Viele neue Personalverantwortliche sind sich nicht sicher, was eine Pre-Adverse Action Notice ist. Wenn sich der Arbeitgeber während des Einstellungsprozesses weigert, die Bewerbung eines Kandidaten anzunehmen, spricht man von einer Adverse Action. Unternehmen ergreifen solche Maßnahmen in Übereinstimmung mit den Informationen, die in einem Hintergrundprüfungsbericht enthalten sind, der ihnen möglicherweise irgendeinen Schaden zufügen oder ihren Ruf schädigen könnte.
Das kann nicht nur die Verweigerung einer Beschäftigung bedeuten, sondern auch die Verweigerung einer Versetzung oder einer Beförderung. Pre-Adverse und Adverse Action Notices sind Teil eines Verfahrens, um den Befragten darüber zu informieren, dass das Unternehmen es ablehnt, den Prozess der Beschäftigung weiter voranzutreiben.
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Einen Background Check bei einem Kandidaten durchzuführen und ein negatives Feedback zu erhalten, kann schrecklich sein. Doch was ist in so einer Situation zu tun? Die Lösung für ein solches Problem mag einfach erscheinen, nämlich den Kandidaten abzulehnen und mit der Prüfung anderer Kandidaten fortzufahren. Dies könnte jedoch gleichbedeutend damit sein, einen Rechtsstreit zu riskieren.
Arbeitgeber, die die Dienste einer CRA oder einer dritten Credit Reporting Agency in Anspruch nehmen, müssen sich an das FCRA (Fair Credit Reporting Act) halten.
Pre-Adverse Action Notice
Bevor eine nachteilige Maßnahme gegen einen Bewerber aufgrund negativer Informationen im Hintergrund-Screening-Bericht ergriffen wird, ist der Arbeitgeber verpflichtet, den Bewerber durch einen Brief oder eine Mitteilung zu informieren.
Der Brief informiert den Bewerber, dass eine nachteilige Maßnahme gegen ihn ergriffen werden könnte. Dies wird als Pre-Adverse Action Letter bezeichnet. Zusammen mit dem Brief muss der Arbeitgeber eine Kopie des Hintergrundberichts mit einer Kopie der Zusammenfassung ihrer Rechte unter dem FCRA anhängen.
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Timing of Action is Important
Nach dem Versand der Pre-Adverse Action Notice und der Kopie der Zusammenfassung ihrer Rechte, sollte der Arbeitgeber nicht sofort weiter vorgehen, um die Beschäftigung zu verweigern. Bewerbern muss eine angemessene Zeit und Gelegenheit gegeben werden, die Richtigkeit oder Vollständigkeit der im Bericht angegebenen Informationen in Frage zu stellen.
Obwohl das FCRA nicht definiert, was eine „angemessene Zeit“ ist, geben die Federal Trade Commission (FTC) und das Consumer Financial Protection Bureau (CFPB) an, dass dem Bewerber mindestens 5 Werktage gegeben werden sollten. Einige Gerichte erwähnen einen Zeitrahmen von 10 Tagen. In diesem Fall ist es jedoch ratsam, sich bei Ihrem Bundesstaat nach den bestehenden Gesetzen zu erkundigen.
Die Benachrichtigung vor einer nachteiligen Maßnahme ist von entscheidender Bedeutung, um zu verhindern, dass ein Bewerber Teil einer negativen Beschäftigungsmaßnahme wird, die auf falschen Informationen im Hintergrundprüfungsbericht beruht. Um Fairness zu gewährleisten, ist es wichtig, dass der Bewerber die Möglichkeit hat, Beweise für die Unrichtigkeit der Informationen vorzulegen.
Wenn der Bewerber für die beworbene Stelle geeignet ist, sollte er nicht mit negativen Einstellungsmaßnahmen konfrontiert werden, die auf den falschen Informationen im Hintergrundprüfungsbericht beruhen.
Was passiert, wenn der Bewerber die Unrichtigkeit der Informationen behauptet, aber keine Beweise anbietet?
In einem solchen Szenario besagt das Gesetz, dass der Arbeitgeber dem Bewerber eine faire Chance geben muss, die in den Informationen enthaltenen Fakten zu widerlegen. Außerdem muss der Bewerber die Möglichkeit haben, eine Beschwerde bei der CRA einzureichen.
Gleichzeitig verbietet die CRA dem Arbeitgeber in solchen Fällen nicht, dem Bewerber die Einstellung zu verweigern, wenn die Begründung nicht zufriedenstellend ist. Die CRA wird alle gemeldeten Unkorrektheiten in Betracht ziehen. Für den Fall, dass die CRA Fehler findet, erhält der Arbeitgeber eine umstrukturierte Kopie des Hintergrundprüfungsberichts.