Ein Warenrücksendegenehmigungssystem (RMA) ist eine Strategie zur Verwaltung von Produktrücksendungen über Ihren Online-Shop. Es besteht in der Regel aus einem Formular, das der Kunde mit dem Grund für die Rücksendung einreicht, woraufhin eine Dokumentation (wie ein Versandetikett) generiert wird, um die Rücksendung des Kunden zu beschleunigen. Ein RMA-System hilft Ihnen auch dabei, die Rücksendungen zu verfolgen, die in Frage kommenden Artikel wieder in Ihren Bestand aufzunehmen und die finanziellen Auswirkungen der Rückerstattung auf Ihren Gesamtumsatz zu verfolgen.
Warum brauchen Online-Shops RMA-Systeme?
Produktrücksendungen mögen wie ein lästiger Teil des E-Commerce-Geschäfts erscheinen, aber sie sind tatsächlich ein entscheidender Teil dafür, wie Ihr Online-Shop einen starken, loyalen Kundenstamm aufbaut. Der Versuch, Rücksendungen von Fall zu Fall manuell zu verwalten, ist ohne einen formalisierten Prozess zur Vereinfachung des Managements nahezu unmöglich – und genau das leistet ein RMA-System.
Wie Sie mit Rücksendungen umgehen, kann über Erfolg oder Misserfolg Ihres Rücksendegeschäfts entscheiden. Auch langjährige Kunden können gute Gründe haben, Käufe zurückzugeben.
RMA-Systeme umfassen in der Regel die RMA selbst (eine Art Dokumentation, die der Kunde ausfüllt, um die Rücksendung zu rechtfertigen), ein ausdruckbares Rücksendeetikett, das an den Kunden geschickt wird, und ein Backend-Verarbeitungssystem, das mit Ihrem Inventarsystem verbunden ist. Jedes Mal, wenn jemand etwas zurückgibt, muss es sofort im System erfasst werden, damit Ihre Bücher die Rückgabe widerspiegeln. Der beste Weg, dies zu tun, ist, den gesamten Prozess zu automatisieren, so dass Kunden die Rücksendung online initiieren können, so dass Sie sie verfolgen können, ohne die Nummern manuell ändern zu müssen.
Wie richten Sie ein RMA-System ein?
Für die meisten E-Commerce-Software, ein voll funktionsfähiges RMA-System wird ein integriertes Modul oder eine Funktion der Plattform sein. Sie müssen bestimmte Parameter für Ihre Rücksendungen festlegen, wie z.B.:
- Die Anzahl der Tage, in denen ein Produkt zurückgegeben werden kann
- Auswahlmöglichkeiten für die Rückerstattung durch den Kunden (z.B. Bargeld, Umtausch oder Ladenguthaben)
- Gründe, die der Kunde für die Rückgabe des Artikels wählen kann (kaputt, falsche Größe, etc.)
Wenn Sie keine herkömmliche E-Commerce-Plattform verwenden, müssen Sie möglicherweise den Plug-in-Store Ihres CMS durchforsten, um das zu finden, wonach Sie suchen.
Was passiert, wenn ein Kunde eine Rücksendung veranlasst?
Sobald eine Rücksendung über ein Selbstbedienungs-RMA-System veranlasst wird, sollte Ihr Kunde eine Bestätigungs-E-Mail mit einem ausdruckbaren Rücksendeetikett erhalten, damit er den Artikel innerhalb eines bestimmten Zeitraums an Sie zurücksenden kann. Abhängig von Ihrem Geschäftsmodell können Sie die Rückerstattung entweder sofort gewähren oder warten, bis Sie den Artikel erhalten haben. Sobald Sie die Rücksendung erhalten haben, fügen Sie den Artikel wieder zu Ihrem Bestand hinzu.
Wenn alles reibungslos verläuft, haben Sie sich vielleicht einen zurückkehrenden Kunden verdient und negative Bewertungen vermieden!