Wenn Sie den Planungsprozess für ein Projekt beginnen, ist eines der ersten Dinge, über die Sie nachdenken müssen: Was kann schiefgehen?
Es klingt negativ, aber pragmatische Projektmanager wissen, dass diese Art des Denkens präventiv ist. Probleme werden unweigerlich auftauchen, und Sie brauchen eine Strategie zur Risikominderung, um zu wissen, wie Sie die Risiken in Ihrem Projekt bewältigen können.
Aber wie arbeiten Sie daran, das Unbekannte zu lösen? Es klingt wie ein philosophisches Paradoxon, aber keine Sorge – es gibt praktische Schritte, die Sie unternehmen können. In diesem Artikel besprechen wir Strategien, die Ihnen einen Einblick in potenzielle Risiken geben, damit Sie Risiken in Ihrem Projekt identifizieren und verfolgen können.
Projekt-Dashboards helfen Ihnen, Risiken zu identifizieren, bevor sie zu Problemen werden. Testen Sie die Dashboards von ProjectManager.com und bringen Sie Ihr Risikomanagement auf die nächste Stufe.
Was ist Risikomanagement in Projekten?
Projektrisikomanagement ist der Prozess der Identifizierung, Analyse und Reaktion auf jedes Risiko, das während des Lebenszyklus eines Projekts auftritt, damit das Projekt auf Kurs bleibt und sein Ziel erreicht. Risikomanagement ist nicht nur reaktiv; es sollte Teil des Planungsprozesses sein, um herauszufinden, welche Risiken im Projekt auftreten könnten und wie man diese Risiken kontrollieren kann, wenn sie tatsächlich eintreten.
Ein Risiko ist alles, was sich potenziell auf den Zeitplan, die Leistung oder das Budget des Projekts auswirken könnte. Risiken sind Potenziale, und wenn sie im Rahmen des Projektmanagements zur Realität werden, werden sie als „Probleme“ eingestuft, die angegangen werden müssen. Risikomanagement ist also der Prozess des Identifizierens, Kategorisierens, Priorisierens und Planens von Risiken, bevor sie zu Problemen werden.
Risikomanagement kann bei verschiedenen Arten von Projekten unterschiedliche Dinge bedeuten. Bei großen Projekten können Risikomanagement-Strategien eine umfangreiche Detailplanung für jedes Risiko beinhalten, um sicherzustellen, dass Strategien zur Risikominderung vorhanden sind, falls Probleme auftreten. Bei kleineren Projekten kann das Risikomanagement eine einfache, nach Prioritäten geordnete Liste von Risiken mit hoher, mittlerer und niedriger Priorität sein.
Risikomanagement
Um mit dem Risikomanagement zu beginnen, ist es wichtig, mit einer klaren und präzisen Definition dessen zu beginnen, was Ihr Projekt liefern soll. Mit anderen Worten: Schreiben Sie eine sehr detaillierte Projektcharta mit Ihrer Projektvision, den Zielen, dem Umfang und den zu liefernden Ergebnissen. Auf diese Weise können Risiken in jeder Phase des Projekts identifiziert werden. Dann sollten Sie Ihr Team frühzeitig in die Identifizierung aller Risiken einbeziehen.
Schrecken Sie nicht davor zurück, mehr als nur Ihr Team einzubeziehen, um Risiken zu identifizieren und zu priorisieren. Viele Projektmanager schicken ihrem Projektteam einfach eine E-Mail und bitten darum, ihnen Dinge zu schicken, von denen sie glauben, dass sie im Projekt schiefgehen könnten. Aber um die Projektrisiken besser zu erfassen, sollten Sie das gesamte Projektteam, die Vertreter Ihrer Kunden und Lieferanten in einen Raum holen und eine Risikoidentifikationssitzung durchführen.
Bei jedem Risiko, das Sie definieren, sollten Sie es irgendwo protokollieren – die Verwendung einer Vorlage zur Risikoverfolgung hilft Ihnen dabei, die Höhe des Risikos zu priorisieren. Erstellen Sie dann einen Risikomanagementplan, um die negativen und positiven Auswirkungen auf das Projekt zu erfassen und welche Maßnahmen Sie ergreifen werden, um mit ihnen umzugehen. Sie sollten regelmäßige Meetings einrichten, um die Risiken während des Projekts zu überwachen. Transparenz ist entscheidend.
Was ist ein positives Risiko?
Nicht jedes Risiko ist gleich. Risiko kann entweder positiv oder negativ sein, obwohl die meisten Menschen davon ausgehen, dass Risiken von Natur aus letzteres sind. Während ein negatives Risiko etwas Unerwünschtes impliziert, das das Potenzial hat, ein Projekt irreparabel zu schädigen, sind positive Risiken Chancen, die das Projekt auf positive Weise beeinflussen können.
Negative Risiken sind Teil Ihres Risikomanagementplans, genauso wie positive Risiken es sein sollten, aber der Unterschied liegt in der Vorgehensweise. Sie managen und berücksichtigen bekannte negative Risiken, um ihre Auswirkungen zu kastrieren, aber auch positive Risiken können gemanagt werden, um sie voll auszunutzen.
Es gibt viele Beispiele für positive Risiken in Projekten: Sie könnten das Projekt vorzeitig abschließen; Sie könnten mehr Kunden akquirieren, als Sie einkalkuliert haben; Sie könnten sich vorstellen, wie eine Verzögerung bei der Auslieferung ein potenzielles Fenster für bessere Marketingmöglichkeiten öffnen könnte, usw. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass diese Definitionen nicht in Stein gemeißelt sind. Ein positives Risiko kann sich schnell in ein negatives Risiko verwandeln und umgekehrt, also müssen Sie sicher sein, dass Sie mit Ihrem Team alle Eventualitäten einplanen.
Wie man auf ein positives Risiko reagiert
Wie alles andere in einem Projekt, sollten Sie eine Strategie entwickeln und Mechanismen einrichten, um die Vorteile zu nutzen, die in einem positiven Risiko stecken können. Nutzen Sie diese drei Tipps, um sich zu orientieren:
- Zuerst müssen Sie wissen, ob das Risiko etwas ist, das Sie ausnutzen können. Das bedeutet, dass Sie herausfinden müssen, wie Sie die Wahrscheinlichkeit des Eintretens dieses Risikos erhöhen können.
- Als Nächstes sollten Sie das Risiko teilen. Manchmal sind Sie allein nicht in der Lage, das Risiko in vollem Umfang zu nutzen, und indem Sie andere mit einbeziehen, erhöhen Sie die Chance, das Risiko so positiv wie möglich zu nutzen.
- Schließlich gibt es vielleicht überhaupt nichts zu tun, und genau das sollten Sie tun. Nichts. Sie können dies auch auf negative Risiken anwenden, denn nichts zu tun ist manchmal das Beste, was Sie tun können, wenn Sie mit einem bestimmten Risiko im Rahmen Ihres Projekts konfrontiert werden.
Risikomanagement in der gesamten Organisation
Kann sich auch Ihre Organisation verbessern, indem sie Risikomanagement in ihren Alltag aufnimmt? Ja!
Ein Risikomanagement-Protokoll in die Unternehmenskultur einzubauen, indem ein konsistenter Satz von Standardwerkzeugen und -vorlagen erstellt und geschult wird, kann den Aufwand mit der Zeit reduzieren. Auf diese Weise müssen Sie nicht jedes Mal, wenn Sie ein neues Projekt beginnen, das Rad neu erfinden.
Die Aufzeichnungen und die Geschichte Ihrer Organisation sind ein Wissensarchiv, aus dem Sie lernen können, wenn Sie bei einem neuen Projekt an das Risiko herangehen. Wenn Sie außerdem die Einstellungen und Werte Ihrer Organisation anpassen, um sich des Risikos bewusster zu werden, kann Ihre Organisation ein besseres Gefühl für die Natur der Ungewissheit als ein zentrales Geschäftsthema entwickeln. Mit einer verbesserten Governance kommt es zu einer besseren Planung, Strategie, Politik und Entscheidungen.
6 Schritte im Risikomanagement-Prozess
Wie geht man also mit etwas so scheinbar schwer fassbarem wie dem Risikomanagement in Projekten um? Man erstellt einen Risikomanagementplan. Es dreht sich alles um den Prozess. Verwandeln Sie Nachteile in einen Vorteil, indem Sie diese sechs Schritte befolgen.
Identifizieren Sie das Risiko
Sie können ein Risiko nicht beheben, wenn Sie nicht wissen, was es ist. Es gibt viele Möglichkeiten, ein Risiko zu identifizieren. Wenn Sie diesen Schritt durchlaufen, sollten Sie die Daten in einem Risikoregister sammeln.
Eine Möglichkeit ist ein Brainstorming mit Ihrem Team, Kollegen oder Stakeholdern. Finden Sie die Personen mit relevanter Erfahrung und vereinbaren Sie Interviews, damit Sie die Informationen sammeln können, die Sie brauchen, um die Risiken zu identifizieren und zu lösen. Denken Sie an die vielen Dinge, die schief gehen können. Notieren Sie sie. Machen Sie das Gleiche mit historischen Daten über vergangene Projekte. Jetzt ist Ihre Liste potenzieller Risiken gewachsen.
Stellen Sie sicher, dass die Risiken in der Ursache eines Problems verwurzelt sind. Gehen Sie im Grunde genommen der Ursache auf den Grund, um zu sehen, ob es sich um ein Risiko handelt, das die Art von Auswirkungen auf Ihr Projekt hat, die identifiziert werden müssen. Wenn Sie versuchen, Risiken zu minimieren, ist es gut, auf Ihre Intuition zu vertrauen. Diese kann Sie auf unwahrscheinliche Szenarien hinweisen, von denen Sie einfach annehmen, dass sie nicht eintreten können. Denken Sie daran, dass Sie nicht übermütig werden sollten. Nutzen Sie Prozesse, um Risiken von Nicht-Risiken zu unterscheiden.
Risiko analysieren
Risiken zu analysieren ist schwierig. Es gibt nie genug Informationen, die man sammeln kann. Natürlich sind viele dieser Daten komplex, aber die meisten Branchen haben Best Practices, die Ihnen bei der Analyse helfen können. Sie werden vielleicht überrascht sein, zu entdecken, dass Ihr Unternehmen bereits einen Rahmen für diesen Prozess hat.
Wenn Sie das Projektrisiko bewerten, können Sie letztlich viele Auswirkungen proaktiv angehen, z. B. potenzielle Rechtsstreitigkeiten vermeiden, regulatorische Fragen angehen, neue Gesetze einhalten, Ihre Exposition reduzieren und die Auswirkungen minimieren.
So, wie analysieren Sie das Risiko in Ihrem Projekt? Durch eine qualitative und quantitative Risikoanalyse können Sie bestimmen, wie sich das Risiko auf Ihren Zeitplan und Ihr Budget auswirkt.
Priorisieren Sie das Risiko
Nicht alle Risiken sind gleich. Sie müssen das Risiko bewerten, um zu wissen, welche Ressourcen Sie zur Lösung des Risikos einsetzen werden, wenn es eintritt.
Eine lange Liste von Risiken kann entmutigend sein. Aber Sie können das in den Griff bekommen, indem Sie die Risiken einfach als hoch, mittel oder niedrig kategorisieren. Jetzt gibt es eine Horizontlinie und Sie können das Risiko im Kontext sehen. Mit dieser Perspektive können Sie planen, wie und wann Sie diese Risiken angehen werden.
Einige Risiken erfordern sofortige Aufmerksamkeit. Das sind die Risiken, die Ihr Projekt zum Entgleisen bringen können. Scheitern ist keine Option. Andere Risiken sind wichtig, bedrohen aber vielleicht nicht den Erfolg Ihres Projekts. Sie können entsprechend handeln. Dann gibt es noch die Risiken, die wenig bis keine Auswirkungen auf den Zeitplan und das Budget des Gesamtprojekts haben. Einige dieser Risiken mit niedriger Priorität sind vielleicht wichtig, aber nicht wichtig genug, um Zeit darauf zu verschwenden.
Werden Sie dem Risiko einen Verantwortlichen zuweisen
All Ihre harte Arbeit bei der Identifizierung und Bewertung des Risikos ist umsonst, wenn Sie nicht jemanden zuweisen, der das Risiko beaufsichtigt. Tatsächlich sollten Sie dies bereits bei der Auflistung der Risiken tun. Wer ist die Person, die für dieses Risiko verantwortlich ist, es identifiziert, wenn und falls es eintreten sollte, und dann die Arbeit zur Lösung des Problems leitet?
Diese Bestimmung liegt bei Ihnen. Vielleicht gibt es ein Teammitglied, das sich mit dem Risiko besser auskennt oder erfahrener ist. Dann sollte diese Person die Arbeit an der Lösung des Problems leiten. Oder es ist einfach eine willkürliche Entscheidung. Natürlich ist es besser, die Aufgabe der richtigen Person zuzuweisen, aber genauso wichtig ist es, dafür zu sorgen, dass jedes Risiko eine verantwortliche Person hat.
Denken Sie darüber nach. Wenn Sie nicht jedem Risiko eine Person zuordnen, die dafür verantwortlich ist, darauf zu achten und es zu lösen, wenn es eintreten sollte, dann öffnen Sie sich selbst für mehr Risiken. Es ist eine Sache, Risiken zu identifizieren, aber wenn Sie sie nicht managen, schützen Sie das Projekt nicht.
Reagieren Sie auf das Risiko
Jetzt geht es ans Eingemachte. Sie haben ein Risiko gefunden. Die ganze Planung, die Sie gemacht haben, wird nun zum Einsatz kommen. Zuerst müssen Sie wissen, ob es sich um ein positives oder negatives Risiko handelt. Ist es etwas, das Sie zum Wohle des Projekts ausnutzen können?
Für jedes identifizierte Hauptrisiko erstellen Sie einen Plan, um es zu mindern. Sie entwickeln eine Strategie, einen Präventiv- oder Notfallplan. Sie handeln dann auf das Risiko, wie Sie es priorisiert haben. Sie kommunizieren mit dem Risikoeigentümer und entscheiden gemeinsam, welcher der von Ihnen erstellten Pläne umgesetzt werden soll, um das Risiko zu beheben.
Überwachen Sie das Risiko
Sie können nicht einfach Maßnahmen gegen ein Risiko ergreifen, ohne den Fortschritt dieser Initiative zu verfolgen. An dieser Stelle kommt die Überwachung ins Spiel. Derjenige, dem das Risiko gehört, ist für die Verfolgung des Fortschritts bis zur Lösung verantwortlich. Aber Sie müssen auf dem Laufenden bleiben, um ein genaues Bild des Gesamtfortschritts des Projekts zu haben, um neue Risiken zu identifizieren und zu überwachen.
Sie werden eine Reihe von Meetings einrichten wollen, um die Risiken zu verwalten. Stellen Sie sicher, dass Sie bereits über die Kommunikationsmittel dafür entschieden haben. Am besten ist es, wenn Sie verschiedene Kanäle für die Kommunikation nutzen.
Wofür Sie sich auch entscheiden, denken Sie daran: Seien Sie immer transparent. Am besten ist es, wenn jeder im Projekt weiß, was vor sich geht, damit er weiß, worauf er achten muss und den Prozess steuern kann.
Risikomanagement mit ProjectManager.com
Die Verwendung einer Vorlage zur Risikoverfolgung ist ein Anfang, aber um noch mehr Kontrolle über Ihre Projektrisiken zu bekommen, sollten Sie eine Projektmanagement-Software verwenden. ProjectManager.com bietet eine Reihe von Tools, mit denen Sie Risiken in jeder Phase eines Projekts angehen können.
Gantt-Diagramme für Risikomanagementpläne
Nutzen Sie unsere preisgekrönten Gantt-Diagramme, um detaillierte Risikomanagementpläne zu erstellen, damit Risiken nicht zu Problemen werden. Planen, zuweisen und überwachen Sie Projektaufgaben mit voller Transparenz. Teammitglieder können sogar Kommentare und Dateien zu den ihnen zugewiesenen Aufgaben hinzufügen, so dass die gesamte Kommunikation auf Projektebene stattfindet – in Echtzeit.
Kanban-Boards für das Management & Priorisierung von Risiken
Nutzen Sie unsere Kanban-Boards, um Ihre Risiken zu sortieren und zu priorisieren, wenn sie in einer agilen Umgebung bestehen. Sie können benutzerdefinierte Tags verwenden, um Aufgaben als Risiken innerhalb Ihres Projekts zu identifizieren. Oder Sie können ein ganzes Projekt innerhalb von ProjectManager.com der Verwaltung von Risiken widmen, so dass Sie schnell sehen können, wie die dringenden Risiken angegangen werden.
Risikomanagement ist kompliziert. Ein Risikoregister oder eine Vorlage ist ein guter Anfang, aber Sie werden eine robuste Projektmanagement-Software benötigen, um den Prozess des Risikomanagements zu erleichtern. ProjectManager.com ist ein Cloud-basiertes Tool, das die kollaborative Umgebung fördert, die Sie benötigen, um Risiken zu lösen, und zudem Informationen in Echtzeit bereitstellt, sodass Sie immer auf der Grundlage genauer Daten handeln können. Probieren Sie es selbst aus, nehmen Sie diese kostenlose 30-Tage-Testversion.