From: Staffing
Quick Facts:
The Affordable Care Act (ACA) voegde twee rapportageverplichtingen voor werkgevers toe aan de Internal Revenue Code (Code):
- Code § 6056 vereist van toepassing zijnde grote werkgevers (ALE’s) om een jaarlijkse verklaring aan elke voltijdse werknemer te verstrekken waarin het aanbod van de werkgever voor gezondheidsdekking in detail wordt beschreven.
- Code § 6055 vereist dat werkgevers die minimale essentiële dekking bieden in het kader van een zelfgefinancierd (zelfverzekerd) plan, een jaarlijkse verklaring verstrekken aan de gedekte personen.
De IRS heeft een nieuw formulier ontworpen, Form 1095-C, Employer-Provided Health Insurance Offer and Coverage, voor ALE’s om te voldoen aan de vereiste onder Code § 6056. Als de ALE zijn plan(nen) zelf financiert, gebruikt de werkgever ook formulier 1095-C om te voldoen aan de aanvullende vereiste onder Code § 6055.
Werkgevers die formulieren 1095-C aan werknemers en verantwoordelijke personen verstrekken, moeten ook kopieën bij de IRS indienen met behulp van een doorzendingsformulier, Form 1094-C, Transmittal of Employer-Provided Health Insurance Offer and Coverage Information Returns. Bovendien vraagt het doorzendingsformulier om geaggregeerde informatie.
Note: Kleine werkgevers (minder dan 50 full-time-equivalent werknemers) die zelfgefinancierde gezondheidsplannen sponsoren, zijn onderworpen aan rapportagevereisten die hier niet worden besproken. Zelf-financiering door kleine werkgevers is ongebruikelijk.
Algemene termen
Een toepasselijke grote werkgever (ALE) is een werkgever die gemiddeld 50 of meer voltijdse werknemers in dienst had, inclusief voltijds equivalente werknemers, in het voorgaande kalenderjaar.
Voltijds werknemer betekent over het algemeen een werknemer die een gemiddelde van 30 of meer uren dienst per week heeft, (of 130 uur per maand), zoals bepaald volgens een van de twee specifieke meetmethoden. Een uur dienst is elk uur waarvoor betaling wordt gedaan of verschuldigd is (bijv. uitvoering van taken, vakantie, vakantie, betaalde afwezigheid of verlof).
Minimale essentiële dekking betekent elk door de werkgever gesponsord groepsgezondheidsplan, anders dan “uitgezonderde voordelen”. De meeste flexibele uitgavenrekeningen (FSA’s) of stand-alone tandheelkundige of visieplannen zijn uitgezonderde voordelen; dat wil zeggen, ze zijn geen minimale essentiële dekking.
Minimale waarde dekking betekent dat het aandeel van het minimale essentiële dekkingsplan in de totale toegestane kosten van voordelen ten minste 60 procent van dergelijke kosten is. Voor 2017 was de minimale waarde dekking betaalbaar als de vereiste bijdrage van de werknemer voor alleen-zelfdekking niet hoger is dan 9,69 procent van het inkomen van de werknemer van de werkgever. Voor 2018 is het percentage verlaagd tot 9,56 en voor 2019 is het percentage verhoogd tot 9,86, als gevolg van inflatieaanpassingen.
Details:
Wat is het doel van de rapportagevereisten voor werkgevers?
De rapportagevereisten zijn bedoeld om de IRS te helpen bij het beheren van verschillende bepalingen in het kader van de Affordable Care Act. Meer in het bijzonder gebruikt de IRS informatie die door werkgevers wordt gerapporteerd om te bepalen:
- Werknemers die (al dan niet) in aanmerking komen voor subsidies als ze een ziektekostenverzekering kopen in de individuele Health Insurance Exchange (Marketplace);
- ALE’s die er niet in slagen betaalbare minimale waarde dekking te bieden aan voltijdse werknemers en of de werkgever kan worden onderworpen aan potentiële sancties; en
- Individuen die zijn ingeschreven in een minimale essentiële dekking die voldoet aan het individuele mandaat van de ACA. (Dit mandaat is alleen van kracht tot 2018.)
Wat is formulier 1095-C?
Form 1095-C is een nieuw formulier ontworpen door de IRS om informatie te verzamelen over ALE’s en de groepsgezondheidsdekking, indien aanwezig, die zij aanbieden aan hun voltijdse werknemers. Werkgevers verstrekken formulier 1095-C (werknemersverklaring) aan werknemers en dienen kopieën, samen met formulier 1094-C (doorzendformulier), in bij de IRS.
Form 1095-C bestaat uit drie delen:
- Deel I: Identificerende informatie over de werknemer en de werkgever.
- Deel II: Informatie over het aanbod van de werkgever van collectieve ziektekostendekking.
- Deel III: Informatie over de zelfgefinancierde gezondheidsdekking van de werkgever (indien van toepassing), inclusief namen en sofi-nummers van de primaire inschrijver (bijv. werknemer) en zijn of haar gedekte afhankelijke personen.
Wanneer ging de nieuwe rapportageverplichting in?
De vereiste gold eerst voor informatie over het kalenderjaar 2015 en de rapportageformulieren moesten begin 2016 worden ingediend.
De formulieren voor 2017 (d.w.z., formulieren die informatie over het kalenderjaar 2017 rapporteren) moesten als volgt worden ingediend:
- 2017 Form 1095-C (werknemersverklaring): Due 2 maart 2018.
- 2017 Form 1094-C (doorzendingsformulier met kopieën van formulieren 1095-C): Due 28 februari 2018 (of 31 maart 2018, indien elektronisch ingediend).
De formulieren voor 2018 (d.w.z. formulieren die informatie over het kalenderjaar 2018 rapporteren) zijn als volgt verschuldigd:
- 2018 Formulier 1095-C (werknemersverklaring): Te wijten aan 4 maart 2019.
- 2018 Formulier 1094-C (overdrachtsformulier met kopieën van formulieren 1095-C): Due 28 februari 2019 (of 31 maart 2019, indien elektronisch ingediend).
Als de vervaldatum in een weekend of op een wettelijke feestdag valt, mag de werkgever op de eerstvolgende werkdag indienen.
Als de werkgever deel uitmaakt van een gecontroleerde groep, welke entiteit moet dan formulier 1095-C verstrekken?
Entiteiten die tot dezelfde gecontroleerde groep behoren, bijv, moedermaatschappijen/dochterondernemingen of zusterondernemingen onder gemeenschappelijke zeggenschap, worden samengeteld en hun gecombineerde aantal werknemers bepaalt of zij een LFE zijn. Zo ja, dan wordt elke entiteit in de gecontroleerde groep geacht een ALE te zijn en is zij onderworpen aan de rapportagevoorschriften. Elk van de entiteiten zal rapporteren onder zijn Werkgeversidentificatienummer (EIN).
Welke informatie is vereist om formulier 1095-C in te vullen?
Werkgevers moeten samenwerken met hun salarisadministrateurs en personeelsinformatiesysteembeheerders om te bepalen welke gegevenselementen nodig zijn om de formulieren 1095-C en 1094-C in te vullen. De mate van detail zal variëren afhankelijk van het aanbod van ziektekostenverzekeringen van de werkgever.
Alle ALE’s moeten basisinformatie rapporteren, vergelijkbaar met W-2-informatie:
- Werknemersnaam, sofi-nummer (SSN), adres.
- Werkgeversnaam, werkgeversidentificatienummer (EIN), adres, telefooncontact.
IRS-voorschriften bieden een algemene methode voor alle ALE’s om formulier 1095-C in te vullen. De algemene methode vereist het rapporteren van informatie over de voltijdse werknemer en de gezondheidsdekking (type, vereiste bijdrage) aangeboden aan die werknemer. Sommige werkgevers kunnen echter profiteren van een van de alternatieve (vereenvoudigde) methoden die in de regelgeving worden beschreven.
Voorbeeld, alternatieve methoden van rapportage zijn beschikbaar voor werkgevers die een in aanmerking komend aanbod van gezondheidsdekking aan werknemers voor alle 12 maanden hebben gedaan of voor werkgevers die betaalbare minimale waarde dekking aan ten minste 98 procent van de voltijdse werknemers (en hun kinderen) hebben aangeboden.
Werkgevers die geen zelfgefinancierd (zelfverzekerd) plan sponsoren, vullen deel I en II in met betrekking tot elke voltijdse werknemer. Personen die onder een groepsverzekeringsplan vallen, ontvangen ook rechtstreeks van de verzekeringsmaatschappij een formulier met betrekking tot de dekking.
Voor zelfgefinancierde werkgevers, welk type informatie is vereist om Formulier 1095-C in te vullen?
Werkgevers die een zelfgefinancierd (zelfverzekerd) gezondheidsplan sponsoren dat minimale essentiële dekking biedt, hebben aanvullende rapportageverplichtingen. Voor voltijdse werknemers vult de werkgever deel I en II van formulier 1095-C in. Als de voltijdwerknemer onder het zelfgefinancierde plan viel, vult de werkgever ook deel III in, met inbegrip van namen en SSN’s (of TIN’s) van alle gedekte afhankelijke personen.
Daarnaast moeten voor deeltijdwerknemers of niet-werknemers (bijv, COBRA-begunstigden) die onder het zelfgefinancierde plan vallen, vult de werkgever deel I, een deel van deel II en deel III in.
Zijn werkgevers zonder winstoogmerk of overheidswerkgevers (bijv. gemeenten, openbare schooldistricten) onderworpen aan de rapportagevereisten?
Ja, de rapportagevereisten zijn van toepassing op alle ALE’s, inclusief overheidswerkgevers. Werkgevers moeten de specifieke vereisten voor hun type organisatie met hun adviseurs doornemen.
Wat is formulier 1094-C?
Werkgevers dienen kopieën van de formulieren 1095-C met doorzendformulier 1094-C in bij de IRS. De werkgever geeft op formulier 1094-C aan of hij in aanmerking komt voor alternatieve (vereenvoudigde) rapportage. Werkgevers gebruiken dit formulier ook om te certificeren dat de werkgever in aanmerking komt voor transitieverlichting onder de ACA “play or pay” -regels, indien van toepassing.
Zijn werkgevers verplicht om elektronische indiening te gebruiken?
ALE’s moeten het formulier 1095-C op papier per post aan individuen verstrekken (tenzij de ontvanger uitdrukkelijk heeft ingestemd met het ontvangen van de informatie in een elektronisch formaat).
Voor formulier 1094-C en formulier 1095-C gelden vereisten om aangiften elektronisch in te dienen bij de IRS. Dit betekent dat ALE’s die 250 of meer informatieaangiften indienen, de aangiften elektronisch moeten indienen via het ACA Information Returns (AIR) -programma. (Merk op dat AIR een nieuw en apart systeem is uitsluitend voor ACA informatie aangiften. Andere IRS e-filing systemen, zoals voor W-2s, ondersteunen niet de ACA informatie aangiften). De 250-of-meer eis geldt afzonderlijk voor elk type aangifte.
Zijn er boetes voor het niet voldoen aan de informatie-rapportage eisen?
Ja, en de boetes kunnen aanzienlijk zijn. De boete bedraagt bijvoorbeeld $270 voor elk verzuim om een volledige aangifte in te dienen en voor elk verzuim om een volledig formulier aan een werknemer te verstrekken (tot een maximum van $3.000.000). Voor het verstrekken van onjuiste informatie kunnen lagere boetes worden opgelegd, mits de fout binnen bepaalde termijnen wordt gecorrigeerd. In het algemeen worden de maximumboetes verlaagd voor ALE’s met ontvangsten van minder dan $5.000.000. De IRS kan boetes wegens een redelijke reden intrekken.
Official Guidance:
De Internal Revenue Service (IRS) heeft definitieve formulieren en instructies vrijgegeven die moeten worden gebruikt voor de rapportage van Internal Revenue Code § 6055 en § 6056:
Voor 2018-rapportage (formulieren zijn begin 2019 verschuldigd):
- 2018 Formulier 1094-C, Employer-Provided Health Insurance Offer and Coverage.
- 2018 Formulier 1095-C, Transmittal of Employer-Provided Health Insurance Offer and Coverage Information Returns.
- Instructies voor 2018 Formulieren 1094-C en 1095-C.