Cuentas por cobrar

Los puntos clave

Entendiendo las cuentas por cobrar

Las cuentas por cobrar se crean al extender una línea de crédito a los clientes y se reportan como activos corrientes en el balance de una empresa. Se consideran un activo líquido, porque pueden utilizarse como garantía para asegurar un préstamo que ayude a cumplir con las obligaciones a corto plazo. Las cuentas por cobrar forman parte del capital circulante de una empresa. La gestión eficaz de las cuentas por cobrar implica el seguimiento inmediato de los clientes que no han pagado y la posibilidad de discutir un acuerdo de plan de pago, si es necesario. Esto es importante porque proporciona capital adicional para apoyar las operaciones y reduce la deuda neta de la empresa.

Para mejorar el flujo de caja, una empresa puede reducir los plazos de crédito de sus cuentas por cobrar o tardar más en pagar sus cuentas por pagar. Esto acorta el ciclo de conversión de efectivo de la empresa, o el tiempo que tarda en convertir las inversiones en efectivo, como el inventario, en efectivo para las operaciones. También puede vender cuentas por cobrar con un descuento a una empresa de factoring, que entonces asume la responsabilidad de cobrar el dinero adeudado y asume el riesgo de impago. Este tipo de acuerdo se denomina financiación de cuentas por cobrar.

Para medir la eficacia con la que una empresa concede créditos y los cobra, los analistas fundamentales se fijan en varios ratios. El ratio de rotación de cuentas por cobrar es el valor neto de las ventas a crédito durante un período determinado dividido por el promedio de cuentas por cobrar durante el mismo período. El promedio de cuentas por cobrar puede calcularse sumando el valor de las cuentas por cobrar al principio del periodo deseado a su valor al final del periodo y dividiendo la suma por dos. Otra medida de la capacidad de una empresa para cobrar las cuentas por cobrar son los días de ventas pendientes (DSO), el número medio de días que se tarda en cobrar después de realizar una venta.

Registro de cuentas por cobrar

Si una empresa vende widgets y el 30% se vende a crédito, significa que el 30% de las ventas de la empresa están en cuentas por cobrar. Es decir, no se ha recibido el dinero en efectivo pero se sigue registrando en los libros como ingresos. En lugar de un débito para aumentar a efectivo en el momento de la venta, la empresa carga las cuentas por cobrar y acredita una cuenta de ingresos por ventas. Una cuenta por cobrar no se convierte en efectivo hasta que se paga. Si el cliente paga la factura en seis meses, la cuenta por cobrar se convierte en efectivo y la misma cantidad recibida se deduce de las cuentas por cobrar. El asiento en ese momento sería un débito a la tesorería y un crédito a las cuentas por cobrar.

Previsión para cuentas de dudoso cobro

En virtud de los principios de contabilidad generalmente aceptados en Estados Unidos (GAAP), los gastos deben reconocerse en el mismo período contable en que se obtienen los ingresos correspondientes, y no cuando se efectúa el pago. Por lo tanto, las empresas deben estimar un importe en dólares para las cuentas incobrables utilizando el método de la provisión.

Esta estimación de las pérdidas por deudas incobrables se registra como un gasto por deudas incobrables en la cuenta de resultados y se muestra en una cuenta de contrapartida debajo de las cuentas por cobrar en el balance, a menudo llamada la provisión para cuentas dudosas. El neto de las cuentas por cobrar y la provisión para cuentas de dudoso cobro muestra el valor reducido de las cuentas por cobrar que se espera poder cobrar. Las empresas conservan el derecho a cobrar los fondos aunque estén en la cuenta de provisión. Esta provisión puede acumularse a lo largo de los períodos contables y se ajustará periódicamente en función del saldo de la cuenta y de las cuentas por cobrar pendientes que se espera que sean incobrables.