En 2019 el patrocinio de eventos es un concepto común y una consideración para la mayoría de los planificadores de eventos. Si está organizando cualquier tipo de evento, el patrocinio representa una gran oportunidad tanto para usted como para su patrocinador. Algunos eventos incluso tendrán múltiples patrocinadores. El patrocinio de eventos está impregnando ahora los festivales y eventos locales más pequeños de todo el Reino Unido.
Entonces, ¿por qué es tan importante y popular el patrocinio de un evento? Veamos el qué, el por qué y el cómo del patrocinio de eventos.
¿Qué es el patrocinio de eventos?
El patrocinio de eventos es cuando una empresa u organización apoya un evento financieramente o proporcionando productos o servicios. La empresa u organización que proporciona este apoyo se conoce como patrocinador.
Más ampliamente, es un tipo de promoción en el que dos partes se benefician mutuamente de un acuerdo para trabajar juntos. Puede ser instigada por cualquiera de las partes. Un organizador de un evento puede identificar a los patrocinadores adecuados y ponerse en contacto con ellos para ver si quieren patrocinar su evento. O bien, una empresa puede desarrollar relaciones de patrocinio con un evento concreto.
Los beneficios del patrocinio de eventos
La relación simbiótica entre el organizador y el patrocinador de un evento es extremadamente importante por varias razones. En última instancia, el patrocinio ofrece una serie de beneficios tanto para el organizador del evento COMO para el patrocinador.
¿Por qué un evento tendría un patrocinador?
Las organizaciones de eventos suelen utilizar el patrocinio por tres razones:
– Para financiar el evento. Los patrocinadores ayudarán a financiar su evento para que pueda crear la mejor experiencia de evento para su público.
– Para elevar el perfil del evento y llegar a nuevas audiencias. Si su patrocinador tiene una gran audiencia, un organizador de eventos tiene la oportunidad de promocionar su evento a esa audiencia. Tener un patrocinador conocido puede ayudarle a vender más entradas para el evento.
– Estar conectado o asociado con una marca de renombre o «cool» mejorará sus credenciales. Por eso es tan importante elegir un patrocinador que se ajuste a su evento.
¿Por qué una empresa patrocinaría un evento?
¿Qué ganan ellos? El patrocinio de eventos forma parte del plan de marketing integrado de una empresa. Las empresas siempre están buscando oportunidades lucrativas de patrocinio de eventos. Esto se debe a que pueden ganar mucho de la relación.
Los responsables de marketing tienen la tarea de hacer llegar su marca, producto o empresa a las audiencias relevantes. Si pueden hacer esto en volumen en un evento, mejor. La empresa tendrá permiso para mostrar su marca en el evento y algunos materiales de marketing. Los profesionales del marketing saben que si hacen coincidir su producto o marca con el evento adecuado, pueden conseguir visibilidad entre el público objetivo difícil de alcanzar y acceder a él. Como organizador de eventos, siempre debe ser consciente de la oportunidad única que puede ofrecer a los profesionales del marketing.
Los diferentes tipos de patrocinio de eventos
Hay cuatro tipos principales de patrocinadores que un organizador de eventos podría considerar. Estos se clasifican en un artículo de Gevme y se resumen a continuación. Es importante conocer la diferencia entre cada tipo y lo que pueden ofrecerle.
Patrocinio financiero
Estos patrocinadores dan dinero a su evento a cambio de una serie de beneficios predeterminados. Estos se detallarán en un acuerdo de patrocinio. Algunos ejemplos son la colocación del logotipo en el lugar del evento y en los materiales promocionales, la creación de contenidos antes y después del evento y cualquier actividad durante el propio evento.
Patrocinio de los medios de comunicación
Los presupuestos necesarios para obtener exposición en los medios de comunicación suelen ser prohibitivos. Por lo tanto, encontrar un patrocinador de medios puede ser extremadamente útil. Estos patrocinadores pagarán por alguna cobertura mediática, ya sea un anuncio de televisión o un artículo en una publicación relevante. También pueden utilizar sus propios canales para promocionar su evento.
Patrocinio en especie
Este tipo de patrocinio se centra en la provisión de productos o servicios en lugar de dinero. Puede tratarse de un espacio en el lugar de celebración, de un catering, de bebidas o de la provisión de sesiones adicionales para el evento.
Socios promocionales
Asociarse con figuras públicas, blogueros o celebridades locales que tengan una influencia considerable y/o muchos seguidores puede dar a su evento el impulso que necesita. Pueden. ayudar a promocionar tu evento entre su propio público de diversas maneras.
Cómo conseguir un patrocinador para un evento
Imagen vía The Library of Congress en Flickr
Cómo pedir un patrocinio
Para conseguir un patrocinador para tu evento tendrás que elaborar una propuesta de negocio que puedas enviar a tus posibles patrocinadores. Necesitarán saber mucha información sobre tu evento. Esto debería incluir:
- Quién eres
- Qué es tu evento
- Dónde es tu evento
- Quiénes asistirán (datos demográficos)
- Cuántas personas asistirán
- banderines sobre las entradas y salidas
- banderines en el escenario
- logos en las pantallas de presentación
- zonas de avituallamiento
- programas del evento
- puntos de información
- Derechos de nombre de los programas
- Regalos de productos y muestras
- Oportunidades de exposición en el evento
- Oportunidades de hablar en el evento
- Menciones en su sitio web
- Menciones en las redes sociales en sus publicaciones de marketing
- Boletines y correos
- cuántas personas asistirán al evento.
- cuántas personas recibirán programas y otro material, como bolsas de regalo.
- Asistencia esperada al evento
- Esfuerzos promocionales en los medios sociales basados en el sitio web
- Generación de clientes potenciales
- Señalización del evento
- Inclusión de publicidad
- Esfuerzos de marketing viral
Es importante tener en cuenta que la selección del patrocinador adecuado es probablemente el aspecto más importante de este proceso. Tocaremos este tema un poco más adelante. Adapte siempre la propuesta para que tenga el tono de voz adecuado para comunicarse con ese patrocinador y destaque los beneficios específicos para ellos. Demuestra que entiendes a la empresa a la que te diriges para que te patrocine conociendo sus necesidades y hablando su idioma.
Escribir una propuesta de patrocinio de un evento puede ser bastante complicado ya que tendrás que incluir un coste de inversión para tu patrocinador. La mejor manera de hacerlo es evaluar lo que tiene que ofrecer. Hay varios pasos que hay que dar antes de poder estimar de forma efectiva cuánto vale su evento en términos de patrocinio:
Lista de activos de marketing
Su evento representa una oportunidad para que el patrocinador muestre su marca. Recorra el lugar de su evento e identifique todos los lugares potenciales en los que un patrocinador podría publicitar su marca y/o logotipo.
Los lugares típicos para el branding son:
También habrá otras formas en las que un patrocinador podrá promocionarse en su evento. Si tiene una zona entre bastidores, esta podría ser una oportunidad para que su patrocinador regale muestras de productos. También pueden proporcionar artículos para las bolsas de regalos que se entregan a los asistentes.
A partir de esto tendrá un inventario de activos de marketing. Otros activos para su evento podrían ser:
Cada oportunidad de marketing para su patrocinador es un activo que puede ofrecer. Para ayudarte con tu propuesta, haz una lista de todos estos activos a medida que avanzas.
Determina el alcance
Ahora que sabes lo que tienes que ofrecer es importante calcular el alcance potencial de cada activo. El patrocinio corporativo es una forma de publicidad, por lo que trazar el posible impacto de tus activos será clave a la hora de intentar atraer a un patrocinador.
Para ello necesitarás saber algunas cosas:
Piensa en cuántas veces será visto ese activo por cada persona. Esto dependerá de dónde esté y de lo prominente que sea su posición. Por ejemplo, si su activo está encima de la entrada, puede estar bastante seguro de prever que cada persona que asista a su evento verá ese activo cada vez que pase por él.
Esto le dará una idea de cuántas personas verán esos activos. Utilice su lista de activos para trazar el alcance potencial de cada activo.
Evaluar sus activos
Ahora debería tener un inventario de todos los activos disponibles para su patrocinador con alguna idea de cuántas impresiones podría obtener cada activo.
Es difícil poner un coste contra cada activo. Esto dependerá realmente del tamaño y del tipo de empresas a las que se dirija para el patrocinio. Es posible que sientas que tu patrocinador puede permitirse precios ligeramente más altos porque son una gran empresa. Por otro lado, si está tratando de atraer a empresas incipientes, podría decidir bajar el coste de cada activo.
Fijar los costes de cada activo es difícil, pero tenga en cuenta cuántas personas acudirán a ese evento, el tipo de persona y la facilidad para llegar a ellas a través de otros canales, y el tamaño de las empresas a las que se dirige para el patrocinio. Calcule el valor que tendría cada impresión para ese negocio. Aunque esto no le dará una cifra concreta, podrá juzgar los activos individuales y decidir cuáles deben venderse por un valor más alto.
Empaquete sus activos
En lugar de vender cada activo individualmente, empaquetar sus activos para venderlos como paquetes le ayudará en última instancia con una propuesta escrita y su resultado final. Si puede categorizar el valor de cada paquete, ayudará a su patrocinador con un ROI.
Esto también significa que su patrocinador estará obligado a comprar un número sustancial de activos en lugar de sólo unos pocos. Esencialmente, ganará más dinero si puede agrupar sus activos.
Divida sus activos en categorías de valor. Por ejemplo, el nivel 1 contendría los activos de mayor valor, el nivel 2 para los activos de gama media y el nivel 3 contendría sus activos más pequeños y menos destacados, la opción más barata para su patrocinador. Esto le permitirá enumerar los costes de patrocinio del evento para los patrocinadores.
Además de las cifras importantes, haga una lista de los beneficios que las empresas recibirán al patrocinar su evento. Esto podría ser la exposición a los clientes potenciales y los medios de comunicación a través de:
Ahora debería tener todo lo que necesita para un convincente, exhaustivo y empresarial de propuesta de patrocinio.
Elegir el patrocinador adecuado para su evento
Al considerar el patrocinio para su evento, es importante reconocer que necesitará encontrar un socio que se adapte a su evento. Este debe ser su principal objetivo. ¿Se adaptan bien a su evento? ¿Son sus destinatarios los mismos o pueden promocionarle a nuevos públicos? ¿Representan los mismos valores que la organización de su evento? ¿Existen riesgos asociados al patrocinador? Debe analizar la demografía de sus asistentes y considerar los valores de su marca antes de identificar a los patrocinadores que encajen bien.
Encontrar al patrocinador adecuado para su evento debe ser una prioridad. Si lo hace bien, la relación entre la organización del evento y el patrocinador cosechará grandes recompensas para ambas partes a corto y largo plazo.
Encontrar patrocinadores para un evento: Nuestros mejores consejos
Hay varias maneras de encontrar patrocinadores para su evento. Aquí hay tres maneras de identificar al patrocinador perfecto.
Uno – Hable con los empleados, socios, miembros de su junta directiva, etc. para averiguar qué conexiones tienen. Busque entre sus contactos en Facebook y LinkedIn para ver si hay alguien que pueda ayudar a hacer una conexión para usted. Tal vez puedan presentarle a personas que se encargan de los patrocinios corporativos para las empresas.
Dos – Haga una lista de todas las empresas a las que cree que su evento podría interesar. Visite sus sitios web para obtener los datos de contacto. Del mismo modo, investiga qué empresas han patrocinado eventos similares al tuyo. Evite los formularios en línea o los chatbots, ya que su correspondencia podría perderse o ser ignorada. Busque los números de teléfono o las direcciones de correo electrónico pertinentes de los responsables de la toma de decisiones dentro de esa empresa.
Tres – Póngase en contacto con una agencia de patrocinio de eventos. Le ayudarán a ponerse en contacto con patrocinadores potenciales relevantes.
Gestión de su relación con un patrocinador de eventos
Como un patrocinio es esencialmente un acuerdo comercial entre usted y su patrocinador, es una buena idea tener un acuerdo o contrato de patrocinio de eventos. Éste contendrá los detalles específicos, junto con los términos y condiciones de su acuerdo. Tener una confirmación por escrito en forma de contrato significa que cualquier transacción entre las partes queda registrada y acordada.
Una vez que asegure a su patrocinador del evento y un acuerdo esté en marcha, asegúrese de tratarlos bien si quiere que vuelvan para futuros eventos. Una gran manera de asegurarse de que esto ocurra es dedicar a alguien de su equipo a gestionar las relaciones con los patrocinadores. Esta persona puede servir de enlace entre las partes para asegurarse de que todos los detalles están cubiertos.
Lista de comprobación del patrocinio de eventos
Aquí lo tienes. Espero que hayas aprendido mucho sobre cómo conseguir un patrocinador para tu evento. Por favor, dale a «Me gusta» o comparte este artículo y difunde el conocimiento.
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