Sie haben vielleicht beschlossen, dass Sie einige oder alle Ihre Mitarbeiter per direkter Einzahlung bezahlen werden. Direct Deposit vereinfacht den Arbeitsaufwand, den Sie bei der Bezahlung Ihrer Mitarbeiter haben. Aber die Mitarbeiter könnten Sie fragen, wann sie mit der Einzahlung ihres Lohns rechnen sollten. Wann erfolgt die direkte Einzahlung?
Was ist die direkte Einzahlung?
Die direkte Einzahlung ist eine Art des elektronischen Geldtransfers, der durch den Electronic Fund Transfer Act (EFTA) geschützt ist. Mit Direct Deposit können Arbeitgeber den Lohn eines Mitarbeiters elektronisch direkt auf dessen Bankkonto überweisen. Auf diese Weise müssen Sie sich nicht darum kümmern, jede Woche einen Scheck auszustellen oder den Mitarbeitern Bargeld auszuzahlen.
Abhängig vom Gesetz zur direkten Einzahlung für Arbeitgeber in dem Bundesstaat, in dem Ihr Unternehmen ansässig ist, können Sie die direkte Einzahlung zur Pflicht machen. Oder ein Mitarbeiter kann sich dafür entscheiden, seinen Lohn per Direkteinzahlung zu erhalten. Mitarbeiter, die die direkte Einzahlung nutzen möchten, müssen Ihnen einige Informationen zur Verfügung stellen, um ihre direkte Einzahlung einzurichten.
Die direkte Einzahlung ist mit einigen Gebühren verbunden. Sie müssen möglicherweise Einrichtungsgebühren, monatliche Kontogebühren und Transaktionsgebühren zahlen, wenn Sie Ihre Mitarbeiter bezahlen. Ziehen Sie in Erwägung, eine Online-Gehaltsabrechnungssoftware zu verwenden, die eine kostenlose direkte Einzahlung anbietet.
Wenn ein Mitarbeiter eine direkte Einzahlung wünscht, benötigen Sie den Namen und die Bankleitzahl seiner Bank, die Art des Kontos (Giro- oder Sparkonto) und seine Kontonummer. Normalerweise verlangen Arbeitgeber einen entwerteten Scheck, um die Informationen zu verifizieren.
Wenn Sie die direkte Einzahlung nutzen, müssen Sie den Mitarbeitern einen Gehaltszettel aushändigen. Die Lohnabrechnung zeigt den Lohn und die Abzüge eines Mitarbeiters.
Wann erfolgt die direkte Einzahlung?
Ihre Mitarbeiter fragen sich vielleicht, wann sie ihre Gehaltsschecks erhalten werden. Manche Arbeitgeber entscheiden sich für einen monatlichen, zweiwöchentlichen oder wöchentlichen Gehaltsplan. Ihr Lohnrhythmus bestimmt, wann Sie die Gehaltsabrechnung einreichen und wann die Mitarbeiter ihre direkte Einzahlung erhalten.
Wie lange es dauert, bis die direkte Einzahlung durchgeht, hängt von vielen verschiedenen Faktoren ab. Werfen Sie zur Beantwortung einen Blick auf das Folgende: „Wann wird die Direktüberweisung verbucht?“
Direkteinzahlungsdienst
Die Frage, wann die Direktüberweisung durchgeht, hängt von dem von Ihnen verwendeten Direktüberweisungssystem ab. Wenn Sie eine Gehaltsabrechnungssoftware oder eine andere Form des Lohnsteuerdienstes verwenden, hat der Softwaredienst höchstwahrscheinlich die direkte Einzahlung integriert.
Wenn Sie eine Gehaltsabrechnungssoftware verwenden, wird der Softwaredienst Sie anweisen, wann Sie die Gehaltsabrechnung zur direkten Einzahlung einreichen müssen.
Wenn Sie keine Software für die Gehaltsabrechnung verwenden, geben Ihnen die meisten Dienste für die direkte Einzahlung Optionen, wann Sie die Gehaltsabrechnung durchführen müssen.
Ihre Software für die Gehaltsabrechnung, der Dienst für die direkte Einzahlung oder die Bank teilt Ihnen das Datum mit, an dem Sie die Gehaltsabrechnung einreichen müssen.
Einreichungsdatum
Abhängig vom Dienst für die direkte Einzahlung müssen Sie die Gehaltsabrechnung bis zu einem bestimmten Tag einreichen. Sie haben zum Beispiel die Möglichkeit, die Gehaltsabrechnung einen, zwei oder vier Bankarbeitstage vor dem Zahltag einzureichen.
Ein kürzerer Zeitraum zwischen der Einreichung der Gehaltsabrechnung und dem Zahltag kostet Sie normalerweise mehr Geld. Stellen Sie sich das so vor, als würden Sie ein Paket mit der Post verschicken. Wenn Sie wollen, dass das Paket schneller am Ziel ankommt, müssen Sie etwas mehr bezahlen.
Beachten Sie, dass der Zeitpunkt der direkten Einzahlung davon abhängt, wann das Federal Reserve System und damit das Automated Clearing House (ACH) geöffnet ist. Direkteinzahlungen werden nur von Montag bis Freitag bearbeitet, außer an Feiertagen.
Feiertage
Wie funktioniert die direkte Einzahlung an Feiertagen? Wenn die Bank wegen eines Feiertags geschlossen ist, reichen Sie die direkte Einzahlung normalerweise einen Tag früher ein, damit Ihre Mitarbeiter ihren Lohn zur normalen Zeit erhalten.
Wenn Sie die Gehaltsabrechnung durchführen und Ihre Mitarbeiter über eine Gehaltsabrechnungssoftware bezahlen, kann es sein, dass der Software-Service Sie benachrichtigt, die Gehaltsabrechnung früher als normal einzureichen.
Tipps zur direkten Einzahlung
Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter wissen, wann sie ihre Stundenzettel ausfüllen oder ihre Stunden in ihr Online-Zeiterfassungsportal eingeben müssen. Es kann von Vorteil sein, wenn sie ihre Zeiterfassungsbögen jedes Mal am gleichen Tag ausfüllen.
Geben Sie sich genug Zeit, um die Zeiterfassungsbögen Ihrer Mitarbeiter durchzugehen und zu genehmigen, bevor die Abrechnung für die direkte Einzahlung eingereicht wird.
Beispiel für einen Zeitplan für die direkte Einzahlung
Angenommen, Sie bezahlen Ihre Mitarbeiter zweiwöchentlich am Freitag. Der Direktüberweisungsdienst, den Sie verwenden, verlangt, dass Sie die Gehaltsabrechnung vier Tage vor der direkten Überweisung an Ihre Mitarbeiter einreichen.
Bitten Sie Ihre Mitarbeiter, ihre Stundenzettel eine Woche vor Fälligkeit der Gehaltsabrechnung ausfüllen zu lassen. Auf diese Weise können Sie die Stundenzettel durchgehen und vorbereiten, um sie vor dem Abgabetermin einzureichen.
Hier ist ein Beispiel, wie Sie die Gehaltsabrechnung für eine zweiwöchentliche Gehaltsperiode durchführen könnten:
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