Sie haben die Arbeit für einen Kunden abgeschlossen, die Rechnung abgeschickt und warten nun einfach auf die Zahlung. Als Geschäftsinhaber gehört das Versenden von Zahlungserinnerungen zur Realität eines Unternehmens, das seinen Kunden Kredite gewährt.
Auch der sorgfältigste Geschäftsinhaber kann den Umgang mit verspäteten Zahlungen nicht ganz vermeiden, aber es gibt einige Schritte, die Sie unternehmen können, um diese verspäteten Rechnungen einzutreiben – oder noch besser, um verspätete Zahlungen von vornherein zu vermeiden.
Zahlungserinnerungen: Seien Sie proaktiv
5 Zahlungserinnerungs-E-Mails
Was zu tun ist, wenn Sie immer noch keine Antwort erhalten haben
Zahlungserinnerungen: Seien Sie proaktiv
Vermeiden Sie verspätete Zahlungen von vornherein: Wie das Sprichwort sagt, ist die beste Offensive eine gute Defensive, und der beste Weg, um verspätete Zahlungen zu verhindern, ist eine gute Kreditpolitik zu haben. Als Geschäftsinhaber sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Richtlinien nicht so nachsichtig sind, dass sie zu ständigen Zahlungsverzögerungen führen, aber auch nicht so streng, dass Sie Geschäfte an Konkurrenten verlieren. Hier sind einige Tipps für die Einrichtung Ihrer Kreditpolitik:
Prüfen Sie die Konkurrenz.
So wie Sie Ihre Konkurrenz betrachten, um Dienstleistungen und Preise zu vergleichen, finden Sie heraus, wie sie die Kreditvergabe an ihre Kunden handhaben. Wenn ein Konkurrenzunternehmen bessere Kreditbedingungen hat, zieht es möglicherweise mehr Kunden an. Übertreiben Sie es nicht mit dem Versuch, die Konditionen eines Mitbewerbers auszustechen – versuchen Sie stattdessen, sie zumindest anzugleichen, wenn es Sinn macht.
Kredit nicht über Ihre Gewinnspanne hinaus verlängern.
Bieten Sie nur das an, was Sie sich innerhalb Ihrer Gewinnspanne leisten können – Sie wollen sichergehen, dass Sie zumindest Ihre Ausgaben gedeckt haben. Eine Anzahlung zu verlangen, ist ebenfalls eine gute Idee.
„Wenn Sie einen Teil des Geldes im Voraus kassieren, selbst wenn es nur ein winziger Betrag ist, ist es viel wahrscheinlicher, dass Sie rechtzeitig bezahlt werden“, sagt Roger Weiss, ein Kredit- und Inkassoexperte aus St. Louis.
Untersuchen Sie, bevor Sie einen Kredit anbieten.
Erledigen Sie im Vorfeld einige Hausaufgaben über Ihren Kunden, um spätere Kopfschmerzen zu vermeiden. Sie sollten einen detaillierten Kreditantrag haben, der Ihre Kreditpolitik beinhaltet, einschließlich der Konsequenzen bei Zahlungsverzug (wie Zinsen und Gebühren).
Ihr Kreditantrag sollte Folgendes von Ihrem Kunden verlangen:
- Name des Unternehmens, Adresse, Telefon- und Faxnummer
- Namen, Adressen und Sozialversicherungsnummern der Geschäftsinhaber
- Art des Unternehmens (Aktiengesellschaft, Personengesellschaft, Einzelunternehmen)
- Branche
- Anzahl der Mitarbeiter
- Bankreferenzen
- Zahlungsreferenzen
- Geschäfts-/Personenkonkursgeschichte
- Andere Namen, unter denen das Unternehmen Geschäfte macht
- Eine persönliche Bürgschaft des Geschäftsinhabers, Sie zu bezahlen, wenn sein Unternehmen nicht zahlen kann
Ziehen Sie auch eine geschäftliche Kreditauskunft in Betracht, insbesondere, wenn Sie einen großen Kreditbetrag gewähren möchten. Drei wichtige Agenturen liefern Kreditwürdigkeitswerte für Unternehmen – Experian, Equifax und Dun & Bradstreet – und Sie können von jeder dieser Agenturen gegen eine Gebühr einen vollständigen Kreditbericht für Unternehmen anfordern.
Beauftragen Sie einen Anwalt.
Sie sollten auch mit einem Wirtschaftsanwalt zusammenarbeiten, der sich mit Inkassopraktiken auskennt und alle Ihre kreditbezogenen Unterlagen jährlich überprüfen kann, so Weiss.
Ihre Unterlagen sollten Ihre Richtlinien klar darlegen, einschließlich dessen, was passiert, wenn jemand zu spät zahlt. Sie können diese Bedingungen auch in Ihrem Vertrag oder Auftragsschreiben festhalten. Das ist besonders wichtig, wenn Sie Gebühren für verspätete Zahlungen oder Anwaltskosten von einem Kunden verlangen, wenn eine Situation eskaliert, sagte Helena Swyter, eine in Chicago ansässige Buchhalterin.
Fügen Sie Details in Ihre Rechnungen ein.
Ihre Rechnung sollte die von Ihnen erbrachten Dienstleistungen oder Produkte und die Rückzahlungsbedingungen klar auflisten, einschließlich:
- Beschreibung der geleisteten Arbeit, einschließlich der geleisteten Arbeitsstunden, der bestellten Artikel, etc.
- Gesamtbetrag, der fällig ist
- Datum, an dem das Geld fällig ist
- Zahlungsbedingungen – einschließlich Rabatten, wenn der Kunde die Rechnung vorzeitig bezahlt – und Informationen darüber, ob für verspätete Zahlungen Zinsgebühren anfallen
- Methoden der akzeptierten Zahlung
- Kontaktinformationen, für den Fall, dass der Kunde Fragen zu seiner Rechnung hat
5 Zahlungserinnerungs-E-Mails
Eine verspätete Zahlung anzufordern ist unangenehm, aber fühlen Sie sich deswegen nicht schlecht. Die beste Praxis ist, höflich, fest, professionell und konsequent in Ihrer Kommunikation zu sein. Wenn Sie einen Plan haben, wie Sie mit verspäteten Zahlungen umgehen, nimmt das einiges an Stress aus der Situation heraus.
Senden Sie die erste Kopie einer Rechnung über den U.S. Postal Service und per E-Mail, empfiehlt Weiss. Und gehen Sie nicht davon aus, dass Ihr Kunde Ihre Rechnung erhalten hat – heutzutage überprüfen viele Leute ihre E-Mail-Spam-Ordner nicht, und Ihre Rechnung könnte dort gelandet sein. Gehen Sie den E-Mails nach, rufen Sie ein oder zwei Mal an – und schicken Sie eventuell eine SMS. Das Wichtigste ist, dass Sie Ihren Kunden kennen: Manche Menschen empfinden eine Textnachricht als aufdringlich, während andere sie durchaus akzeptabel finden – oder sogar bevorzugen.
Hier sind fünf Vorlagen für Zahlungs-E-Mails, die Sie verwenden können, um verspätete Zahlungen anzufordern. Stellen Sie sicher, dass Sie eine Kopie der Rechnung an die E-Mail anhängen, damit Ihr Kunde nicht danach suchen muss.
1. Erste Rechnungserinnerung
Sie müssen nicht warten, bis eine Zahlung verspätet ist, um sich an Ihren Kunden zu wenden. Eine gute Möglichkeit, verspätete Zahlungen zu vermeiden, ist, sieben Tage vor Fälligkeit eine kurze, freundliche E-Mail über die Rechnung zu senden. Dies ist ein guter Weg, um Kunden in Erinnerung zu rufen, sicherzustellen, dass sie die Rechnungen erhalten haben und ihnen die Möglichkeit zu geben, alle Fragen zu stellen, die die Zahlung verzögern könnten.
Sehr geehrter John Smith:
Danke nochmals für Ihr Geschäft. Dies ist eine Erinnerung daran, dass die Zahlung für die Rechnung Nr. 12304 nächste Woche am Freitag, den 10. Oktober, fällig wird.
Bitte nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um die Rechnung durchzusehen, wenn Sie die Möglichkeit haben, und lassen Sie uns wissen, wenn Sie irgendwelche Fragen haben. Sie können mich auch unter 555-499-0048 erreichen. Wir hoffen, dass Ihnen Ihre neuen Jalousien gefallen!
Danke!
Jane Q. Public
2. E-Mail-Erinnerung am Tag der Fälligkeit
Sie sollten Ihre zweite E-Mail am Tag der Fälligkeit senden und kurz – und freundlich im Ton – bleiben, denn technisch gesehen ist die Zahlung nicht verspätet. Diesmal können Sie etwas mehr Informationen einfügen, wie z.B. den Rechnungsbetrag.
Sehr geehrter Herr Müller:
Dies ist nur eine Erinnerung, dass Ihre Rechnung #12304 über 7.000 $ heute fällig ist. Sie können die Zahlung auf das in der beigefügten Rechnung angegebene Konto überweisen.
Bei Fragen können Sie mich gerne kontaktieren. Sie können mich auch telefonisch unter 555-499-0048 erreichen. Wir freuen uns über Ihr Interesse.
Danke!
Jane Q. Public
3. Zahlungserinnerung per E-Mail, nachdem die Zahlung eine Woche überfällig ist
Wenn die Zahlung eine Woche überfällig ist, senden Sie eine weitere E-Mail – und rufen Sie den Kunden an. Der Anruf dient dazu, sich zu vergewissern, dass der Kunde die vorherigen E-Mails oder Briefe tatsächlich erhalten hat und dass er die Rechnung zu bezahlen gedenkt.
Sehr geehrter John Smith:
Unsere Unterlagen zeigen, dass wir noch keine Zahlung von 7.000 $ für die Rechnung Nr. 12304 erhalten haben, die am 10. Oktober fällig war. Ich habe die Rechnung an diese E-Mail angehängt, falls Sie sie verlegt haben. Ich wäre Ihnen dankbar, wenn Sie in Ihren Unterlagen nachsehen könnten, ob Sie die Zahlung überwiesen haben.
Bei Fragen können Sie mich gerne kontaktieren. Sie können mich auch telefonisch unter 555-499-0048 erreichen.
Danke,
Jane Q. Public
4. E-Mail-Mahnung nach zwei Wochen Zahlungsverzug
Wenn Sie diese E-Mail senden, wiederholen Sie die Rechnungsnummer, den ausstehenden Zahlungsbetrag und alle Kontaktinformationen und listen Sie alle Versuche auf, den Kunden zuvor wegen der Zahlung zu kontaktieren. Ziehen Sie in Erwägung, den Kunden noch einmal anzurufen oder ihm eine SMS zu schicken.
Zu diesem Zeitpunkt können Sie nicht automatisch davon ausgehen, dass der Kunde Ihren Bemühungen, die Zahlung einzutreiben, absichtlich ausweicht, aber Sie können einen strengeren Ton anschlagen.
Sehr geehrter John Smith:
Ich habe Ihnen eine Sprachnachricht hinterlassen und Ihnen mehrere E-Mails geschickt, um Sie daran zu erinnern, die Rechnung Nr. 12304 über 7.000 $ zu bezahlen, die vor zwei Wochen fällig war.
Ich habe eine Kopie der Originalrechnung beigefügt. Bitte lassen Sie mich wissen, wenn Sie Fragen zur Zahlung haben. Können Sie mich auch wissen lassen, dass Sie diese E-Mail erhalten haben?
Danke,
Jane Q. Public
5. E-Mail-Erinnerung nach einem Monat Zahlungsverzug
Bei einem Zahlungsverzug von 30 Tagen ist es eine gute Idee, die Konsequenzen des Zahlungsverzugs in Ihrer E-Mail zu erwähnen. Sie sollten immer noch höflich sein, aber viel direkter um die Zahlung bitten.
Sehr geehrter John Smith:
Dies ist eine weitere Erinnerung, dass wir noch keine Zahlung für die Rechnung #12304 über $7.000 erhalten haben – Ihre Zahlung ist 30 Tage überfällig. Gemäß unseren Kreditbedingungen können wir Ihnen für jede Zahlung, die mehr als 30 Tage zu spät eingeht, zusätzliche Zinsen berechnen. Ich habe eine Kopie der Rechnung für Sie beigefügt.
Sie können mich gerne kontaktieren, wenn Sie Fragen haben. Wenn nicht, schicken Sie mir bitte sofort die Zahlung.
Danke,
Jane Q. Public
Was tun, wenn Sie immer noch keine Antwort erhalten haben
Wenn Sie nach mehreren E-Mails und ein oder zwei Anrufen keine Zahlung erhalten haben, müssen Sie entscheiden, wie Sie die Situation eskalieren. Das hängt zum Teil von Ihrer Beziehung zu dem Kunden ab. Wenn Sie eine langjährige Beziehung zu diesem Kunden haben und er regelmäßig zu spät kommt, aber letztendlich immer zahlt, sollten Sie ihm etwas Spielraum geben – obwohl Sie auch überlegen sollten, ob es den Ärger wert ist, einen solchen Kunden zu behalten.
Wenn der Kunde fast immer pünktlich zahlt, sollten Sie Ihre Vorgehensweise ändern. Ist es möglich, dass er die Rechnung nicht bekommen hat oder jemand anderen mit der Zahlungsabwicklung beauftragt hat? Hatten sie eine Art Notfall?
Weiss warnte jedoch davor, Ihre Kreditrichtlinien so konsequent wie möglich zu halten: „Das Größte, was Gläubiger tun können, um sich selbst zu helfen, ist zu definieren, was sie tun werden und sich daran zu halten. Zögern Sie nicht, es wird Ihnen Ärger einbringen.“
Weniger als 90 Tage Verzug
Zwischen 30 und 90 Tagen können Sie weichere – aber immer noch direkte – Ansätze versuchen. Eine Möglichkeit ist das Versenden eines Mahnschreibens von einem Anwalt per Einschreiben, schlug Swyter vor. Ungefähr nach 60 Tagen sollten Sie in Erwägung ziehen, mit einer professionellen Kredit- und Inkassofirma zusammenzuarbeiten, so Weiss. Das ist zwar mit Kosten verbunden, könnte aber zu besseren Ergebnissen führen.
Eine Zahlung an ein Inkassobüro zu schicken, sollte der letzte Ausweg sein, und Weiss empfiehlt, dies nie zu tun, bevor die Zahlung 90 Tage überfällig ist. Davor sollten Sie Methoden verwenden, die keine Meldung der ausstehenden Zahlung an die Kreditbüros beinhalten.
Mehr als 90 Tage zu spät
An der 90-Tage-Marke ist es Zeit, die Dinge an das Inkasso zu übergeben, so Weiss. Aber rechnen Sie erst einmal durch – je nach Rechnungsbetrag lohnt sich der Aufwand für ein Inkassobüro vielleicht nicht.
Leider können die meisten kleinen Unternehmen unbezahlte Rechnungen nicht abschreiben. Das liegt daran, dass sie oft die Bargeld-Methode der Buchhaltung verwenden, was für Steuerzwecke bedeutet, dass Sie nur Einnahmen und Ausgaben melden würden, wenn das Geld den Besitzer wechselt, sagte Swyter.
„Da Sie nie das Einkommen aus der unbezahlten Rechnung erhalten haben, gibt es nichts abzuschreiben“, sagte sie. Sie können jedoch Ausgaben absetzen, die Ihnen im Zusammenhang mit der Arbeit oder dem Versuch, die Rechnung einzutreiben, entstanden sind. Wenn Sie zum Beispiel Stoffmuster gekauft haben, um sie dem Kunden zu zeigen, oder ein Taxi genommen haben, um den Kunden zu treffen, können Sie diese Ausgaben abschreiben.