Designing and Using Custom Forms in Microsoft Outlook 2013

• Overzicht van standaardformulieren, itemtypen, en berichtklassen

• Aangepaste formulieren maken op basis van standaardformulieren

• Aangepaste formulieren maken vanuit het niets

• Meervoudige formulieren maken

• Besturingselementen toevoegen en rangschikken

• Afbeeldingen toevoegen aan formulieren

• Gebruiker gedefinieerde velden toevoegen

• Gebruiker gedefinieerde velden toevoegen

• Gebruiker gedefinieerde velden toevoegen

• Gebruiker gedefinieerdegedefinieerde velden

• Formulieren publiceren en delen

• Functioneel gebruik van formulieren

Even zonder aangepaste programmering, Microsoft Outlook 2013 biedt een uitstekende set functies. Veel organisaties hebben niets meer nodig dan wat Outlook 2013 direct uit de doos biedt. Anderen hebben echter speciale behoeften waarin Outlook 2013 niet voorziet, misschien vanwege de manier waarop deze organisaties zaken doen of vanwege specifieke vereisten in hun specifieke branche. In dergelijke gevallen hebt u ruime mogelijkheden om de functionaliteit van Outlook 2013 uit te breiden door middel van aangepast ontwerp en programmering.

U wilt bijvoorbeeld enkele velden toevoegen aan uw berichtenformulieren of uw formulieren voor vergaderverzoeken. Misschien wilt u een eenvoudigere manier voor gebruikers om samenvoegbewerkingen uit te voeren met Microsoft Word 2013 en Outlook 2013-contactlijsten. Misschien wilt u gewoon uw formulieren verfijnen om uw bedrijfslogo, speciale instructies of waarschuwingen voor gebruikers toe te voegen.

Wat uw situatie ook is, u kunt eenvoudig wijzigingen aanbrengen in de bestaande Outlook 2013-formulieren, of u kunt zelfs nieuwe formulieren ontwerpen. De wijzigingen die u aanbrengt, kunnen eenvoudig of complex zijn: u kunt een of twee velden toevoegen aan het standaard contactformulier, of u kunt een aanzienlijke hoeveelheid programmacode toevoegen om Outlook 2013 aangepaste taken te laten uitvoeren of te laten samenwerken met andere systeemtoepassingen van Microsoft Office 2013. Dit hoofdstuk helpt u op de goede weg door uit te leggen hoe Outlook 2013 formulieren gebruikt en hoe u deze kunt aanpassen aan uw behoeften. Als u niet vertrouwd bent met programmeren met Microsoft Visual Basic for Applications (VBA), hoeft u zich geen zorgen te maken: u kunt veel bereiken met aangepaste formulieren zonder ook maar één regel programmacode te schrijven.

Formulieren zijn zo’n normaal onderdeel van alles wat we op computers doen, dat we ze soms als vanzelfsprekend beschouwen. Het is echter nog steeds zo dat veel programma’s die overal ter wereld worden gebruikt, alleen toegankelijk zijn via schermen met monochrome tekst en raadselachtige menu’s met vreemde codes en indieningsreeksen. Met hun veelzijdigheid en gebruiksgemak bieden formulieren een revolutionaire aanpak, en u kunt hun kracht ontgrendelen met enkele muisklikken en wat degelijke planning. In dit hoofdstuk wordt ingegaan op het gebruik van Outlook 2013-formulieren als onderdeel van een softwareoplossing voor individuele computerbehoeften. Ook wordt ingegaan op de soorten formulieren die u kunt wijzigen en maken en hoe de formulieren worden gemaakt, gepubliceerd en opgeslagen.

Met Outlook 2013 kunt u twee basisstrategieën voor formulierontwikkeling gebruiken. De eerste is het gebruiken of wijzigen van een standaardformulier. Of u maakt uw eigen formulier helemaal opnieuw. Bij beide strategieën is het belangrijk om te onthouden dat u gebeurtenissen programmeert die specifiek zijn gekoppeld aan het betreffende item, niet aan de Outlook 2013-toepassing in het algemeen. Met andere woorden, wanneer u code achter uw formulier plaatst, hebt u te maken met gebeurtenissen die betrekking hebben op het item dat wordt weergegeven door het formulier. Bijvoorbeeld, als je een formulier ontwerpt om een aangepast e-mail bericht te maken, zou je waarschijnlijk een algemene gebeurtenis programmeren genaamd Item_Send, die optreedt wanneer het item (het bericht) wordt verzonden. Je zou het formulier niet kunnen programmeren om te reageren op een event dat vuurt (dat wil zeggen, optreedt of wordt uitgevoerd) wanneer het item specifiek van de Outbox naar de Inbox van een andere gebruiker wordt verzonden of wanneer de weergave van de gebruiker van de ene map naar de andere verandert. Dit komt doordat u bij het ontwikkelen van formulieren alleen toegang hebt tot de gebeurtenissen die aan het betreffende item zijn gekoppeld.

Overzicht van standaardformulieren, itemtypen en berichtklassen

Outlook 2013 maakt gebruik van een combinatie van formulieren, itemtypen en berichtklassen als basiscomponenten. Hoewel u van geen van deze drie componenten veel hoeft te begrijpen om Outlook 2013 te kunnen gebruiken, moet een ontwikkelaar ze wel redelijk goed begrijpen. Het is duidelijk dat hoe meer u weet, hoe krachtiger uw op Outlook 2013 gebaseerde oplossing zal zijn.

Outlook-formulieren

Outlook 2013 biedt tal van vooraf gedefinieerde formulieren die u kunt gebruiken als de basis van uw op formulieren gebaseerde oplossing. Deze standaardformulieren omvatten het volgende:

• Afspraakformulier

• Contactformulier

• Distributielijstformulier

• Vergaderingsaanvraagformulier

• Berichtformulier

• Notitie formulier

• Postformulier

• RSS-artikelformulier

• Taakformulier

• Taakverzoekformulier

Zoals deze lijst met Outlook 2013-formulieren aangeeft, worden de basistypen items die beschikbaar zijn in een typische Outlook 2013-installatie elk weergegeven door een bijbehorend formulier. De Outlook 2013-formulieren in deze lijst komen overeen met de formulieren waarmee u dagelijks werkt, zodat u niet met een lege lei begint wanneer u een formulier voor eigen gebruik wilt aanpassen.

Elk van deze formulieren wordt geleverd met ingebouwde gebruikersinterface-elementen en bijbehorende functionaliteit. Het afspraakformulier in Figuur 27-1 bijvoorbeeld heeft interface-elementen en functies die te maken hebben met het maken van afspraken, zoals het genereren van herinneringen en het regelen van de agendaweergave. Het contactformulier is daarentegen ontworpen voor het toevoegen of wijzigen van contactgegevens.

Outlook-itemtypen

Er zijn verschillende basis-itemtypen die deel uitmaken van een Outlook 2013-installatie. Onder de Office 2013 VBA-itemtypen die u kunt gebruiken, bevinden zich de volgende die specifiek zijn voor Outlook 2013:

• MailItem

• ContactItem

• TaskItem

• AppointmentItem

• PostItem

• NoteItem

Deze itemtypen vertegenwoordigen ingebouwdein functionaliteit. Als u Outlook 2013 ooit hebt gebruikt om een e-mailbericht op te stellen of een afspraak aan uw agenda toe te voegen, hebt u van deze functionaliteit geprofiteerd. Van bijzonder belang is het feit dat deze functionaliteit voor u toegankelijk is wanneer u aangepaste oplossingen ontwikkelt met Outlook 2013. Outlook 2013 biedt overeenkomstige formulieren voor elk van deze itemtypen, en deze standaardformulieren zijn ontworpen met gedragingen die direct verband houden met de itemtypen die ze vertegenwoordigen. U kunt het gedrag van deze formulieren uitbreiden en alle functies en eigenschappen van de itemtypen gebruiken, waarvan sommige niet worden weergegeven in de standaardformulieren. Bovendien kunt u Outlook 2013 uitbreiden met de functionaliteit van andere Microsoft Office-toepassingen, zoals Microsoft Word 2013, Microsoft Excel 2013, Microsoft InfoPath 2013, Microsoft PowerPoint 2013, Microsoft Project 2013, Microsoft Visio 2013 en elke toepassing of elk besturingselement dat een programmatische Component Object Model (COM)-interface biedt.

Outlook-berichtklassen

Hoewel formulieren en itemtypen de basiselementen zijn die u moet begrijpen om een aangepaste Outlook 2013-oplossing te maken, is het handig om te weten wat een berichtklasse is en hoe deze betrekking heeft op Outlook 2013-formulierontwikkeling. Een berichtklasse vertegenwoordigt voor Outlook 2013 intern wat een itemtype voor een gebruiker of ontwikkelaar extern vertegenwoordigt. Met andere woorden, wanneer een gebruiker een e-mail opent vanuit de Inbox, is dat bericht een MailItem. Intern, echter, noemt Outlook 2013 het met een andere naam: IPM.Note. IPM (wat staat voor interpersoonlijk bericht) is een overblijfsel van eerdere generaties van Microsofts berichtensystemen. Alle berichten in Outlook 2013 zijn representaties van een soort IPM. Een agenda-afspraak is bijvoorbeeld een IPM.Appointment. De lijst met standaard berichtklassen bevat de volgende:

Wederom, tenzij u een redelijk geavanceerde samenwerkingsoplossing ontwikkelt, zullen deze berichtklassen niet vaak opduiken. Als u echter begrijpt wat ze betekenen voor Outlook 2013, helpt dit u bij het gebruik van het programma en bij het ontwikkelen van Outlook 2013-oplossingen.