Perseguir a los clientes para obtener dinero es incómodo para muchos propietarios de pequeñas empresas y también puede consumir su valioso tiempo.
Aún así, es algo que debe hacerse para mejorar el flujo de efectivo y establecer su negocio para el éxito, según Entrepreneur.
Afortunadamente, hay maneras de escribir y enviar su carta de factura vencida que pueden hacer que el proceso sea menos doloroso y animar a sus clientes a pagarle más rápido.
¿Necesita una plantilla de factura? FreshBooks tiene plantillas de facturas descargables gratuitamente para pequeñas empresas.
En este artículo, cubriremos:
- Seguir en el momento adecuado
- Incluir todos los detalles de la factura y del pago
- Adecuar el lenguaje
- Utilizar penalizaciones por retraso
- Ofrecer un Plan
- Sea cortés
- Automatice los recordatorios
- Enumere la ayuda
Siga en el momento adecuado
Aquí tiene algunos consejos para seguir en el momento adecuado:
- Haga un seguimiento al día siguiente de la fecha de vencimiento de una factura, especialmente si el cliente suele pagar con retraso
- Haga un seguimiento al cabo de una semana o dos si el cliente suele ser puntual en el pago o es un cliente nuevo
- Haga un seguimiento de nuevo a los 30, 60 y 90 días después de la fecha de vencimiento
- Trate de enviar una carta de factura vencida en el fin de semana cuando su factura tiene menos competencia para la atención del cliente
- Los martes son el mejor día para enviar un correo electrónico durante la semana, dice a Entrepreneur. Intente enviar justo antes o después del almuerzo.
- Si tiene varios clientes con cuentas vencidas, envíe todos sus recordatorios a la vez para ahorrar tiempo
- Número de factura y fecha
- Cantidad que se debe
- Términos de pago, como los recargos por demora
- Recordatorios de cartas anteriores
- Instrucciones para el pago (incluya enlaces en los correos electrónicos)
- Su información de contacto.
- Su información de contacto
- Por ejemplo, si un estado le permite cobrar un 18 por ciento de interés, divida ese número entre 12 para encontrar la cuota de retraso que puede cobrar mensualmente. Con un 18 por ciento, una empresa puede cobrar el 1,5 por ciento del total de la factura en concepto de comisiones de demora mensualmente.
- Cómo escribir una carta de factura vencida
- Muestras de cartas amistosas de recordatorio de pago
- Para las facturas que sólo tienen un ligero retraso, añade la frase «para su comodidad.» Un día después del vencimiento de una factura, puedes escribir: Para su conveniencia, estoy enviando un recordatorio rápido sobre la factura #001 que vencía ayer.
- Adjunte la factura y añada enlaces a opciones de pago en línea fáciles
- Intente frases educadas como «su cuenta ahora parece estar atrasada»
- Recuerde al cliente las discusiones anteriores. Puede decir: Como usted sabe, las facturas vencen 15 días después de la fecha de la factura. Esto le recuerda al cliente su discusión original sobre las condiciones de pago.
- No olvide utilizar un lenguaje fuerte (pero aún profesional) para las facturas que tienen más de 60 días de vencimiento. Frases como «asunto urgente» o «atención inmediata» transmitirán la seriedad de la situación. Su línea de asunto puede incluir frases como «Se requiere acción» o «Importante».
- Sea directo. Incluya en la primera línea de su carta: Nos gustaría informarle de que su factura lleva 60 días de retraso.
- Recuerde al cliente que le llamará por teléfono para hacer un seguimiento. Esto puede sacudirles para que actúen.
Incluya todos los detalles de la factura y del pago
Facilite al cliente la tarea de recordar qué factura debe pagar y cómo realizar el pago.
Incluya los siguientes detalles en su carta de factura vencida:
Adapte el lenguaje
La carta de factura vencida que envíe al día siguiente del vencimiento de una factura definitivamente no será la misma que la que envíe a 60 días de su vencimiento. Debe adaptar su lenguaje según la situación.
A continuación encontrará plantillas de cartas de recordatorio de pago.
1-15 días de retraso
Sea amable y cortés. Su objetivo es mantener la relación con su cliente a la vez que le recuerda amablemente su deuda.
30-60 días de retraso
Mantenga la profesionalidad pero sea firme y demuestre la urgencia de pagar la factura. En este punto, la factura está muy atrasada y no debe tener miedo de decirlo.
90+ Días de Morosidad
Cuanto más tiempo un cliente no pague una factura, menos probable será que pague. Después de 90 días, es el momento de entregar la factura a una agencia de cobros.
Una carta de factura vencida en este caso servirá para notificar al cliente que entregarás su cuenta a una agencia de cobros en un determinado número de días si no recibes el pago. O si aún no recibes el pago, hazle saber al cliente que la agencia de cobros se pondrá en contacto.
Utiliza las penalizaciones por retraso
Las penalizaciones por retraso deben ser discutidas con un cliente al inicio de un proyecto. No se puede emboscar a un cliente con cargos por demora después de que una factura esté vencida. Esto sólo agriará su relación.
Los cargos por retraso pueden ser una cantidad fija o un porcentaje del total de la factura. Cada estado tiene sus propias leyes en cuanto a la cantidad que se puede cobrar.
No todas las empresas deben cobrar comisiones de demora. Esta entrada del blog de FreshBooks cubre los pros y los contras de cobrar a tus clientes comisiones por demora.
Ofrece un plan de pagos
Entrepreneur recomienda ofrecer a tu cliente un plan de pagos si el montaje de las comisiones por demora no parece inquietarle. Divide el total de la factura en trozos manejables. No es lo ideal, pero al menos estás aumentando la probabilidad de que te paguen.
Sé educado
Ser educado en tu carta de factura vencida no es sólo una cortesía. También puede ayudar a que te paguen. FreshBooks descubrió que las facturas que incluían frases como «por favor, pague su factura dentro de» y «gracias por su negocio» tenían en realidad un 5 por ciento más de probabilidades de ser pagadas.
Asegúrese de incluir «por favor» y «gracias» en su carta incluso cuando la factura lleva meses de retraso. Como mínimo, mejora la imagen de su empresa.
Automatice los recordatorios
El software de facturación suele incluir la opción de automatizar los recordatorios para solicitar el pago. Puedes establecer cuándo quieres que se envíe un recordatorio -después de un día, 30 días, 60 días, lo que quieras- y un mensaje personal con cada uno. De esta manera no tienes que establecer recordatorios en tu calendario y enviar un correo electrónico al cliente en cada fecha.
El software de facturación también puede añadir automáticamente los cargos por retraso al total de la factura, siempre y cuando hayas discutido tu política de cargos por retraso con tu cliente por adelantado.
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Ayuda para el cobro
A veces, a pesar de tus pacientes y profesionales cartas de seguimiento, un cliente simplemente no tiene intención de pagar su factura.
Si la factura es considerable, podría ser el momento de traer una agencia de cobros o un abogado para ayudar a cobrar la deuda. Utilice el sitio web del Better Business Bureau para encontrar una agencia de cobros de buena reputación.
Envíe una penúltima carta de factura vencida en la que cite su intención de entregar la factura a un abogado o a una agencia.
En la última carta, notifique que su asesor legal o agencia de cobros se pondrá en contacto. Debe enviar al cliente una última carta de advertencia para darle una última oportunidad de pagar antes de entregar la factura impagada.
La gente también pregunta:
Cómo escribir una carta de factura vencida
Aquí tienes algunos consejos para escribir una carta de factura vencida efectiva y profesional:
Muestras de cartas amistosas de recordatorio de pago
Tus recordatorios de facturas vencidas deben adaptarse a la situación, tanto si la factura lleva un día de retraso como si lleva 90 días. A continuación le presentamos algunos recordatorios de pago amistosos pero firmes que puede enviar para mejorar sus posibilidades de cobrar la deuda contraída.
1-15 días de retraso
Hola ,
Este es un recordatorio amistoso de que su cuenta está ahora atrasada. De acuerdo con nuestros registros, la cantidad de $xx está ahora atrasada 7 días. En caso de que no haya recibido la factura, se adjunta una copia.
Aquí tiene un resumen de su cuenta:
Número de factura:
Fecha de la factura:
Suma vencida:
Fecha de vencimiento:
Por favor, envíe el pago mediante cheque a la dirección indicada abajo. O puede pagar con tarjeta de crédito a través de nuestra página web en www.yourbusiness.com.
Como se ha comentado anteriormente, nuestros plazos de pago son de 30 días desde la fecha de emisión. Los pagos atrasados se cargan con un 3 por ciento por mes de retraso.
Agradecemos su atención a este asunto y esperamos trabajar con usted en el futuro.
Mejor,
30-60 días de atraso
Estimado ,
Le escribimos para informarle que su cuenta está ahora atrasada 30 días. La cantidad de $xx venció el . Le enviamos un aviso de vencimiento el y no recibimos respuesta.
Este asunto requiere su atención urgente. Por favor, envíe el pago lo antes posible.
Número de factura:
Fecha de la factura:
Total de la factura:
Importe actual vencido:
Fecha de vencimiento:
Nuestros plazos de pago son de 30 días a partir de la fecha de emisión, según lo establecido en nuestro contrato. Su cuenta tiene ahora un cargo adicional por retraso del 3 por ciento.
Por favor, póngase en contacto conmigo inmediatamente para saber cuándo podemos esperar el pago. El pago se puede hacer a través de un cheque a la dirección indicada abajo o a través de nuestra página web en www.yourbusiness.com.
Sinceramente,
90+ Días de Morosidad
Estimado ,
Necesitamos su atención urgente para resolver esta situación. Nos pusimos en contacto con usted sobre su factura vencida, sin respuesta. Su cuenta tiene ahora 90 días de retraso.
Por favor, remita el pago en un plazo de 10 días hábiles. Si no recibimos el pago antes de , remitiremos inmediatamente su cuenta a una agencia de cobros.
El pago inmediato de asegurará que esta acción no se lleve a cabo.
Número de factura:
Fecha de la factura:
Importe:
Importe actual a pagar:
Fecha de vencimiento:
Nuestras condiciones de pago son de 30 días desde la fecha de emisión. Los cargos por demora son del 3 por ciento por mes. Como su factura lleva 90 días de retraso, se ha añadido una tasa de retraso del 9 por ciento al total de la factura.
Por favor, infórmenos inmediatamente de cuándo tiene previsto enviar el pago. El pago puede realizarse mediante cheque a la dirección indicada más abajo o a través de nuestra página web en www.yourbusiness.com.
Sinceramente,