Arbeitgeber, das hier ist für Sie. Nachdem Sie die Lohnsteuer von den Löhnen Ihrer Mitarbeiter einbehalten (und den Arbeitgeberanteil abgeführt) haben, müssen Sie die Steuern bei der IRS einreichen. Aber das ist noch nicht alles – Sie müssen die Steuern auch auf dem Formular 944 oder 941 melden. Was ist also der Unterschied zwischen Formular 944 und 941?
Lesen Sie weiter, um den Unterschied zwischen den beiden Formularen zu erfahren, damit Sie das richtige Formular für Ihr Unternehmen verwenden können.
Aber zuerst … ein Wort zur Lohnsteuer
Wenn Sie Angestellte haben, sind Sie für alle Dinge der Lohnabrechnung verantwortlich, einschließlich der Steuern. Zu Ihren steuerlichen Pflichten auf Bundesebene gehören:
- Bundeseinkommenssteuer (Einbehaltung)
- Sozialversicherungssteuer (Einbehaltung und Beitrag)
- Medicare-Steuer (Einbehaltung und Beitrag)
- Bundesarbeitslosensteuer (Beitrag)
Denken Sie daran, dass es auch eine Reihe von staatlichen und lokalen Steuern gibt, für die Sie verantwortlich sein können (z. B. staatliche und lokale Einkommenssteuer).
Nachdem Sie die Bundessteuern einbehalten und abgeführt haben, müssen Sie diese an den IRS melden.
Verwenden Sie Formular 940, Employer’s Annual Federal Unemployment (FUTA) Tax Return, um die Bundesarbeitslosensteuer zu melden. Für Bundeseinkommens-, Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern verwenden Sie Formular 944 oder 941.
Form 944 vs. 941
Die Formulare 941 und 944 sind die beiden Formulare, die Arbeitgeber für die Meldung von Lohn- und Gehaltssteuerinformationen an den IRS verwenden. Arbeitgeber, die das Formular 941, Employer’s Quarterly Federal Tax Return, verwenden, melden Löhne und Steuern viermal pro Jahr. Arbeitgeber, die das Formular 944, Employer’s Annual Federal Tax Return, verwenden, melden Löhne und Steuern einmal pro Jahr.
Sie dürfen nicht beide Formulare einreichen. Sie müssen entweder das Formular 941 oder 944 verwenden. Sie können jedoch nicht wählen, ob Sie das Formular 941 oder 944 verwenden. Der IRS entscheidet, welches Formular Sie zur Meldung von Lohn- und Steuerinformationen verwenden müssen.
Beide Formulare, 944 und 941, fragen nach denselben Hauptinformationen. Der Unterschied läuft darauf hinaus, wie oft Sie sie melden müssen (d.h. vierteljährlich oder jährlich).
Hier sind einige der Informationen, die Sie auf beiden Formularen melden müssen:
- Arbeitgeberinformationen (z.B., Arbeitgeber-Identifikationsnummer, Name und Adresse)
- Löhne, Trinkgelder und Entschädigungen, die Sie Ihren Mitarbeitern gezahlt haben
- Bundeseinkommenssteuer, die einbehalten wurde
- Sozialversicherungssteuer, die einbehalten wurde
- Medicare-Steuer, die einbehalten wurde
- Gesamtsteuerschuld
Aufgrund der COVID-19-Notfallmaßnahmen, 2020 und 2021 haben die Formulare 941 und 944 auch Bereiche für Arbeitgeber, die sie melden müssen:
- Löhne für bezahlten Krankenstand
- Löhne für bezahlten Familienurlaub
- Sozialversicherungssteuerstundungen (Arbeitgeber- und/oder Arbeitnehmeranteile)
- Löhne für Employee Retention Credit
Nun, da Sie einige der Ähnlichkeiten zwischen den Formularen kennen, ist es an der Zeit, sich mit dem Unterschied zwischen 941 und 944 zu beschäftigen.
Formular 941
Die meisten Arbeitgeber verwenden das Formular 941 für die Berichterstattung. Auch dies ist das Formular, das Arbeitgeber verwenden, um Lohn- und Steuerinformationen vierteljährlich zu melden.
Füllen Sie das Formular 941 aus, wenn Sie Angestellte haben und der IRS Sie nicht auffordert, das Formular 944 einzureichen.
Senden Sie das Formular 941 an den IRS, auch wenn Sie keine Steuern zu melden haben (tragen Sie einfach 0 in die Zeilen ein). Schicken Sie das Formular 941 nicht an den IRS, wenn Sie eine endgültige Steuererklärung abgegeben haben, ein saisonaler Arbeitgeber sind oder die Gehaltsabrechnung für landwirtschaftliche oder Haushaltsangestellte abwickeln.
Formular 944
Einige Arbeitgeber können das Formular 944 für die Lohn- und Steuerabrechnung verwenden. Auch dies ist das Formular, das Arbeitgeber verwenden, um diese Informationen jährlich zu melden. Verwenden Sie dieses, wenn der IRS Sie dazu auffordert; ansonsten verwenden Sie das Formular 941.
Nur die kleinsten Arbeitgeber können das Formular 944 einreichen. Dazu gehören Arbeitgeber mit einer jährlichen Verbindlichkeit von 1.000 $ oder weniger für Sozialversicherung, Medicare und Bundeseinkommenssteuer.
Wenn Sie ein neuer Arbeitgeber sind, können Sie möglicherweise die Einreichung des Formulars 944 beantragen, wenn Sie Ihre Arbeitgeber-Identifikationsnummer (EIN) beantragen. Geben Sie auf Ihrem EIN-Antragsformular an, ob Sie eine Lohnsteuerschuld von 1.000 US-Dollar oder weniger erwarten.
Senden Sie das Formular 944 an den IRS, auch wenn Sie keine Steuern zu melden haben (tragen Sie 0 in die Zeilen ein). Schicken Sie das Formular 944 nicht an den IRS, wenn Sie eine endgültige Steuererklärung eingereicht haben.
Was können Sie tun, wenn der IRS Sie nicht aufgefordert hat, das Formular 944 einzureichen, Sie aber glauben, dass Sie qualifiziert sind? Sie können beantragen, das Formular 944 einzureichen. Rufen Sie entweder die IRS unter (800-829-4933) an oder senden Sie eine schriftliche Anfrage. Wenn die IRS Ihre Anfrage akzeptiert, wird sie sich mit Ihnen in Verbindung setzen.
Wollen Sie stattdessen das Formular 941 einreichen? Wenn der IRS Ihnen sagt, dass Sie das Formular 944 einreichen sollen, können Sie beantragen, das Formular 941 einzureichen.
941 vs. 944 Einreichungsanforderungen
Sie fragen sich vielleicht, was der Unterschied zwischen 941 und 944 ist, wenn es um den Einreichungsprozess geht. IRS Form 944 vs. 941 Einreichungsanforderungen beinhalten:
- Wie man einreicht
- Fälligkeitsdaten
- Zahlungen
- Was zu tun ist, wenn Sie einen Fehler machen
Wie man die Formulare 941 und 944 einreicht
Sie können die Formulare 941 und 944 elektronisch einreichen oder per Post versenden. Der IRS empfiehlt die elektronische Einreichung.
Sie können das E-Filing-System des IRS nutzen, indem Sie die Formulare entweder selbst einreichen oder einen Steuerberater beauftragen, sie in Ihrem Namen einzureichen.
Wenn Sie sich entscheiden, das Formular 941 oder 944 per Post zu versenden, hängt es von zwei Faktoren ab, wohin Sie es schicken:
- In welchem Bundesstaat sich Ihr Unternehmen befindet
- Ob Sie das Formular mit oder ohne Zahlung senden
Die Versandadressen können Sie in den Anweisungen für das Formular 944 und die Anweisungen für das Formular 941 einsehen.
Wenn Sie sich für eine Full-Service-Gehaltsabrechnungssoftware wie Patriot entscheiden, füllt Ihr Anbieter das Formular 941 oder 944 in Ihrem Namen aus.
IRS Form 944 vs. 941: Fälligkeitstermine
Um Strafen zu vermeiden, müssen Sie die Lohn- und Steuerinformationen der Mitarbeiter auf den Formularen 944 und 941 bis zu den jeweiligen Fälligkeitsterminen korrekt melden. Also, wann sind die Formulare 944 und 941 fällig?
Senden Sie das Formular 941 an den IRS bis:
- 30. April (Quartal 1)
- 31. Juli (Quartal 2)
- 31. Oktober (Quartal 3)
- 31. Januar (Quartal 4)
Senden Sie das Formular 944 an den IRS bis:
- 31. Januar (Quartale 1 – 4)
Fällt das Fälligkeitsdatum auf ein Wochenende oder einen Feiertag, ist Ihre Arbeitgeber-Steuererklärung am folgenden Werktag fällig.
Zahlungen
Sie können Ihre Forms 941 oder 944 Steuerschuld mit einer elektronischen Geldüberweisung bezahlen. Aber wann leisten Sie die Zahlungen?
Form 941
Wenn Sie das Formular 941 einreichen, zahlen Sie Ihre Steuerschuld entweder monatlich oder halbjährlich. Ihr Einzahlungszeitplan hängt von Ihrer Steuerschuld während einer vierwöchigen IRS-Rückblickperiode ab.
Sie sind ein monatlicher Einzahler, wenn Sie während des Rückblickszeitraums 50.000 $ oder weniger an Steuern gemeldet haben. Monatliche Einzahlungen sind fällig:
- Am 15. des Folgemonats nach der Gehaltsabrechnung
Sie sind ein halbwöchentlicher Einzahler, wenn Sie mehr als 50.000 $ an Steuern während des Rückblickszeitraums gemeldet haben. Halbwöchentliche Einzahlungen sind fällig:
- Der folgende Mittwoch nach der Lohnabrechnung (wenn der Zahltag auf einen Mittwoch, Donnerstag oder Freitag fällt)
- Der folgende Freitag nach der Lohnabrechnung (wenn der Zahltag auf einen Samstag, Sonntag, Montag oder Dienstag fällt)
Formular 944
Obwohl Sie das Formular 944 nur einreichen können, wenn Sie jährlich 1.000 $ oder weniger an Lohnsteuern schulden, können Sie auch darüber hinausgehen. Dies hat Auswirkungen darauf, wann das Geld fällig wird.
Wann Sie Ihre Steuerschuld schulden, hängt vom Betrag ab:
- Weniger als $2.500 jährlich: Zahlen Sie Ihre Steuerschuld bei Abgabe der Steuererklärung
- $2.500 oder mehr für das Jahr (aber weniger als $2.500 für das Quartal): Zahlen Sie bis zum letzten Tag des Monats nach dem Ende eines Quartals
- $2.500 oder mehr für das Quartal: Zahlen Sie monatlich oder halbwöchentlich, je nach Ihrem Einzahlungsplan
Was tun, wenn Sie einen Fehler machen
Fehler passieren, sogar auf Regierungsformularen. Wenn Sie feststellen, dass Sie einen Fehler auf dem Formular 941 oder 944 gemacht haben, verwenden Sie die korrigierte Version des Formulars.
Füllen Sie das Formular 941-X, Adjusted Employer’s Quarterly Federal Tax Return or Claim for Refund, aus, um Fehler auf dem Formular 941 zu korrigieren.
Füllen Sie Formular 944-X, Adjusted Employer’s Annual Federal Tax Return or Claim for Refund, aus, um Fehler im Formular 944 zu korrigieren.
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Dieser Artikel wurde gegenüber seinem ursprünglichen Veröffentlichungsdatum vom 12. August 2019 aktualisiert.
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