De University of Arizona probeert reguliere stafmedewerkers die het beleid overtreden of onbevredigende prestaties leveren de kans te geven om te voldoen aan de eisen van de universiteit of de afdeling door middel van progressieve disciplinaire maatregelen.
Medewerkers worden geacht zich te houden aan de vastgestelde regels en het beleid van hun afdelingen, de universiteit en de Arizona Board of Regents. Om hen in staat te stellen dit te doen, moeten administratieve ambtenaren een duidelijk en redelijk afdelingsbeleid en prestatieverwachtingen ontwikkelen, de omstandigheden van duidelijke overtredingen van het beleid of de regels of onbevredigende prestaties onderzoeken alvorens disciplinaire maatregelen te nemen, en ervoor zorgen dat onmiddellijke, consistente disciplinaire maatregelen worden genomen.
De bedoeling van dit beleid is om een reeks progressieve disciplinaire maatregelen te gebruiken wanneer dit gepast is als middel om werknemers te helpen en aan te moedigen hun gedrag te corrigeren en bevredigende werkprestaties te bereiken. Bijzondere omstandigheden kunnen in sommige gevallen uitzonderlijk of eenmalig zijn en de bijbehorende disciplinaire maatregelen zullen worden getemperd of uitgebreid op grond van de feiten van de situatie. Overtredingen van de universiteitsregels tegen discriminatie en intimidatie; de hierin opgenomen Gedragsregels voor het Geclassificeerd Personeel; of andere ABOR-, universiteits-, en/of afdelingsregels of -beleid kunnen leiden tot specifieke disciplinaire maatregelen, waaronder ontslag.
Progressieve Discipline
Progressieve discipline is een reeks disciplinaire maatregelen, corrigerend van aard, die worden genomen om vaste medewerkers de gelegenheid te geven hun werkprestaties te verbeteren en zich te houden aan het afdelings- en universiteitsbeleid. Dergelijke maatregelen variëren van counseling/coaching, mondelinge en schriftelijke waarschuwingen, en disciplinaire proeftijd/disciplinaire schorsing zonder salaris, tot ontslag, zoals passend geacht door de verantwoordelijke administrateur.
De verantwoordelijke administrateur, bijgestaan door de Vice President & Chief Human Resources Officer, zal ook bepalen of bepaalde overtredingen van de Universitaire Gedragsregels voor Geklassificeerd Personeel en andere ABOR-, universiteits- en/of departementale regels of beleidslijnen ernstig genoeg zijn om onmiddellijke specifieke disciplinaire maatregelen te rechtvaardigen buiten de progressieve discipline om, met inbegrip van ontslag. Waar in dit handboek wordt verwezen naar “ernstige overtredingen”, wordt onder “ernstige overtredingen” verstaan: handelingen van ernstig wangedrag of gedrag die kunnen resulteren in letsel of verlies van leven, ledematen of eigendom; of aantasting van de werking van de universiteit; of veronachtzaming van het non-discriminatie- en anti-intimidatiebeleid.
Procedures
Counseling/coaching is de meest gebruikte methode om de werknemer te helpen bij het verbeteren van de werkprestaties of het naleven van regels en/of beleid. Counseling of coaching moet een coöperatieve poging zijn om het probleem vast te stellen en te corrigeren. Met uitzondering van ernstige gevallen van niet-naleving van de regels en het beleid, zoals bepaald door de verantwoordelijke administrateur, zullen disciplinaire maatregelen pas worden genomen nadat de pogingen tot counseling/coaching geen succes hebben gehad. De verantwoordelijke administrateurs worden aangemoedigd aantekeningen te maken van dergelijke pogingen tot counseling/coaching.
Waarschuwingen kunnen mondeling of schriftelijk zijn. Een schriftelijke waarschuwing wordt gebruikt voor ernstigere fouten, het niet voldoen aan de functie-eisen, of overtredingen van regels en/of beleidslijnen, zoals bepaald door de verantwoordelijke administrateur, of wanneer een mondelinge waarschuwing geen bevredigend resultaat heeft opgeleverd. In beide soorten waarschuwingen wordt vermeld wat het probleem (de problemen) is (zijn) en wat er moet worden gedaan om het te corrigeren. De verantwoordelijke administrateur die een mondelinge waarschuwing geeft, maakt aantekeningen van de datum en de inhoud van het gesprek en stelt de werknemer ervan in kennis dat een verslag wordt bijgehouden.
In een schriftelijke waarschuwing wordt uitdrukkelijk vermeld dat het om een “schriftelijke waarschuwing” gaat en dat verdere tuchtrechtelijke maatregelen zullen volgen als de werknemer er niet in slaagt een bevredigend prestatieniveau te bereiken. Een schriftelijke waarschuwing bevat ook een kennisgeving aan de werknemer dat de geschillenbeslechtingsprocedure erop van toepassing is.
Disciplinaire maatregelen zijn van tweeërlei aard, tuchtrechtelijke proeftijd en tuchtrechtelijke schorsing, en worden toegepast wanneer een voorafgaande waarschuwing geen bevredigend resultaat oplevert bij het corrigeren van tekortkomingen in de prestaties of van gedrag dat niet in overeenstemming is met de gedragsregels van de universiteit/het departement of wanneer de verantwoordelijke administrateur bepaalt dat een overtreding van een regel en/of beleid ernstig genoeg is om een dergelijke maatregel te rechtvaardigen zonder voorafgaande toepassing van een minder strenge tuchtmaatregel.
Disciplinaire proeftijd is voor een bepaalde periode, niet minder dan 1 maand en niet meer dan 6 maanden, gedurende welke de prestaties of het gedrag van de werknemer nauwlettend in de gaten worden gehouden in een poging om verbetering of verandering te bewerkstelligen. Een disciplinaire proeftijd is gewoonlijk van toepassing op onbevredigende werkprestaties of problemen in verband met de betrouwbaarheid, zoals een onbevredigende aanwezigheid, en houdt de stilzwijgende verplichting in om de werknemer voor de duur van de disciplinaire proeftijd in dienst te houden. Indien zich echter tijdens een disciplinaire proeftijd nieuwe problemen voordoen of de prestaties tijdens deze periode aanzienlijk afnemen, kan onmiddellijk ontslag volgen.
Disciplinaire proeftijd wordt ingeleid door een memorandum aan de werknemer dat expliciet het volgende bevat:
- Inclusieve data van de proeftijd.
- Specifieke aard van probleem(en) die tot proeftijd leiden, met inbegrip van specifieke voorbeelden van incidenten voor elk probleem.
- Vereiste corrigerende maatregelen, met inbegrip van specifieke en redelijke normen met betrekking tot de tekortkomingen die zijn geschetst in #2, hierboven.
- De gevolgen van het niet corrigeren van het (de) probleem(en) binnen de disciplinaire proeftijdperiode.
- Melding dat ontslag op staande voet kan volgen indien zich binnen de proeftijd nieuwe tekortkomingen voordoen.
- Melding van het recht van de werknemer om tegen de proeftijd in beroep te gaan door middel van de procedure voor de beslechting van geschillen onder het personeel.
Een afschrift van dit memorandum wordt verstrekt aan de afdeling Personeelszaken.
Disciplinaire schorsing is de tijdelijke vrijstelling van dienst van een reguliere geclassificeerde personeelslid voor maximaal 30 kalenderdagen zonder salaris en is van toepassing wanneer de verantwoordelijke administrateur bepaalt dat een overtreding(en) of herhaling van overtreding(en) van ABOR-, universiteits-, en/of departementale regels en beleid ernstig genoeg is om schorsing te rechtvaardigen. Deze maatregel moet worden voorafgegaan door een vergadering voorafgaand aan de schorsing zonder behoud van salaris, overeenkomstig het beleid inzake voor ontslag of schorsing zonder salaris. Indien het gedrag van een werknemer met een vast dienstverband meer dan twee schorsingen binnen een periode van twee jaar rechtvaardigt, wordt ontslag overwogen.
De werknemer wordt schriftelijk van de disciplinaire schorsing in kennis gesteld, met een afschrift aan de afdeling Personeelszaken, met vermelding van het volgende:
- Reden voor de disciplinaire schorsing.
- Verwijzing naar en conclusies van de aan de schorsing voorafgaande vergadering.
- Inclusieve data van de schorsing.
- Het recht van de werknemer om tegen de maatregel in beroep te gaan via de procedure voor geschillenbeslechting voor het personeel (beleid CSM 406.0).
- Aanzegging aan de werknemer dat het niet terugkeren naar het werk op de eerste geplande werkdag na de schorsing zal leiden tot ontslag.
Een disciplinaire schorsing gegeven aan een EXEMPT-werknemer moet voor volledige werkdagen zijn.
Onderzoekschorsing is de tijdelijke vrijstelling van dienst voor maximaal vijf (5) werkdagen van een reguliere werknemer met behoud van salaris om een onderzoek mogelijk te maken naar kennelijk ernstige overtredingen van ABOR-, universiteits- en/of departementale regels of beleid. Wanneer de omstandigheden dit rechtvaardigen, zoals bepaald door de Vice President & Chief Human Resources Officer of een door hem aangewezen persoon, kunnen verlengingen worden toegestaan in stappen van maximaal vijf (5) werkdagen. Verzoeken om dergelijke verlengingen, met inbegrip van een rechtvaardiging voor het verzoek, moeten schriftelijk worden gericht aan de Vice President & Chief Human Resources Officer. Na afloop van het onderzoek kan de werknemer ongestraft weer aan het werk gaan, disciplinair worden geschorst, worden ontslagen of aan een gematigder tuchtmaatregel worden onderworpen, naargelang de omstandigheden zulks door de verantwoordelijke administrateur wenselijk achten. De feiten rond de onderzoekschorsing worden gedocumenteerd met een kopie voor de werknemer en de afdeling Personeelszaken.
Ontslag is de onvrijwillige beëindiging (anders dan een afvloeiing/inkrimping van het personeelsbestand) van een werknemer door een verantwoordelijke administrateur. Een niet-gepromoveerde regelmatige werknemer wordt niet ontslagen tenzij er sprake is van een ernstige overtreding of herhaalde overtredingen van ABOR-, universiteits- en/of afdelingsregels of -beleid, of een niet gecorrigeerde tekortkoming in het voldoen aan de functie-eisen. Voorafgaand aan het besluit tot ontslag van een Regulier Personeelslid dat geen proeftijd heeft, wordt een ontslagvergadering gepland.
Als de omstandigheden het niet mogelijk maken contact op te nemen met de afdeling Personeelszaken, of als er onvoldoende tijd is om het incident of de antecedenten van de werknemer te beoordelen, kan de werknemer op onderzoeksschorsing worden gesteld.
Na de bovenstaande stappen wordt de getroffen werknemer schriftelijk in kennis gesteld van:
- De reden voor het ontslag.
- De feiten van en conclusies getrokken uit de aan het ontslag voorafgaande vergadering.
- De ingangsdatum van het ontslag.
- Het recht van de werknemer om tegen de actie in beroep te gaan door een verzoek tot geschillenbeslechting in te dienen.
De juiste loonstrookjes worden tijdig verwerkt om ervoor te zorgen dat elke ontslagen werknemer alle verschuldigde lonen ontvangt binnen zeven werkdagen na de ontslagdatum of op de eerstvolgende reguliere betaaldag, als die eerder valt. Dit tijdsbestek kan korter zijn voor werknemers van buiten de staat.