How to Become an Event Planner

Zahlen beiseite, Eventplanung kann sehr lohnend sein, mit viel Raum für Fortschritt und einer „Jeder Tag ist anders“-Mentalität, die selbst die energischsten Planer auf Trab hält.

So lassen Sie sich von niemandem die Laune verderben. Die Entscheidung für eine Karriere in der Eventbranche ist eine Entscheidung, die Sie wahrscheinlich nicht bereuen werden.

Lesen Sie hier weitere Tipps für eine Eventkarriere.

Wie wird man ein erfolgreicher Event-Manager

Wie können Sie sicherstellen, dass Sie auf dem neuesten Stand bleiben und als erfolgreicher Event-Manager anerkannt werden, wenn Sie Ihren Traumjob gefunden haben? Wir haben Eventmanagement-Dozenten aus dem ganzen Land nach ihren Top-Tipps gefragt.

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Olivia Ramsbottom, Senior Lecturer – Business and Management, University of Derby Buxton

Kommunizieren Sie klar mit Kunden

Verstehen Sie, was der Kunde von der Veranstaltung will, und stellen Sie sicher, dass Sie Ihr Verständnis der Veranstaltung mit dem Kunden besprochen haben. Es ist erstaunlich, wie Menschen dieselben Anweisungen unterschiedlich interpretieren können, also stellen Sie sicher, dass Sie das Briefing vollständig mit dem Kunden besprochen haben, um Missverständnisse zu vermeiden

Lernen Sie aus jeder Veranstaltung

Wenn Sie eine Veranstaltung planen, nutzen Sie Ihren Plan von früheren Veranstaltungen und verbessern Sie sich jedes Mal. Dazu gehört auch, dass Sie nach einer Veranstaltung Zeit zum Nachdenken einplanen, damit Sie sich Notizen darüber machen können, was funktioniert hat und was nicht, und sicherstellen, dass Sie diese Notizen für zukünftige Veranstaltungen haben.

Denken Sie wie ein Teilnehmer

Gehen Sie die Veranstaltung durch, als wären Sie ein Kunde. Wo kommt der Kunde an, wo geht er hin? Wo sind die Toiletten, die Erfrischungen, die wichtigsten Kontaktpunkte während der Veranstaltung? Wie einfach ist es für Ihren Kunden, zu Ihrer Veranstaltung zu gelangen und sich dort zurechtzufinden? Dieser Prozess sollte es Ihnen ermöglichen, eine Reihe von Dingen zu tun, von der Sicherstellung, dass Sie nicht vergessen haben, die Barrierefreiheit zu berücksichtigen, bis hin zur Verbesserung der Kundenerfahrung während ihres gesamten Kontakts mit Ihrer Veranstaltung.

Keep calm

Niemand respektiert einen Flapper!

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Dr. Caroline Jackson, Senior Principal Academic, Bournemouth University

Verstehen Sie, dass Ihr Job mehrere Rollen beinhaltet

Ein erfolgreicher Event-Manager würde zeigen, dass er alle der folgenden Dinge sein kann:

• Direktor – kann Fachwissen zusammenbringen, um Erfolge zu erzielen
• Kreativ – einfallsreich und innovativ
• Projektmanager – Planung, Operationalisierung, Controlling, Auge fürs Detail
• Kritischer Denker – Fähigkeit zu synthetisieren, bewerten und klare Entscheidungen treffen
• Kommunikator und Netzwerker – Motivator, Einfühlungsvermögen und Gespür für Klienten und Kunden

Wenn Sie nicht alle diese Funktionen erfüllen können, ist es notwendig, ein Team aufzubauen, das diese Fähigkeiten besitzt.

In die Zukunft blicken und strategisch vorgehen

Sie müssen sich ständig des größeren Ganzen bewusst sein; die Relevanz und die Auswirkungen von Ereignissen verstehen. Werden Sie zum Zukunftsforscher – nutzen Sie Ihre Beobachtungen und Ihr Wissen, um Vorhersagen über zukünftige Trends, Chancen und Risiken zu treffen.

Be an early adopter

Die besten Eventmanager sind die technologischen Innovatoren; diejenigen, die die Grenzen verschieben und Dinge anders machen. Seien Sie bereit, neue Dinge auszuprobieren, halten Sie den Finger am Puls der technischen Innovation und versuchen Sie, zukünftige Möglichkeiten zu sehen.

Be global aware

Es ist wichtig, Ihre Events sensibel und nachhaltig durchzuführen. Seien Sie sich der unterschiedlichen Kulturen und Rituale bewusst und der negativen Auswirkungen, die Veranstaltungen haben können, wenn sie nicht mit genügend Rücksicht organisiert werden.

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David Strafford, Events Management Lecturer, Sheffield Hallam University and Director, Hopper

Planen Sie jedes Detail

Alle Eventmanager müssen exzellente Planungs- und Organisationsfähigkeiten vorweisen, egal ob Sie eine Hochzeit, ein Festival oder eine Konferenz organisieren. Stellen Sie sicher, dass Sie sowohl auf Details als auch auf das große Ganze achten, und versuchen Sie, an alles zu denken, was schief gehen könnte… mit vielen Notfallplänen!

Netzwerk, Netzwerk, Netzwerk

Die Veranstaltungsbranche ist auf Netzwerken aufgebaut, und je mehr Verbindungen Sie knüpfen können, desto besser. Seien Sie freundlich, lassen Sie keine Brücken abbrechen und nutzen Sie soziale Medien wie LinkedIn und Twitter, um mit Branchenkollegen in Kontakt zu treten. Man weiß nie, wer Ihr zukünftiger Geschäftspartner sein könnte!

Michelle Fanus, Dozentin – Special Events and Conference Management, University of West London und Gründerin, Dynamyk Events

Nageln Sie das Briefing fest

Sagen Sie ganz klar, was der Kunde will. Wenn er es nicht weiß, zeigen Sie ihm anhand von Beispielen anderer Veranstaltungen, was möglich ist. Gestalten Sie Ihr erstes Event-Briefing rund um die 4Ws: Was? Wo? Warum? Wer?

• Welche Ergebnisse werden angestrebt? Beginnen Sie immer mit dem Ziel vor Augen.
• Wo soll die Veranstaltung stattfinden?
• Warum jetzt?
• Wer soll teilnehmen?

So können Sie Events liefern, die die Kunden wollen.

Bauen Sie Ihr Traumteam auf

Arbeiten Sie mit fantastischen, erstklassigen Lieferanten, die konsequent liefern. Das macht Sie zu den Besten. Fragen Sie Kollegen oder Mitarbeiter, wen sie empfehlen. Mit welchen fantastischen, kreativen Floristen haben sie zum Beispiel zusammengearbeitet? Welche Veranstaltungsorte haben sie genutzt, die einen erstklassigen Kundenservice bieten? Lieferanten sind ein Spielveränderer, also brauchen Sie die Besten auf dem Markt.

Sein Sie durchsetzungsfähig

Sein Sie nicht rechthaberisch; seien Sie durchsetzungsfähig. Umarmen Sie Ihr Team und stellen Sie sicher, dass jeder weiß, wer Sie sind. Von der Kontaktaufnahme mit VIPs im Vorfeld der Veranstaltung bis hin zur Leitung des Hotelpersonals vor Ort, nehmen Sie bei allem eine direkte Haltung ein. Seien Sie proaktiv und treffen Sie Entscheidungen.

Haben Sie Spaß!

Mein Top-Tipp ist, durchzuatmen, zu entspannen und Spaß zu haben. Haben Sie Spaß, und Ihre Kunden werden es auch. Glückliche Kunden kommen wieder, weil sie gerne mit Ihnen arbeiten!

Fazit

Dass Sie keinen Hintergrund in der Eventbranche haben, schließt Sie nicht von der Branche aus. Finden Sie heraus, wo und wie Sie Ihre vorhandenen Fähigkeiten einsetzen können, sammeln Sie praktische Erfahrungen, gehen Sie auf Unternehmen zu, die Sie bewundern, und verwirklichen Sie Ihren Traum, Eventplaner zu werden.