Según la Oficina de Estadísticas Laborales, hay más de 682.000 gestores de casos y trabajadores sociales sólo en los Estados Unidos. Se prevé que la cantidad de trabajadores sociales aumente hasta en un 15% en los próximos 10 años a medida que surjan necesidades en el espacio de los servicios sociales. Esto nos muestra que sólo va a haber más necesidad de organizaciones sin ánimo de lucro basadas en datos para apoyar el creciente número de trabajadores sociales.
Además de que las organizaciones necesitan estar basadas en datos, estas estadísticas muestran lo crítica que es la gestión de casos para el trabajo que realizan las organizaciones sin ánimo de lucro y gubernamentales y para las comunidades más amplias en las que trabajan.
Sin embargo, definir realmente la gestión de casos puede ser difícil porque no hay una única definición reconocida. Una búsqueda rápida sobre las mejores prácticas de gestión de casos puede llevar a numerosos recursos, que si bien son útiles, pueden ser abrumadores, sobre todo para las organizaciones que acaban de comenzar su viaje de gestión de casos o que están trabajando con procesos y procedimientos antiguos. Entonces, ¿qué significa la gestión de casos para nosotros y qué puede significar para su organización sin fines de lucro?
La gestión de casos puede definirse como «un proceso de colaboración que evalúa, planifica, implementa, coordina, monitorea y evalúa las opciones y servicios requeridos para satisfacer las necesidades de salud y servicios humanos de un cliente». En esencia, la gestión de casos consiste en transformar la vida de los clientes a través de una atención y unos servicios individualizados para que puedan alcanzar sus objetivos.
En esta definición hay cuatro componentes clave que conforman una gestión de casos satisfactoria: Admisión, evaluación de necesidades, planificación de servicios y seguimiento y evaluación. Las organizaciones de servicios humanos de todos los tamaños requieren la correcta implementación de cada uno de estos cuatro componentes para asegurar el éxito de los clientes.
Exploremos por qué estos cuatro componentes son tan esenciales para la gestión de casos.
- Admisión: La admisión es la reunión inicial entre un gestor de casos y un nuevo cliente. El gestor de casos utiliza este momento para reunir información demográfica sobre el cliente, identificar cualquier necesidad inmediata y comenzar a establecer la confianza y construir una relación. Esta primera interacción es útil para que el gestor de casos determine si el cliente se beneficiará de los servicios que ofrece su organización. En caso afirmativo, se pasa a evaluar las necesidades individuales del cliente. Si sus necesidades quedan fuera de su organización, el gestor de casos trabaja para identificar y remitir al cliente a un recurso comunitario externo.
- Evaluación de necesidades: La etapa de evaluación de necesidades se basa en la información recopilada durante la etapa de admisión, profundizando en los retos y objetivos individuales del cliente. Durante esta etapa, el objetivo principal del gestor de casos es identificar los problemas, los intereses y los riesgos de éxito del cliente. Aunque todos los clientes pasan por esta etapa cuando llegan por primera vez a una organización, es importante volver a evaluarlos con el tiempo, ya que las necesidades y las circunstancias suelen cambiar.
- Planificación del servicio: La etapa de planificación del servicio es especialmente importante para el éxito o el fracaso de un cliente. Un gestor de casos establece objetivos específicos y las acciones que se llevarán a cabo para alcanzar esos objetivos. El resultado de este proceso de fijación de objetivos es un plan de caso que incluye productos y resultados que medirán el éxito del cliente. Un plan de servicios debe ser alcanzable y medible.
- Seguimiento y evaluación: La evaluación es fundamental para comprender el impacto que tienen los programas y servicios específicos en un cliente. Utilizando las métricas de productos y resultados definidas en las etapas anteriores, un gestor de casos debe supervisar y evaluar continuamente el progreso de un cliente. La evaluación y los datos garantizan que el éxito del cliente esté cuantificado y calificado en lugar de ser simplemente anecdótico.
- Entonces, si cada uno de estos componentes juega un papel tan crucial en la gestión de casos, ¿cómo los implementamos con éxito para poder garantizar el éxito de comunidades enteras? Y después de implementarlos, ¿cómo apoyamos este proceso de gestión de casos?
Ahí es donde entra Apricot. Apricot es un sistema integral de gestión de casos construido sobre los componentes básicos de la gestión de casos. Las mejores prácticas centradas en cada uno de los cuatro componentes están incorporadas directamente en su sistema Apricot, para que pueda empezar a recopilar datos y medir el progreso de inmediato.
- Admisión: A medida que los nuevos clientes entran por la puerta, agréguelos sin problemas a su sistema Apricot, asegurándose de recopilar toda la información que necesita para crear un perfil completo del cliente.
- Evaluación de necesidades: Benefíciese de nuestros numerosos formularios basados en la evidencia o cree sus propias herramientas de evaluación para calibrar las necesidades del cliente y asignar los servicios con precisión.
- Planificación de servicios: Mantenga la información del cliente y los planes del caso organizados en base a los programas y servicios que se le han asignado a un cliente. A medida que las necesidades de su cliente cambian, actualice fácilmente sus registros.
- Seguimiento y evaluación: Con los formularios e informes incorporados, mida y gestione el éxito del cliente con sólo pulsar un botón. Supervise continuamente los resultados para lograr resultados a largo plazo.
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