Entwerfen und Verwenden von benutzerdefinierten Formularen in Microsoft Outlook 2013

• Übersicht über Standardformulare, Elementtypen, und Nachrichtenklassen

• Erstellen von benutzerdefinierten Formularen aus Standardformularen

• Erstellen von benutzerdefinierten Formularen von Grund auf

• Erstellen von mehrseitigen Formularen

• Hinzufügen und Anordnen von Steuerelementen

• Hinzufügen von Grafiken zu Formularen

• Hinzufügen von benutzer-definierten Feldern

• Veröffentlichen und Freigeben von Formularen

• Formulare effektiv nutzen

Auch ohne eigene Programmierung, bietet Microsoft Outlook 2013 einen ausgezeichneten Satz an Funktionen. In der Tat benötigen viele Unternehmen nichts, was über das hinausgeht, was Outlook 2013 von Haus aus bietet. Andere haben jedoch spezielle Anforderungen, die Outlook 2013 nicht erfüllt, vielleicht aufgrund der Art und Weise, wie diese Organisationen ihr Geschäft betreiben, oder aufgrund spezifischer Anforderungen in ihren jeweiligen Branchen. In solchen Fällen haben Sie die Möglichkeit, die Funktionalität von Outlook 2013 durch benutzerdefiniertes Design und Programmierung zu erweitern.

Zum Beispiel könnten Sie einige Felder zu Ihren Nachrichtenformularen oder Ihren Formularen für Besprechungsanfragen hinzufügen müssen. Vielleicht benötigen Sie eine einfachere Möglichkeit für Benutzer, um Serienbriefoperationen mit Microsoft Word 2013 und Outlook 2013-Kontaktlisten durchzuführen. Vielleicht möchten Sie einfach Ihre Formulare feinabstimmen, um Ihr Firmenlogo, spezielle Anweisungen oder Warnungen für Benutzer hinzuzufügen.

Was auch immer Ihre Situation ist, Sie können ganz einfach Änderungen an den vorhandenen Outlook 2013-Formularen vornehmen oder sogar neue entwerfen. Die Änderungen, die Sie vornehmen, können einfach oder komplex sein: Sie fügen vielleicht ein oder zwei Felder zum Standard-Kontaktformular hinzu, oder Sie fügen eine beträchtliche Menge an Programmcode hinzu, damit Outlook 2013 benutzerdefinierte Aufgaben ausführen oder mit anderen Microsoft Office 2013-Systemanwendungen interagieren kann. Dieses Kapitel bringt Sie auf den richtigen Weg, indem es erklärt, wie Outlook 2013 Formulare verwendet und wie Sie sie an Ihre Bedürfnisse anpassen können. Wenn Sie mit der Programmierung von Microsoft Visual Basic for Applications (VBA) nicht vertraut sind, machen Sie sich keine Sorgen – Sie können mit benutzerdefinierten Formularen eine Menge erreichen, ohne jemals eine einzige Zeile Programmcode zu schreiben.

Formulare sind ein so normaler Teil von allem, was wir auf Computern tun, dass wir sie manchmal als selbstverständlich ansehen. Trotzdem ist es immer noch so, dass viele Programme, die überall auf der Welt verwendet werden, nur über Bildschirme mit monochromem Text und rätselhaften Menüs mit seltsamen Codes und Eingabesequenzen aufgerufen werden können. Mit ihrer Vielseitigkeit und Benutzerfreundlichkeit bieten Formulare einen revolutionären Ansatz, und Sie können ihre Leistungsfähigkeit mit einigen Mausklicks und einer soliden Planung erschließen. In diesem Kapitel wird die Verwendung von Outlook 2013-Formularen als Teil einer Softwarelösung für individuelle Datenverarbeitungsbedürfnisse besprochen. Es untersucht auch die Arten von Formularen, die Sie ändern und erstellen können, und wie die Formulare erstellt, veröffentlicht und gespeichert werden.

Mit Outlook 2013 können Sie zwei grundlegende Strategien für die Formularentwicklung anwenden. Die erste ist, ein Standardformular zu verwenden oder zu modifizieren. Die zweite ist, ein eigenes Formular von Grund auf zu erstellen. Bei beiden Strategien ist es wichtig, daran zu denken, dass Sie Ereignisse programmieren, die spezifisch mit dem betreffenden Element und nicht mit der Outlook 2013-Anwendung im Allgemeinen verbunden sind. Mit anderen Worten: Wenn Sie Code hinter Ihr Formular stellen, befassen Sie sich mit Ereignissen, die sich auf das Element beziehen, das durch das Formular dargestellt wird. Wenn Sie z. B. ein Formular zum Erstellen einer benutzerdefinierten E-Mail-Nachricht entwerfen würden, würden Sie wahrscheinlich ein allgemeines Ereignis namens Element_Senden programmieren, das auftritt, wenn das Element (die Nachricht) gesendet wird. Sie könnten das Formular nicht so programmieren, dass es auf ein Ereignis reagiert, das feuert (d. h. auftritt oder ausgeführt wird), wenn das Element speziell vom Postausgang in den Posteingang eines anderen Benutzers gesendet wird oder wenn die Ansicht des Benutzers von einem Ordner in einen anderen wechselt. Das liegt daran, dass Sie bei der Formularentwicklung nur auf die Ereignisse zugreifen können, die mit dem jeweiligen Element verbunden sind.

Übersicht über Standardformulare, Elementtypen und Nachrichtenklassen

Outlook 2013 verwendet eine Kombination aus Formularen, Elementtypen und Nachrichtenklassen als grundlegende Komponenten. Obwohl Sie nicht viel über eine dieser drei Komponenten wissen müssen, um Outlook 2013 zu verwenden, muss ein Entwickler sie einigermaßen gut verstehen. Je mehr Sie wissen, desto leistungsfähiger wird Ihre auf Outlook 2013 basierende Lösung.

Outlook-Formulare

Outlook 2013 bietet zahlreiche vordefinierte Formulare, die Sie als Grundlage für Ihre formularbasierte Lösung verwenden können. Zu diesen Standardformularen gehören die folgenden:

• Terminformular

• Kontaktformular

• Verteilerlistenformular

• Besprechungsanfrageformular

• Nachrichtenformular

• Notiz Formular

• Beitragsformular

• RSS-Artikelformular

• Aufgabenformular

• Aufgabenanforderungsformular

Wie diese Liste der Formulare in Outlook 2013 zeigt, werden die grundlegenden Elementtypen, die in einer typischen Outlook 2013-Installation verfügbar sind, jeweils durch ein entsprechendes Formular dargestellt. Die Outlook 2013-Formulare in dieser Liste entsprechen denen, mit denen Sie täglich arbeiten, so dass Sie nicht mit einem leeren Blatt beginnen, wenn Sie ein Formular für Ihre eigene Verwendung anpassen möchten.

Jedes dieser Formulare kommt mit eingebauten Elementen der Benutzeroberfläche und entsprechender Funktionalität. Das in Abbildung 27-1 gezeigte Terminformular verfügt beispielsweise über Oberflächenelemente und Funktionen, die sich auf das Festlegen von Terminen beziehen, wie das Erzeugen von Erinnerungen und die Steuerung der Kalenderanzeige. Das Kontaktformular hingegen ist dafür ausgelegt, das Hinzufügen oder Ändern von Kontaktinformationen zu ermöglichen.

Outlook-Elementtypen

Ein paar grundlegende Elementtypen sind Teil einer Outlook 2013-Installation. Zu den Office 2013 VBA-Elementtypen, die Sie verwenden können, gehören die folgenden, die spezifisch für Outlook 2013 sind:

• MailItem

• ContactItem

• TaskItem

• AppointmentItem

• PostItem

• NoteItem

Diese Elementtypen stellen eingebautein Funktionalität dar. Wenn Sie jemals Outlook 2013 verwendet haben, um eine E-Mail-Nachricht zu erstellen oder einen Termin zu Ihrem Kalender hinzuzufügen, haben Sie von dieser Funktionalität profitiert. Besonders wichtig ist die Tatsache, dass Ihnen diese Funktionalität zur Verfügung steht, wenn Sie benutzerdefinierte Lösungen mit Outlook 2013 entwickeln. Outlook 2013 stellt für jeden dieser Elementtypen entsprechende Formulare zur Verfügung, und diese Standardformulare sind mit Verhaltensweisen konzipiert, die sich direkt auf die Elementtypen beziehen, die sie darstellen. Sie können die Verhaltensweisen dieser Formulare erweitern und alle Funktionen und Eigenschaften der Elementtypen verwenden, von denen einige nicht in den Standardformularen enthalten sind. Darüber hinaus können Sie über Outlook 2013 hinausgehen und die Funktionalität anderer Microsoft Office-Anwendungen wie Microsoft Word 2013, Microsoft Excel 2013, Microsoft InfoPath 2013, Microsoft PowerPoint 2013, Microsoft Project 2013, Microsoft Visio 2013 und jede Anwendung oder jedes Steuerelement, das eine programmatische Component Object Model (COM)-Schnittstelle bereitstellt, einbeziehen.

Outlook-Nachrichtenklassen

Obwohl Formulare und Elementtypen die grundlegenden Elemente sind, die Sie verstehen müssen, um eine benutzerdefinierte Outlook 2013-Lösung zu erstellen, ist es hilfreich zu wissen, was eine Nachrichtenklasse ist und wie sie sich auf die Outlook 2013-Formularentwicklung bezieht. Eine Nachrichtenklasse stellt für Outlook 2013 intern das dar, was ein Elementtyp für einen Benutzer oder Entwickler von außen darstellt. Mit anderen Worten: Wenn ein Benutzer eine E-Mail-Nachricht aus dem Posteingang öffnet, ist diese Nachricht ein MailItem. Intern nennt Outlook 2013 es jedoch anders: IPM.Note. IPM (was für Interpersonal Message steht) ist ein Überbleibsel aus früheren Generationen von Microsofts Messaging-Systemen. Alle Nachrichten in Outlook 2013 sind Repräsentationen einer Art von IPM. Ein Terminkalenderelement ist zum Beispiel ein IPM.Termin. Die Liste der Standardnachrichtenklassen umfasst die folgenden:

Auch diese Nachrichtenklassen werden nicht oft auftauchen, es sei denn, Sie entwickeln eine ziemlich ausgefeilte Lösung für die Zusammenarbeit. Wenn Sie jedoch verstehen, was sie für Outlook 2013 bedeuten, wird Ihnen das bei der Verwendung des Programms und der Entwicklung von Outlook 2013-Lösungen helfen.