En este artículo, puedes encontrar algunos consejos para deducir los gastos de viaje de negocios. Pero antes, tendremos que definir el término «viaje de negocios» y ayudarte a averiguar cuál es tu domicilio fiscal (el lugar desde el que viajas).
¿Qué es un viaje de negocios?
El IRS tiene una definición específica para los viajes de negocios, con el fin de determinar si usted puede deducir estos gastos de viaje por motivos de negocios. El IRS dice que los viajes de negocios son viajes fuera de su domicilio fiscal que son «sustancialmente más largos que un día ordinario de trabajo» y que requieren que usted duerma o descanse mientras está fuera de casa.
También debe dormir fuera de casa para poder deducir estos gastos, y el viaje también debe ser «temporal» (que dure menos de un año).
¿Qué es un domicilio fiscal?
El domicilio fiscal es un concepto establecido por Hacienda para ayudar a determinar si un viaje es deducible. Es definido por el IRS como toda la ciudad o área general donde se encuentra su lugar de trabajo habitual no es el lugar donde vive.
Si tiene una oficina en su casa, ese es probablemente su domicilio fiscal; si tiene una oficina en el centro de algún lugar, ese es su domicilio fiscal. Si trabaja en varios lugares y no tiene un lugar habitual de trabajo, su domicilio fiscal podría ser el lugar donde vive.
Después de haber determinado dónde se encuentra su domicilio fiscal (probablemente con su profesional de impuestos), este domicilio fiscal puede utilizarse para determinar si sus gastos de viaje de negocios son deducibles. Si usted tiene que viajar lejos de su hogar fiscal durante la noche, o si necesita tiempo para descansar y dormir durante sus viajes, probablemente puede contar sus gastos durante su viaje como deducciones de negocios.
1) Usted puede ser capaz de deducir los gastos de viaje de negocios en un viaje combinado de negocios y personal
Si usted está viajando dentro de los EE.UU., su viaje debe ser «totalmente» de negocios para que usted pueda tomar las deducciones de los gastos de viaje de negocios. Pero si hay algo de tiempo personal «incidental», está bien. Por ejemplo, si viajas a Dallas por negocios y pasas una noche con la familia en la zona, eso es incidental al propósito principal del viaje.
Por otro lado, tratar de convertir un viaje personal en un viaje de negocios no funcionará a menos que el viaje sea sustancialmente por motivos de negocios. El IRS dice,
«La programación de actividades de negocios incidentales durante un viaje, como la visualización de cintas de vídeo o la asistencia a conferencias que tratan de temas generales, no cambiará lo que es realmente unas vacaciones en un viaje de negocios.»
Si parte o la totalidad de su propina está fuera de los EE.UU., las reglas del IRS son diferentes. Su viaje internacional puede considerarse relacionado con el negocio si estuvo fuera de Estados Unidos durante más de una semana y menos del 25% del tiempo se dedicó a actividades personales.
2) Usted puede utilizar los per diems para calcular los gastos de viaje de negocios
El término «per diem» significa por día. Las dietas son cantidades que se consideran razonables para los gastos diarios mientras se viaja, para las comidas y los gastos diversos. Las tarifas de los viáticos se establecen para los viajes en Estados Unidos y en el extranjero, y las tarifas difieren según la zona.
Por ejemplo, las tarifas de los viáticos en las ciudades más grandes de Estados Unidos son más altas que para las secciones del país fuera de las áreas metropolitanas más grandes. Las empresas pueden establecer sus propias tarifas de dietas, pero la mayoría de las empresas utilizan las tarifas establecidas por el gobierno de Estados Unidos.
Los reembolsos de dietas no están sujetos a impuestos si son mayores Si sus empleados reciben más dietas que la tasa máxima establecida por la Administración de Servicios Generales, el exceso está sujeto a impuestos para el empleado.
3) Los viajes de negocios internacionales tienen reglas diferentes
Si todo su viaje es fuera de los EE.UU. y pasa todo el tiempo en actividades de negocios, puede deducir los costos de todo el viaje. Incluso si no pasó todo el tiempo en actividades de negocios, el viaje se considera como un gasto de negocios, pero sólo si usted no tenía «control sustancial» sobre el itinerario. Por ejemplo, un empleado que viaja como requisito de trabajo no tiene control sobre el viaje, pero el dueño del negocio sí lo tendría.
Pero si su viaje le lleva fuera de Estados Unidos durante más de una semana, el viaje puede ser considerado enteramente de negocios si usted pasa menos del 25% del tiempo en actividades personales.
Si no dedica todo su tiempo a actividades de negocios durante un viaje internacional, sólo puede deducir la parte de negocios de ir y volver del destino. Debe distribuir los costes entre las actividades de negocios y las personales,
4) No todos los cargos de una factura de hotel son gastos de viaje deducibles
El cargo por la habitación y los impuestos son deducibles, al igual que los gastos de lavandería, pero los cargos personales adicionales, como las cuotas del gimnasio o del centro de fitness, y las cuotas por películas o juegos, no son deducibles.
Puede deducir los cargos del hotel por las llamadas telefónicas o el uso de un fax, y puede deducir las propinas.
5) Es posible que no pueda deducir el coste de llevar a un cónyuge en un viaje de negocios
El coste de llevar a un cónyuge, hijo u otras personas en un viaje de negocios se considera un gasto personal y no es deducible. Pero es posible que pueda deducir los gastos de viaje de su cónyuge si:
- La persona es un empleado
- Tienen un propósito de negocios de buena fe para su viaje
- La persona de otra manera se le permitiría deducir los gastos de viaje
Si usted puede probar que la otra persona es empleada por el negocio y está realizando sustancialmente las tareas relacionadas con el negocio mientras en el viaje (tomartareas relacionadas con el negocio mientras está de viaje (levantando actas en las reuniones o reuniéndose con los clientes de la empresa) es posible que pueda deducir el coste del viaje de esta persona.
6) Puede deducir el 50% de los gastos de comida en un viaje de negocios
Puede deducir el coste de las comidas mientras viaja, pero los gastos de representación ya no son deducibles. Tampoco puede deducir los gastos de comidas «fastuosas o extravagantes». Los gastos de comida son deducibles al 50%, y el límite del 50% también se aplica a los impuestos y las propinas de las comidas de negocios. Para tomar la deducción de los costes de las comidas, puede utilizar los costes reales o una asignación estándar para las comidas, recordando el límite del 50%.
7) Puede ser capaz de deducir el coste de un crucero para un viaje de negocios, con ciertos límites
El coste de un crucero puede ser deducible, hasta el límite actual especificado determinado por el IRS (actualmente 2.000 dólares).También debe ser capaz de demostrar que el crucero estaba directamente relacionado con un evento de negocios, como una reunión de negocios o una reunión de la junta directiva.
El IRS impone estrictos requisitos específicos adicionales para deducir los viajes de crucero como un gasto de negocios, por razones obvias.
Este artículo es para información general; todas estas regulaciones de deducción de impuestos son complicadas, y hay muchas calificaciones y excepciones. Consulte la publicación 463 del IRS para obtener detalles sobre cada uno de estos temas relacionados con los viajes, y consulte a sus profesionales fiscales y legales antes de tomar medidas que puedan afectar a su negocio.