Un tesorero suele estar encargado de supervisar la gestión y los informes de las finanzas de una organización. Por lo general, al igual que con otros cargos directivos, las funciones específicas del Tesorero se establecen en los estatutos de una organización.
Dado que la gestión financiera de una organización está directamente vinculada a las responsabilidades del Tesorero, la ejecución de sus responsabilidades por parte de éste tendrá un fuerte impacto en la percepción, la confianza y la seguridad del público en la organización no lucrativa en su conjunto. Teniendo esto en cuenta, las organizaciones deben buscar Tesoreros con habilidades deseables como conocimientos financieros, atención al detalle, puntualidad en la realización de tareas, mantenimiento de registros claros y precisos, y una disposición a hacer preguntas.
Deberes y responsabilidades del Tesorero
Típicamente, los deberes del Tesorero incluyen lo siguiente:
Gestión y/o supervisión financiera. Un Tesorero puede gestionar o supervisar la gestión de los asuntos financieros de la organización, a menudo incluyendo tareas básicas como la selección de un banco, la conciliación de los estados bancarios y la gestión del flujo de caja. En algunas organizaciones, el Tesorero también puede ser responsable de invertir los fondos de acuerdo con las leyes aplicables. El tesorero debe conocer quién tiene acceso a los fondos de la organización y cualquier factura o deuda pendiente. El tesorero debe crear y mantener sistemas para garantizar la solvencia permanente de la organización y supervisar el desarrollo de las políticas financieras de la organización. Las políticas útiles a considerar incluyen la autoridad para firmar cheques, el reembolso de gastos, el uso de tarjetas de crédito y las políticas de caja chica, si corresponde.
Presupuestos. El Tesorero puede ser responsable de preparar, o facilitar la preparación de un presupuesto anual, así como de supervisar y comparar regularmente los ingresos y gastos reales incurridos con dicho presupuesto. La elaboración de un presupuesto que respalde los objetivos de la organización y que impulse la toma de decisiones es una parte importante del éxito de una organización en el cumplimiento de su misión. El presupuesto debe ser revisado y aprobado por la junta directiva, sin embargo, el Tesorero debe estar preparado para explicar y justificar el documento.
Informes. El Tesorero debe conocer y comprender a fondo los informes financieros de la organización y los ratios financieros importantes. El Tesorero debe mantener a la junta directiva al tanto de los eventos financieros clave, las tendencias y las preocupaciones, y sus evaluaciones de la salud fiscal de la organización. El Tesorero también es generalmente responsable de completar, o asegurar que se completen, los formularios de informes financieros requeridos (incluyendo el formulario 990 del IRS) de manera oportuna y hacer que estos formularios estén disponibles para la revisión de la junta.
Enlace financiero. Un Tesorero hábil debe ser capaz de traducir los conceptos financieros y la información para los miembros de la junta que no tienen antecedentes financieros o experiencia financiera sustancial. El Tesorero debe dedicar tiempo a aprender las particularidades de las finanzas de la organización y las leyes aplicables, que pueden incluir leyes relacionadas con los ingresos ganados, el impuesto sobre la renta de las empresas no relacionadas, los gastos apropiados y las inversiones prudentes. El Tesorero puede ser más eficaz para la junta cuando facilita y fomenta el pensamiento estratégico de la junta sobre la vitalidad financiera a corto y largo plazo de la organización en relación con su avance de la misión de la organización.
Las organizaciones sin fines de lucro de California también deben ser conscientes de la ley de California, que requiere que las organizaciones sin fines de lucro tengan un Tesorero y/o un Director Financiero (CFO). Las organizaciones pueden optar por tener tanto un Tesorero como un Director Financiero, por ejemplo, un Tesorero miembro de la junta directiva que actúe como complemento del Director Financiero miembro del personal. En este caso, las funciones y responsabilidades del Tesorero de la junta directiva pueden estar más centradas en políticas más amplias y en la supervisión. Cuando una organización tiene un Tesorero pero no ha designado un CFO en sus estatutos, el Tesorero será considerado el CFO por operación de la ley.
En última instancia, mientras que la gestión financiera es el foco principal del Tesorero, toda la junta comparte la responsabilidad de la supervisión financiera y la rendición de cuentas.
Consejos para ser un tesorero eficaz
- Desarrolle y aplique fuertes controles internos y políticas de gestión financiera
- Asegúrese de que los informes financieros sean precisos y completos y de que se mantengan adecuadamente los registros financieros y la información/declaraciones fiscales
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- Evaluar periódicamente los riesgos y si es necesario mitigarlos y cómo hacerlo
- Mantener un calendario de requisitos de presentación y plazos y tener asignaciones claras (con copias de seguridad) para ayudar a garantizar que todos se cumplan de manera oportuna
- Hacer que las financieras de la organización siempre que se requiera o sea aconsejable
Trampas que hay que evitar
- No limitar sabiamente el acceso y el control de los fondos de la organización
- No mantener y compartir con la junta directiva registros financieros precisos y oportunos
- Tratar el formulario 990 simplemente como un informe financiero y no como una comunicación de marketing crítica
- Ofrecer asesoramiento legal o fiscal a los donantes sobre la deducibilidad de las contribuciones
- Un ejemplo de descripción del puesto de tesorero está disponible en Boardsource.org.
- Un Tesorero de una organización totalmente voluntaria tendrá generalmente más responsabilidades que su homólogo en una organización con personal. Véase Tesoreros de organizaciones totalmente voluntarias: Eight Key Responsibilities (Blue Avocado).
- El artículo de Ret Booney, «Role of boards critical during crisis», está disponible aquí.
- El artículo del Minnesota Nonprofit Assistance Fund, «The Treasurer and Finance Committee – Who to Recruit and How to Use Them», está disponible aquí.
- La información sobre la generación de informes financieros está disponible en el extracto «A Treasurer’s Report» del libro de John Paul Dalsimer, Self-Help Accounting: A Guide for the Volunteer Treasurer. (Sólo se ha revisado el extracto proporcionado).
- Más información sobre la función del director financiero está disponible en el artículo de Russell Pomeranz, «Nonprofit CFOs: Visionary Protectors of the Bottom Line, or Myopic Bean Counters?» de The CPA Journal Online.
- Para una breve visión general sobre las preocupaciones prudenciales respecto a la participación del Tesorero en un comité de auditoría basado en la Ley de Integridad de las Organizaciones No Lucrativas de California, por favor lea el post anterior sobre «Ley de Integridad de las Organizaciones No Lucrativas – Comité de Auditoría.» Una guía sobre la Ley de Integridad de las Organizaciones No Lucrativas está disponible aquí.
Recursos
Vea los Deberes del Presidente y/o del Presidente de la Junta y los Deberes del Secretario de una Corporación No Lucrativa.