Vielleicht waren Sie Klassensprecher in der High School oder im College (oder beides, Sie Streber), oder vielleicht besitzen Sie ein Gespür dafür, Menschen zusammenzubringen. Was auch immer der Fall ist, Sie gehören zu den Glücklichen, die mit der Organisation Ihres Klassentreffens betraut wurden.
Und obwohl die sozialen Medien die Welt auf einem noch nie dagewesenen Niveau vernetzt haben, ist die Organisation eines Klassentreffens immer noch ein umfangreiches Unterfangen, das viel Planung und hervorragende Netzwerkfähigkeiten erfordert.
Um zu verhindern, dass Sie sich von dem riesigen Projekt, das vor Ihnen liegt, überfordert fühlen, finden Sie hier einen Leitfaden, wie Sie ein Klassentreffen richtig planen und sicherstellen, dass die coolen Kids Sie dieses Mal nicht meiden werden.
Gründen Sie ein Klassentreffen-Komitee
Sicherlich können Sie ein Klassentreffen alleine planen, und wenn Ihre Klasse eher klein war (sagen wir, 10 Leute), dann machen Sie das. Aber selbst die ehrgeizigsten Planer könnten sich bei der Organisation einer so großen Veranstaltung schnell überfordert fühlen. Die allgemeine Regel ist, dass ein Planungskomitee eine Person für jeweils 25 erwartete Teilnehmer haben sollte. Traditionell sind die Klassensprecher und die Homecoming-Könige und -Königinnen vorbildliche Komiteemitglieder, aber wirklich jeder, der bereit ist, Zeit und Energie für die Sache zu investieren, sollte in Betracht gezogen werden.
Moderne Technologie macht den Rekrutierungsprozess viel einfacher als in der Vergangenheit, da die Planer Facebook-Gruppen und E-Mail-Blasts nutzen können, um das Wort zu verbreiten. Wenn Sie die Dienste von jemandem aus einer anderen Klasse in Anspruch nehmen können, der bereits ein Klassentreffen abgehalten hat, umso besser, da dieser hilfreiche Tipps geben kann. Idealerweise wird ein Komitee 12 bis 18 Monate vor dem Klassentreffen gebildet, damit die Teilnehmer genug Zeit haben, ihren Urlaub zu organisieren und das Komitee günstigere Preise bei Hotels und Anbietern einholen kann.
Legen Sie die Verantwortlichkeiten des Komitees fest
Wie Zauderer immer wieder erfahren, trifft Newtons erstes Bewegungsgesetz zu: Ein Objekt (oder eine Person wie Sie) in Ruhe bleibt in Ruhe und ein Objekt (oder eine Person) in Bewegung bleibt in Bewegung. Mit anderen Worten: Es ist einfacher, von der Arbeit nach Hause zu kommen, SpaghettiOs zu essen und sich Seinfeld-Wiederholungen anzusehen, während man auf der Couch schmachtet, als ein Klassentreffen zu planen. Deshalb sollte jedes Komiteemitglied eine detaillierte Liste von Verantwortlichkeiten zusammen mit einer Deadline haben, um ihre Ziele zu erreichen.
Beim ersten Treffen des Komitees oder beim ersten Versand einer detaillierten E-Mail sollte der Chefplaner jedem Mitglied Verantwortlichkeiten zuweisen, einschließlich einer Liste von Aufgaben, die Fälligkeitsdaten und Checklisten enthalten. Es wird empfohlen, diese Verantwortlichkeiten und Titel zu verteilen:
Ein Vorsitzender, der die Treffen leitet und Nachrichten an die Gruppe sendet
Eine Gruppe, die für die Finanzen, den Ticketverkauf und Spenden zuständig ist
Eine Gruppe, die Kontaktinformationen sammelt, eine Gruppe, die Kontaktinformationen sammelt, eine Website erstellt und für die Veranstaltung wirbt
Eine Gruppe, die potenzielle Veranstaltungsorte und Anbieter recherchiert
Eine Gruppe, die Aktivitäten und Unterhaltung plant
Erstellen Sie ein Budget
Diese Veranstaltung wird sich nicht von selbst finanzieren, und zu den beliebtesten Arten der Finanzierung von Klassentreffen gehören der Ticketverkauf und Spenden von Ehemaligen. Bestimmen Sie den Betrag, der von den Ehemaligen benötigt wird (halten Sie die Summe vernünftig, damit Sie nicht riskieren, viele potenzielle Teilnehmer zu verprellen) und berücksichtigen Sie, wofür das Geld ausgegeben werden soll. Zu den wichtigsten Dingen, die Sie im Budget berücksichtigen sollten, gehören:
Kosten für die Anmietung eines Veranstaltungsortes
Barkeeper und Catering
Tische, Stühle, Besteck, Tassen, Teller
Unterhaltung (DJs oder Bands)
Wenn Sie einen Überschuss an Mitteln haben, können Sie auch Kapital für Dekorationen, Fotografen und andere verschiedene Elemente beiseite legen, von denen Sie denken, dass sie das Treffen aufwerten.
Lokalisieren Sie Ihre Klassenkameraden
Soziale Medien sorgen dafür, dass dies nicht mehr die lästige Pflicht ist, die es einmal war, aber es ist immer noch keine einfache Aufgabe. Wenn Sie nicht gerade das dreimonatige Jubiläum Ihres Abschlussjahrgangs feiern, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass sich viele Klassenkameraden über den ganzen Staat, das Land und vielleicht sogar die ganze Welt verstreut haben. Lassen Sie sich von dieser Tatsache jedoch nicht entmutigen.
Kramen Sie Ihr altes Jahrbuch hervor und kontaktieren Sie das Alumni-Büro Ihrer Schule, um eine Liste der Klassenkameraden zu erhalten. Sobald diese Namen gesichert sind, besuchen Sie soziale Medien und professionelle Netzwerkseiten wie Facebook und LinkedIn. Erstellen Sie auf einer oder beiden Seiten eine Gruppe für Ihre Abschlussklasse und benachrichtigen Sie so viele Personen wie möglich, dass ein Klassentreffen in Planung ist. Sobald ein paar Leute von dem Klassentreffen erfahren haben, wird sich die Nachricht wie ein Lauffeuer verbreiten und schon bald werden Ihre Seiten mit potenziellen Klassentreffen-Teilnehmern übersät sein. Irgendwann (am besten zwei Monate vor dem Treffen) werden Sie eine weitgehend fertige Teilnehmerliste haben, obwohl Sie noch Platz für Nachzügler lassen sollten.
Festlegen Sie ein Datum und buchen Sie den Veranstaltungsort
Der Versuch, eine beliebige Anzahl von Leuten zur gleichen Zeit und am gleichen Ort zusammenzubringen, ist eine Herausforderung, besonders wenn diese Gruppe Jobs, Familien und die mit dem Erwachsensein einhergehenden Verpflichtungen hat. Um ein möglichst demokratisches Ergebnis zu erzielen, nutzen Sie die Social-Media-Plattformen Facebook und LinkedIn, um Ihre Klassenkameraden zu befragen und das Datum auszuwählen, das am besten zu den meisten ihrer Zeitpläne passt. Beliebte Termine für Klassentreffen fallen oft in die Nähe von Thanksgiving oder Weihnachten, wenn die Klassenkameraden bereits planen, über die Feiertage nach Hause zu fahren.
Bei der Wahl des Veranstaltungsortes sollten Sie überlegen, ein Lokal in der Nähe Ihrer Alma Mater zu buchen. Das erleichtert denjenigen, die in der Gegend geblieben sind, das Pendeln und kann für diejenigen, die das Gebäude vor Jahren verlassen haben, schöne Erinnerungen wecken. Wenn Sie das Klassentreffen in einer Turnhalle oder einem Auditorium auf dem Campus Ihrer alten High School oder Hochschule abhalten können, umso besser.
Versenden Sie die Einladungen
Wenn das Klassentreffen endlich feststeht, veröffentlichen Sie eine formelle Einladung auf Facebook und LinkedIn, die Datum und Uhrzeit der Veranstaltung, den Ort, die eingeladenen Personen (schließen Sie Kinder oder Begleitpersonen ein, wenn dies vereinbart wurde), die Kosten der Veranstaltung, eine Kleiderordnung (falls zutreffend) und alle anderen relevanten Informationen (Aktivitäten, Abendessen, logistische Informationen) enthält, die Sie für notwendig halten. Geben Sie Ihren Klassenkameraden eine Frist, bis zu der sie ihre Zusage geben müssen, um sicherzustellen, dass alle anwesend sind.
Bevor Sie es merken, werden Sie und Ihre Kameraden alte Geschichten aufwärmen und in Erinnerungen an vergangene Tage schwelgen. Und Sie werden die Genugtuung haben, zu wissen, dass Sie diesen Plan zusammengebracht haben.