In diesem Artikel finden Sie einige Tipps zum Absetzen von Geschäftsreisekosten. Doch zunächst müssen wir den Begriff „Geschäftsreise“ definieren und Ihnen dabei helfen, herauszufinden, wo Ihre steuerliche Heimat ist (der Ort, von dem aus Sie reisen).
Was ist eine Geschäftsreise?
Der IRS hat eine spezifische Definition für Geschäftsreisen, um zu bestimmen, ob Sie diese Reisekosten für geschäftliche Zwecke absetzen können. Der IRS sagt, dass eine Geschäftsreise eine Reise ist, die „wesentlich länger als ein gewöhnlicher Arbeitstag“ ist und die erfordert, dass Sie schlafen oder sich ausruhen, während Sie nicht zu Hause sind.
Sie müssen auch auswärts schlafen, um diese Kosten absetzen zu können, und die Reise muss auch „vorübergehend“ sein (weniger als ein Jahr dauern).
Was ist eine Steuerwohnung?
Das steuerliche Zuhause ist ein Konzept, das von der IRS festgelegt wurde, um zu bestimmen, ob eine Reise absetzbar ist. Es wird von der IRS als die gesamte Stadt oder das allgemeine Gebiet definiert, in dem sich Ihr regelmäßiger Geschäftssitz befindet – es ist nicht der Ort, an dem Sie wohnen.
Wenn Sie ein Büro in Ihrem Haus haben, ist das wahrscheinlich Ihr steuerliches Zuhause; wenn Sie ein Büro irgendwo in der Innenstadt haben, ist das Ihr steuerliches Zuhause. Wenn Sie an mehreren Orten arbeiten und keinen festen Geschäftssitz haben, könnte Ihr steuerliches Zuhause dort sein, wo Sie wohnen.
Nachdem Sie bestimmt haben, wo sich Ihr steuerliches Zuhause befindet (wahrscheinlich mit Ihrem Steuerberater), kann dieses steuerliche Zuhause verwendet werden, um zu bestimmen, ob Ihre Geschäftsreisekosten abzugsfähig sind. Wenn Sie über Nacht von Ihrem steuerlichen Wohnsitz wegreisen müssen oder wenn Sie während der Reise Zeit zum Ausruhen und Schlafen benötigen, können Sie Ihre Ausgaben während der Reise wahrscheinlich als Geschäftsreisekosten absetzen.
1) Sie können möglicherweise Geschäftsreisekosten auf einer kombinierten Geschäfts-/Privatreise absetzen
Wenn Sie innerhalb der USA reisen, muss Ihre Reise „ausschließlich“ geschäftlich sein, damit Sie Abzüge für Geschäftsreisekosten geltend machen können. Wenn Sie aber auch „gelegentlich“ privat unterwegs sind, ist das in Ordnung. Wenn Sie z. B. geschäftlich nach Dallas reisen und einen Abend mit Ihrer Familie in der Gegend verbringen, ist das ein Nebeneffekt zum Hauptzweck der Reise.
Der Versuch, eine private Reise in eine Geschäftsreise zu verwandeln, wird hingegen nicht funktionieren, es sei denn, die Reise dient im Wesentlichen geschäftlichen Zwecken. Die IRS sagt:
„Das Einplanen von beiläufigen geschäftlichen Aktivitäten während einer Reise, wie z.B. das Ansehen von Videokassetten oder die Teilnahme an Vorträgen, die sich mit allgemeinen Themen befassen, wird nicht dazu führen, dass das, was eigentlich ein Urlaub ist, in eine Geschäftsreise umgewandelt wird.“
Wenn ein Teil oder Ihr ganzes Trinkgeld außerhalb der U.S.A. liegt, sind die IRS Regeln anders. Ihre internationale Reise kann als geschäftsbezogen angesehen werden, wenn Sie sich länger als eine Woche außerhalb der USA aufhielten und weniger als 25 % der Zeit für persönliche Aktivitäten verwendet wurden.
2) Sie können Pauschalen verwenden, um Geschäftsreisekosten zu berechnen
Der Begriff „Pauschale“ bedeutet pro Tag. Pauschalen sind Beträge, die für tägliche Ausgaben während der Reise, für Mahlzeiten und sonstige Ausgaben als angemessen angesehen werden. Die Tagessätze werden für Reisen in die USA und nach Übersee festgelegt und unterscheiden sich je nach Gebiet.
Zum Beispiel sind die Tagessätze in größeren US-Städten höher als in Teilen des Landes außerhalb größerer Metropolen. Unternehmen können ihre eigenen Tagessätze festlegen, aber die meisten Unternehmen verwenden die von der US-Regierung festgelegten Sätze.
Tagessätze sind nicht steuerpflichtig, wenn sie höher sind. Wenn Ihre Mitarbeiter mehr Tagessätze als den von der General Services Administration festgelegten Höchstsatz erhalten, ist der Überschuss für den Mitarbeiter steuerpflichtig.
3) Internationale Geschäftsreisen haben andere Regeln
Wenn Ihre gesamte Reise außerhalb der USA stattfindet und Sie die gesamte Zeit mit geschäftlichen Aktivitäten verbringen, können Sie die Kosten für die gesamte Reise absetzen. Auch wenn Sie nicht die gesamte Zeit mit geschäftlichen Aktivitäten verbracht haben, wird die Reise als Geschäftsausgabe betrachtet, aber nur, wenn Sie keine „wesentliche Kontrolle“ über die Reiseroute hatten. Zum Beispiel hat ein Angestellter, der als Arbeitsanforderung reist, keine Kontrolle über die Reise, aber der Geschäftsinhaber hätte sie.
Wenn Ihre Reise Sie jedoch für mehr als eine Woche außerhalb der USA führt, kann die Reise als vollständig geschäftlich angesehen werden, wenn Sie weniger als 25% der Zeit für persönliche Aktivitäten aufwenden.
Wenn Sie während einer Auslandsreise nicht die gesamte Zeit mit geschäftlichen Aktivitäten verbringen, können Sie nur den geschäftlichen Anteil der An- und Abreise absetzen. Sie müssen die Kosten zwischen geschäftlichen und privaten Aktivitäten aufteilen.
4) Nicht alle Kosten auf einer Hotelrechnung sind abzugsfähige Reisekosten
Die Zimmergebühr und die Steuern sind abzugsfähig, ebenso wie die Kosten für die Wäsche, aber zusätzliche persönliche Kosten wie die Gebühren für ein Fitnessstudio oder einen Fitnessraum und Gebühren für Filme oder Spiele sind nicht abzugsfähig.
Sie können die Hotelkosten für Telefongespräche oder die Nutzung eines Faxgeräts abziehen, und Sie können Trinkgelder abziehen.
5) Sie können die Kosten für die Mitnahme eines Ehepartners auf eine Geschäftsreise möglicherweise nicht absetzen
Die Kosten für die Mitnahme eines Ehepartners, eines Kindes oder anderer Personen auf eine Geschäftsreise gelten als persönliche Ausgaben und sind nicht absetzbar. Aber Sie können möglicherweise die Reisekosten für Ihren Ehepartner absetzen, wenn:
- Die Person ist ein Angestellter
- Sie hat einen gutgläubigen Geschäftszweck für ihre Reise
- Die Person wäre sonst berechtigt, Reisekosten abzuziehen
Wenn Sie nachweisen können, dass die andere Person im Unternehmen angestellt ist und während der Reise wesentliche geschäftsbezogene Aufgaben ausführt (z.B. die Teilnahme an einemWenn Sie nachweisen können, dass die andere Person im Unternehmen angestellt ist und während der Reise wesentliche geschäftsbezogene Aufgaben wahrnimmt (z. B. Protokollführung bei Besprechungen oder Treffen mit Geschäftskunden), können Sie die Kosten für die Reise dieser Person möglicherweise absetzen.
6) Sie können 50 % der Verpflegungskosten auf einer Geschäftsreise absetzen
Sie können die Kosten für Mahlzeiten während der Reise absetzen, aber Unterhaltungskosten sind nicht mehr absetzbar. Sie können auch keine „verschwenderischen oder extravaganten“ Essenskosten absetzen. Verpflegungskosten sind zu 50 % abzugsfähig, und die 50 %-Grenze gilt auch für Steuern und Trinkgelder für Geschäftsessen. Für den Abzug der Verpflegungskosten können Sie entweder die tatsächlichen Kosten oder eine Standardpauschale für Mahlzeiten verwenden, wobei die 50 %-Grenze zu beachten ist.
7) Sie können die Kosten für eine Kreuzfahrt für eine Geschäftsreise mit bestimmten Grenzen absetzen
Die Kosten für eine Kreuzfahrt können bis zu der aktuell vom IRS festgelegten Grenze (derzeit $2.000) absetzbar sein.Sie müssen außerdem nachweisen können, dass die Kreuzfahrt in direktem Zusammenhang mit einer geschäftlichen Veranstaltung stand, wie z. B. einem Geschäftstreffen oder einer Vorstandssitzung.
Der IRS stellt aus offensichtlichen Gründen zusätzliche strenge Anforderungen für den Abzug von Kreuzfahrten als Geschäftsausgaben.
Dieser Artikel dient der allgemeinen Information; alle diese Regelungen zum Steuerabzug sind kompliziert, und es gibt viele Qualifikationen und Ausnahmen. Lesen Sie die IRS-Publikation 463 für Details zu jedem dieser reisebezogenen Themen und konsultieren Sie Ihre Steuer- und Rechtsexperten, bevor Sie Maßnahmen ergreifen, die Ihr Unternehmen betreffen könnten.