgo es difícil. Nunca se puede reunir suficiente información. Por supuesto, muchos de esos datos son complejos, pero la mayoría de las industrias tienen mejores prácticas, que pueden ayudarle con su análisis. Puede que le sorprenda descubrir que su empresa ya cuenta con un marco de trabajo para este proceso.
Cuando evalúa el riesgo de un proyecto puede, en última instancia y de forma proactiva, abordar muchos impactos, como evitar posibles litigios, abordar cuestiones normativas, cumplir con la nueva legislación, reducir su exposición y minimizar el impacto.
Entonces, ¿cómo analiza el riesgo en su proyecto? A través del análisis cualitativo y cuantitativo del riesgo, puede determinar cómo el riesgo va a impactar en su cronograma y presupuesto.
Priorizar el riesgo
No todos los riesgos se crean por igual. Necesita evaluar el riesgo para saber qué recursos va a reunir para resolverlo cuando y si ocurre.
Tener una gran lista de riesgos puede ser desalentador. Pero se puede gestionar simplemente clasificando los riesgos como altos, medios o bajos. Ahora hay una línea de horizonte y puedes ver el riesgo en su contexto. Con esta perspectiva, puede comenzar a planificar cómo y cuándo abordará estos riesgos.
Algunos riesgos van a requerir atención inmediata. Estos son los riesgos que pueden hacer descarrilar su proyecto. El fracaso no es una opción. Otros riesgos son importantes, pero tal vez no amenazan el éxito de su proyecto. Puedes actuar en consecuencia. Luego están los riesgos que tienen poco o ningún impacto en el calendario y el presupuesto del proyecto en general. Algunos de estos riesgos de baja prioridad pueden ser importantes, pero no lo suficiente como para perder el tiempo en ellos.
Asigne un propietario al riesgo
Todo su duro trabajo de identificación y evaluación del riesgo es en vano si no asigna a alguien para supervisar el riesgo. De hecho, esto es algo que debe hacer al enumerar los riesgos. ¿Quién es la persona responsable de ese riesgo, de identificarlo cuando y si se produce y de dirigir el trabajo para resolverlo?
Esa determinación depende de usted. Puede que haya un miembro del equipo que esté más capacitado o tenga más experiencia en el riesgo. Entonces esa persona debería liderar el trabajo para resolverlo. O puede ser simplemente una elección arbitraria. Por supuesto, es mejor asignar la tarea a la persona adecuada, pero igualmente importante en asegurarse de que cada riesgo tiene una persona responsable de él.
Piensa en ello. Si no le das a cada riesgo una persona encargada de vigilarlo, y de ocuparse de resolverlo cuando y si surge, te estás abriendo a más riesgos. Una cosa es identificar el riesgo, pero si no lo gestionas, no estás protegiendo el proyecto.
Responde al riesgo
Ahora es el momento de actuar. Has encontrado un riesgo. Toda la planificación que has hecho se va a poner en marcha. Primero tienes que saber si es un riesgo positivo o negativo. ¿Es algo que podrías aprovechar para mejorar el proyecto?
Para cada riesgo importante identificado, creas un plan para mitigarlo. Desarrollas una estrategia, algún plan preventivo o de contingencia. A continuación, actúas sobre el riesgo en función de cómo lo hayas priorizado. Te comunicas con el propietario del riesgo y, juntos, decidís cuál de los planes que habéis creado vais a poner en marcha para resolver el riesgo.
Monitorizar el riesgo
No puedes limitarte a poner fuerzas contra un riesgo sin hacer un seguimiento del progreso de esa iniciativa. Ahí es donde entra el seguimiento. Quien sea el dueño del riesgo será responsable de seguir su progreso hacia la resolución. Pero tendrá que mantenerse al día para tener una imagen precisa del progreso general del proyecto para identificar y supervisar nuevos riesgos.
Desea establecer una serie de reuniones para gestionar los riesgos. Asegúrate de haber decidido ya los medios de comunicación para hacerlo. Lo mejor es tener varios canales dedicados a la comunicación.
Decida lo que decida hacer, recuerde: sea siempre transparente. Lo mejor es que todos los integrantes del proyecto sepan lo que está pasando, para que sepan a qué atenerse y ayuden a gestionar el proceso.
Gestión de riesgos con ProjectManager.com
Utilizar una plantilla de seguimiento de riesgos es un comienzo, pero para obtener un control aún mayor sobre los riesgos de su proyecto querrá utilizar un software de gestión de proyectos. ProjectManager.com tiene una serie de herramientas que le permiten abordar los riesgos en cada fase de un proyecto.
Diagramas de Gantt para planes de gestión de riesgos
Utilice nuestros galardonados diagramas de Gantt para crear planes detallados de gestión de riesgos y evitar que éstos se conviertan en problemas. Programe, asigne y supervise las tareas del proyecto con total visibilidad. Los miembros del equipo pueden incluso añadir comentarios y archivos a sus tareas asignadas, por lo que toda la comunicación se produce en el nivel del proyecto, en tiempo real.
Tableros Kanban para la gestión de & Priorización de riesgos
Utiliza nuestros tableros Kanban para ordenar y priorizar tus riesgos si existen en un entorno más ágil. Puedes utilizar etiquetas personalizadas para identificar las tareas como riesgos dentro de tu proyecto. O bien, puedes dedicar todo un proyecto dentro de ProjectManager.com a la gestión de riesgos, para que puedas ver rápidamente cómo se abordan los riesgos urgentes.
La gestión de riesgos es complicada. Un registro de riesgos o una plantilla es un buen comienzo, pero vas a querer un software de gestión de proyectos robusto para facilitar el proceso de gestión de riesgos. ProjectManager.com es una herramienta basada en la nube que fomenta el entorno de colaboración que necesitas para resolver los riesgos, además de proporcionar información en tiempo real, para que siempre actúes con datos precisos. Pruébelo usted mismo y compruebe, con esta prueba gratuita de 30 días.