Quizás fuiste presidente de la clase en el instituto o en la universidad (o en ambos, superdotado), o quizás tienes un don para reunir a la gente. Sea cual sea el caso, eres uno de los afortunados a los que les tocó organizar la reunión de tu clase.
Y aunque las redes sociales han conectado al mundo a un nivel sin precedentes, organizar una reunión de clase sigue siendo una empresa importante que requiere copiosas cantidades de planificación y magníficas habilidades para establecer contactos.
Para que no te sientas abrumado por el enorme proyecto que tienes por delante, aquí tienes una guía sobre cómo planificar correctamente una reunión, asegurándote de que los chicos guays no te rechazarán esta vez.
Formar un comité de reunión
Seguro que puedes planificar una reunión por ti mismo, y si tu clase era más pequeña (como por ejemplo, 10 personas), hazlo. Pero incluso los planificadores más ambiciosos pueden verse rápidamente abatidos por la organización de un evento de este tipo. La regla general es que un comité de planificación debe tener una persona por cada 25 que se espera que asistan. Tradicionalmente, los oficiales de la clase y los reyes y reinas de la fiesta son miembros ejemplares del comité, pero en realidad se debe tener en cuenta a cualquiera que esté dispuesto a dedicar tiempo y energía a la causa. Se recomienda un comité diverso para garantizar que se aporten diferentes puntos de vista.
La tecnología moderna hace que el proceso de reclutamiento sea mucho más sencillo que en el pasado, ya que los planificadores pueden utilizar grupos de Facebook y envíos de correos electrónicos para correr la voz. Si puede obtener los servicios de alguien de otra promoción que ya haya celebrado una reunión, aún mejor, ya que podrá ofrecer consejos útiles. Lo ideal es que el comité se forme entre 12 y 18 meses antes de la reunión, lo que garantiza que los asistentes tendrán tiempo suficiente para organizar sus vacaciones y que el comité podrá conseguir los precios más convenientes de los hoteles y los proveedores.
Establezca las responsabilidades del comité
Como los procrastinadores aprenden constantemente, la primera ley del movimiento de Newton está en su punto: Un objeto (o persona como tú) en reposo permanece en reposo y un objeto (o persona) en movimiento permanece en movimiento. En otras palabras, es más fácil llegar a casa después del trabajo, comer SpaghettiOs y poner repeticiones de Seinfeld mientras se languidece en el sofá que planificar una reunión. Por eso, cada miembro del comité debe tener una lista detallada de responsabilidades junto con un plazo para cumplir sus objetivos.
La primera vez que el comité se reúna, o la primera vez que se envíe un correo electrónico detallado, el planificador principal debe asignar responsabilidades a cada miembro, incluyendo una lista de tareas que incluya fechas de entrega y listas de comprobación. Se recomienda repartir estas responsabilidades y títulos:
Un presidente que dirija las reuniones y envíe los mensajes del grupo
Un grupo encargado de las finanzas, la venta de entradas y las donaciones
Un grupo que reúna la información de contacto, crea una página web y promociona el evento
Un grupo que investiga los posibles lugares y proveedores
Un grupo que planifica las actividades y el entretenimiento
Crea un presupuesto
Este evento no se va a pagar por sí mismo y entre las formas más populares de financiación de las reuniones se encuentran la venta de entradas y las donaciones de los antiguos alumnos. Determine la cantidad que necesita de los ex alumnos (mantenga un total razonable, para no arriesgarse a alejar a muchos asistentes potenciales) y tenga en cuenta en qué se gastará el dinero. Entre los principales aspectos que debe tener en cuenta en el presupuesto se encuentran:
Coste de alquiler de un local
Cocina y catering
Mesas, sillas, cubiertos, vasos, platos
Entretenimiento (DJs o grupos musicales)
Si tiene un excedente de fondos, también puede reservar capital para decoraciones, fotógrafos y cualquier otro elemento diverso que crea que mejorará la reunión.
Localiza a tus compañeros de clase
Las redes sociales hacen que esto ya no sea la faena de antes, pero sigue sin ser una tarea fácil. A no ser que estés celebrando el tercer aniversario de tu promoción, es muy probable que muchos compañeros se hayan dispersado por todo el estado, el país y quizás, el mundo. Aun así, no dejes que este hecho te desanime.
Desgrana tu antiguo anuario y ponte en contacto con la oficina de ex alumnos de tu escuela para obtener una lista de compañeros de clase y, una vez asegurados esos nombres, visita las redes sociales y profesionales como Facebook y LinkedIn. Crea un grupo en uno o en ambos sitios para tu clase de graduados y notifica a tantos como sea posible que se está preparando una reunión. Una vez que unas pocas personas se enteren de la reunión, el mensaje se extenderá como un reguero de pólvora y, en poco tiempo, sus páginas estarán llenas de posibles asistentes a la reunión. Con el tiempo (preferiblemente dos meses antes de la reunión), se asegurará de tener una lista de asistentes casi terminada, aunque deberá dejar espacio para los rezagados que se comprometan a última hora.
Finalice una fecha y reserve el lugar
Intentar reunir a cualquier número de personas en el mismo momento y lugar es un reto, especialmente cuando ese grupo tiene trabajos, familias y las responsabilidades que acompañan a la edad adulta. Para que el resultado sea lo más democrático posible, utilice las plataformas de redes sociales que ofrecen Facebook y LinkedIn para hacer un sondeo entre sus compañeros de clase y elegir la fecha que mejor se adapte a la mayoría de sus horarios. Las fechas de reunión más populares suelen caer cerca de Acción de Gracias o Navidad, cuando los compañeros de clase ya están planeando volver a casa para las vacaciones.
Cuando elija un lugar, considere reservar un local cerca de su alma mater. Esto facilita los desplazamientos a los que se han quedado en la zona y puede proporcionar recuerdos entrañables a los que abandonaron el local hace años. Si puede celebrar la reunión en un gimnasio o auditorio del antiguo campus del instituto o de la universidad, mejor aún.
Envíe las invitaciones
Cuando la reunión esté finalmente determinada, publique una invitación formal en Facebook y LinkedIn, incluyendo la fecha y la hora del evento, el lugar, quiénes están invitados (incluya a los niños o a los acompañantes si así se acuerda), el coste del evento, un código de vestimenta (si procede) y cualquier otra información pertinente (actividades, cena, información logística) que considere necesaria. Da a tus compañeros una fecha límite de confirmación de asistencia para garantizar un recuento sólido.
Antes de que te des cuenta, tú y tus compañeros estaréis rememorando viejas historias y recordando días pasados. Y tendréis la satisfacción de saber que habéis reunido este plan.