Ha completado el trabajo para un cliente, enviado la factura y ahora simplemente está esperando el pago. Perseguir los pagos atrasados no es la idea de nadie de un buen momento, pero como propietario de un negocio, el envío de recordatorios de pago es una realidad de la gestión de una empresa que extiende el crédito a sus clientes.
Incluso el propietario de un negocio más diligente no puede evitar lidiar con los pagos atrasados por completo, pero hay algunos pasos que puede tomar para cobrar esas facturas atrasadas – o incluso mejor, reducir los pagos atrasados en primer lugar.
Recordatorios de pago: Sé proactivo
5 correos electrónicos de recordatorio de pago
Qué hacer si aún no has obtenido respuesta
Recordatorios de pago: Sé proactivo
Prevenir la morosidad en primer lugar: Como dice el refrán, el mejor ataque es una buena defensa, y la mejor manera de prevenir la morosidad es tener una buena política de crédito. Como propietario de una empresa, querrá asegurarse de que su política no es tan indulgente como para provocar constantes retrasos en los pagos, pero tampoco tan estricta como para perder negocios en favor de la competencia. Estos son algunos consejos para establecer su política de crédito:
Investiga a la competencia.
Al igual que miras a tu competencia para comparar servicios y precios, averigua cómo manejan la concesión de créditos a sus clientes. Si una empresa de la competencia tiene mejores condiciones de crédito, podría estar atrayendo más clientes. No se extralimite tratando de superar las condiciones de un competidor; en cambio, intente al menos igualarlas si tiene sentido.
No extienda el crédito más allá de sus márgenes de beneficio.
Ofrecer sólo lo que pueda permitirse perder dentro de sus márgenes de beneficio – quiere asegurarse de que al menos ha cubierto sus gastos. Pedir un anticipo también es una buena idea.
«Si cobra parte del dinero por adelantado, aunque sea minúsculo, es mucho más probable que le paguen a tiempo», afirma Roger Weiss, experto en créditos y cobros con sede en St. Louis.
Investiga antes de ofrecer un crédito.
Haga algunos deberes sobre su cliente por adelantado para evitar dolores de cabeza más adelante. Debe tener una solicitud de crédito detallada que incluya su política de crédito, incluyendo las consecuencias de la morosidad (como los cargos por intereses y las tasas).
Su solicitud de crédito debe pedir lo siguiente a su cliente:
- Nombre de la empresa, dirección, teléfono y número de fax
- Nombres, direcciones y números de la Seguridad Social de los directores
- Tipo de empresa (corporación, sociedad, empresa unipersonal)
- Sector de actividad
- Número de empleados
- Referencias bancarias
- Referencias de pagos comerciales
- Historial de quiebras empresariales/personales
- Cualquier otro nombres bajo los que la empresa hace negocios
- Una garantía personal del propietario del negocio para pagarle si su empresa no puede
- Descripción del trabajo que se realizó, incluyendo las horas trabajadas, los artículos pedidos, etc.
- Importe total adeudado
- Fecha de vencimiento del dinero
- Condiciones de pago -incluyendo descuentos si el cliente paga la factura antes de tiempo- e información sobre si se aplicarán tasas de interés a los pagos atrasados
- Métodos de pago aceptados
- Información de contacto, en caso de que el cliente tenga preguntas sobre su factura
Considere sacar un informe de crédito comercial también, sobre todo si prevé conceder una gran cantidad de crédito. Hay tres agencias principales que proporcionan puntuaciones de crédito empresarial -Experian, Equifax y Dun & Bradstreet- y puede solicitar un informe de crédito empresarial completo a cada una de esas oficinas por una tarifa.
Contrate con un abogado.
También debe trabajar con un abogado de negocios que esté familiarizado con las prácticas de cobranza y que pueda revisar toda su documentación relacionada con el crédito anualmente, según Weiss.
Su documentación debe establecer claramente sus políticas, incluyendo lo que sucede si la gente paga tarde. También puede detallar esos términos en su contrato o carta de compromiso. Esto es especialmente importante si va a cobrar tasas por retraso en el pago o recuperar los honorarios de los abogados de un cliente si una situación se agrava, dijo Helena Swyter, una contadora con sede en Chicago.
Incluya detalles en sus facturas.
Su factura debe detallar claramente los servicios o productos que proporcionó y los términos de reembolso, incluyendo:
5 correos electrónicos de recordatorio de pago
Pedir un pago atrasado es incómodo, pero no te sientas mal por ello. La mejor práctica es ser educado, firme, profesional y coherente en tus comunicaciones. Tener un plan en marcha para hacer frente a los retrasos en los pagos eliminará parte del estrés de la situación.
Envíe la primera copia de una factura a través del Servicio Postal de Estados Unidos y por correo electrónico, según recomienda Weiss. Y no dé por hecho que su cliente ha recibido su factura: hoy en día, mucha gente no revisa sus carpetas de correo electrónico no deseado, y su factura podría haber acabado allí. Haga un seguimiento de los correos electrónicos, haga una o dos llamadas telefónicas y, posiblemente, envíe un mensaje de texto. La clave es conocer a tu cliente: Algunos pueden encontrar un mensaje de texto invasivo, mientras que otros lo consideran perfectamente aceptable – o incluso preferible.
Aquí hay cinco plantillas de correo electrónico de pago que puede utilizar para pedir pagos atrasados. Asegúrese de adjuntar una copia de la factura al correo electrónico para que su cliente no tenga que buscarla.
1. Recordatorio inicial de la factura
No tienes que esperar a que un pago se retrase para ponerte en contacto con tu cliente. Una buena forma de evitar la morosidad es enviar un correo electrónico breve y amable sobre la factura siete días antes de su vencimiento. Esta es una buena manera de refrescar la memoria de los clientes, asegurarse de que han recibido las facturas y darles la oportunidad de hacer cualquier pregunta que pueda retrasar el pago.
Estimado John Smith:
Gracias de nuevo por su negocio. Este es un recordatorio de que el pago de la factura #12304 vencerá la próxima semana, el viernes 10 de octubre.
Por favor, tómese un momento para revisar la factura cuando tenga la oportunidad y háganos saber si tiene alguna pregunta. También puede comunicarse conmigo en el 555-499-0048. Esperamos que esté disfrutando de sus nuevas persianas personalizadas!
¡Gracias!
Jane Q. Public
2. Recordatorio por correo electrónico en la fecha de vencimiento del pago
Debe enviar su segundo correo electrónico en la fecha de vencimiento del pago y seguir siendo breve – y de tono amistoso- porque técnicamente el pago no se retrasa. Esta vez, puede incluir un poco más de información, como el importe de la factura.
Estimado Juan Pérez:
Esto es sólo un recordatorio de que su factura #12304 por 7.000 dólares vence hoy. Puede realizar el pago en la cuenta bancaria que aparece en la factura adjunta.
No dude en ponerse en contacto conmigo si tiene alguna pregunta. También puede comunicarse conmigo por teléfono al 555-499-0048. Apreciamos su negocio.
¡Gracias!
Jane Q. Public
3. Recordatorio de pago por correo electrónico después de que el pago se retrase una semana
Cuando el pago se retrase una semana, envíe otro correo electrónico – y llame al cliente. La llamada es para asegurarse de que el cliente ha recibido realmente los correos electrónicos o las cartas anteriores y que piensa pagar la factura.
Estimado John Smith:
Nuestros registros muestran que aún no hemos recibido el pago de 7.000 dólares por la factura #12304, que debía pagarse el 10 de octubre. He adjuntado la factura a este correo electrónico por si la has extraviado. Si puede comprobar sus registros para ver si ha remitido el pago, se lo agradecería.
No dude en ponerse en contacto conmigo si tiene alguna pregunta. También puede ponerse en contacto conmigo por teléfono en el 555-499-0048.
Gracias,
Jane Q. Public
4. Recordatorio por correo electrónico después de que el pago se retrase dos semanas
Cuando envíe este correo electrónico, reitere el número de factura, el importe de pago pendiente y cualquier información de contacto, y enumere cualquier intento de ponerse en contacto previamente con el cliente para el pago. Considere la posibilidad de volver a llamar al cliente o de enviarle un mensaje de texto.
En este punto, no puede asumir automáticamente que el cliente está esquivando a propósito sus esfuerzos por cobrar, pero puede adoptar un tono más firme.
Estimado John Smith:
Le he dejado un mensaje de voz y le he enviado múltiples correos electrónicos para recordarle que debe pagar la factura #12304 por 7.000 dólares, que vencía hace dos semanas.
Le adjunto una copia de la factura original. Por favor, hágame saber si tiene preguntas sobre el pago. ¿Puede decirme también que ha recibido este correo electrónico?
Gracias,
Jane Q. Public
5. Recordatorio por correo electrónico después de un mes de retraso en el pago
Al llegar a los 30 días de retraso, es una buena idea mencionar las consecuencias del retraso en el pago en su correo electrónico. Debe seguir siendo cortés, pero mucho más directo al pedir el pago.
Estimado John Smith:
Este es otro recordatorio de que aún no hemos recibido el pago de la factura #12304 por $7,000 – su pago está atrasado 30 días. Según nuestras condiciones de crédito, podemos cobrarle intereses adicionales por cualquier pago recibido con más de 30 días de retraso. He adjuntado una copia de la factura para su comodidad.
No dude en ponerse en contacto conmigo si tiene alguna pregunta. Si no es así, por favor, envíe el pago inmediatamente.
Gracias,
Jane Q. Public
Qué hacer si todavía no ha obtenido respuesta
Si no recibe el pago después de varios correos electrónicos y una o dos llamadas telefónicas, tendrá que decidir cómo escalar la situación. Parte de eso dependerá de tu relación con el cliente. Si tienes un historial con ellos y se retrasan habitualmente pero siempre acaban pagando, puede que quieras darles algo de margen -aunque también podrías considerar si merece la pena la molestia de mantener un cliente así.
Si el cliente casi siempre paga a tiempo, puede que quieras modificar tu enfoque. Es posible que no hayan recibido la factura o que hayan contratado a otra persona para gestionar los pagos? ¿Han tenido algún tipo de emergencia?
Weiss, sin embargo, advirtió que hay que mantener las políticas de crédito lo más coherentes posible: «Lo más importante que pueden hacer los acreedores para ayudarse a sí mismos es definir lo que van a hacer y atenerse a ello. No lo dude, le causará angustia»
Menos de 90 días de retraso
Entre 30 y 90 días puede intentar enfoques más suaves -pero aún directos-. Una posibilidad es enviar una carta de demanda de un abogado por correo certificado, sugirió Swyter. Alrededor de los 60 días, se puede considerar la posibilidad de trabajar con una agencia profesional de crédito y cobros en precobertura, dijo Weiss. Eso tendrá un costo, pero podría dar mejores resultados.
Enviar un pago a cobranzas debe ser el último recurso, y Weiss nunca recomienda hacerlo antes de que se cumplan los 90 días de retraso. Antes de eso, debe utilizar métodos que no impliquen reportar el pago pendiente a los burós de crédito.
Más de 90 días de retraso
Al llegar a la marca de 90 días, es el momento de pasar las cosas a deuda incobrable, dijo Weiss. Sin embargo, primero hay que hacer números: dependiendo del importe de la factura, puede que no merezca la pena el tiempo, las molestias y los gastos de recurrir a una agencia de cobros.
Desgraciadamente, la mayoría de las pequeñas empresas no pueden cancelar las facturas impagadas. Esto se debe a que a menudo utilizan el método de contabilidad de caja, lo que significa, a efectos fiscales, que sólo se declaran los ingresos y los gastos cuando el dinero cambia de manos, dijo Swyter.
«Dado que nunca recibió los ingresos de la factura impagada, no hay nada que anular», dijo. Sin embargo, puedes deducir los gastos en los que hayas incurrido relacionados con el trabajo o con el intento de cobrar la factura. Por ejemplo, si compró muestras de tela para enseñárselas al cliente o cogió un taxi para reunirse con él, puede deducir esos gastos.