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Die Erstellung eines Spesenberichts erfordert eine gründliche Methode zum Schreiben von Berichten, die die finanziellen Bewegungen eines Unternehmens innerhalb einer bestimmten Zeitspanne identifizieren können. Ein Spesenbericht kann ein monatlicher Bericht, ein vierteljährlicher Bericht oder sogar ein jährlicher Bericht sein. Es ist sehr wichtig, dass ein Kostenbericht die Ausgaben eines Unternehmens vollständig aufzeigt und wie diese Ausgaben verwendet wurden.

• Beispiel-Berichtsvorlagen
• Berichtsvorlagen in Word

Gratisvorlage für Spesenberichte

Kostenlose Vorlage für einfachen Spesenbericht

Kostenabrechnungsvorlage für monatliche Ausgaben

Da eine Spesenabrechnung vor allem in Bezug auf die Formatierung schwierig zu erstellen sein kann, haben wir in diesem Beitrag kostenlose Muster und Vorlagen für Spesenabrechnungen aufgelistet. Damit Sie Referenzen für Ihre Formatierungswünsche haben, können Sie die spezifische Vorlage für die von Ihnen benötigte Spesenabrechnung herunterladen.

Einfache Spesenabrechnungsvorlage

Ausgabenbericht-Formular-Vorlage

Reisekostenabrechnungsvorlage

Geschäftskostenabrechnung Vorlage

Jahresausgabenbericht Vorlage

Reisekostenabrechnung Vorlage

Restaurant-Jahresausgabenbericht-Vorlage

Auto Reisekostenabrechnung

Vorlagen für monatliche Ausgabenberichte

Beispiel für monatliche Finanzberichte

Personal Expense Report

Haushalt Monatlich

Reisekostenabrechnungen

Freiwillige Reisekostenabrechnung in Excel

Haushaltskosten

Mitarbeiter-Reisekostenabrechnung

Wie man eine Spesenabrechnung erstellt

Auch wenn es eine Vielzahl von Spesenabrechnungen gibt, sind die Schritte, wie Sie eine Spesenabrechnung erstellen können, meist die gleichen. Sie können einen Spesenbericht erstellen, indem Sie die folgenden Punkte befolgen:

• Erstellen Sie Vorlagen von Berichtsmustern im PDF-Format oder in einer anderen Software, mit der Sie sich am wohlsten fühlen. Sie können auch durch die Vorlagen blättern, die in diesem Beitrag zur Verfügung stehen, damit Sie mehr Referenzen haben.
• Identifizieren Sie die Art des Ausgabenberichts, den Sie erstellen werden.
• Sein Sie spezifisch über den Zeitrahmen, in dem Sie die Ausgaben eines Unternehmens bewerten werden. Es kann ein täglicher Spesenbericht sein oder auch ein Jahresbericht. Dies hängt speziell von den Bedürfnissen der Entität ab, für die die Kostenabrechnung bestimmt ist.
• Stellen Sie alle Elemente zusammen, die in einer Spesenabrechnung enthalten sein sollten, und zwar wie folgt:
  • Die Daten, in denen eine Ausgabe getätigt wurde
  • Die zeitliche Dauer verschiedener Ausgaben voneinander
  • Der Gesamtbetrag einer bestimmten Ausgabe
  • Der Zweck, warum eine Ausgabe getätigt wurde
  • Die Art der Ausgaben, die es in bestimmten Zeiträumen gab
• Fassen Sie die getätigten Ausgaben zusammen. Bei Bedarf können Sie auch Empfehlungen und Vergleiche zu früheren Spesenabrechnungen geben.

Mitarbeiter-Spesenberichte

Monatlicher Spesenbericht

Nichtstaatliche Mitarbeiterausgaben

Gehäusebericht Beispiel

Jahreskostenbericht

Muster-Geschäftsbericht

Jährliche Einnahmen und Ausgaben

Monatliche Geschäftskosten

Vorteile der Erstellung genauer Spesenabrechnungen

Die Details innerhalb einer Spesenabrechnung müssen gut dargestellt, richtig beschafft und genau zusammengestellt werden. Es ist sehr wichtig, dass eine Spesenabrechnung und die Finanzberichte eines Unternehmens auf tatsächlichen Zahlen basieren, da das Unternehmen sie für die Kostenverfolgung, Aufzeichnung und Referenz benötigt.

Ein paar Gründe, warum das Erstellen von genauen Spesenabrechnungen essentiell ist, sind wie folgt:

• Eine genaue Spesenabrechnung ist ein großartiger Weg, um die Arbeitsbelastung der Leute zu verringern, die die Ausgaben des Unternehmens in einer Vielzahl von Prozessen verfolgen müssen. Da alle Elemente in diesem Berichtsmuster gut dargestellt sind und bereits validiert wurden, wird es einfach sein, Daten zu sammeln, die bereits präzise kombiniert sind.

• Eine genaue Spesenabrechnung kann sicherstellen, dass das Unternehmen keine zusätzlichen Kosten für die Prozesse der mehrmaligen Überprüfung von Spesenabrechnungen ausgeben muss. Eine Spesenabrechnung muss alle spezifischen und exakten Details enthalten, die das Unternehmen benötigt, so dass es weniger Bedarf für weitere Prüfungen aufgrund von Unstimmigkeiten gibt.

• Nachdem die finanzielle Bilanz eingegeben und mit den Konten des Unternehmens und den Berichten abgeglichen wurde, kann festgestellt werden, dass das Unternehmen die richtigen Beträge für bestimmte Transaktionen auszahlt, die für den Betrieb erforderlich sind. Daher wird es einen reibungslosen Fluss von Finanztransfers und Aufzeichnungen geben, wenn ein genauer Spesenbericht vorhanden ist.

Geschäftskostenberichte

Kleiner Spesenbericht

Monatsgeschäftsbericht

Reisekostenabrechnung

Baukostenabrechnungen

Baukostenabrechnung

Bauprojektbericht

Ausgabenbericht Beispiel

Tägliche Ausgabenberichte

Tägliche Einnahmen und Ausgaben

Persönlicher Tagesbericht

Ausgabenbericht Format

Drei Anzeichen dafür, dass Ihre Mitarbeiter die Verwendung von Spesenberichten missbrauchen

Nahezu alle Berichtsvorlagen, die in der Spesenabrechnung verwendet werden, werden von Mitarbeitern erstellt. Da es die Mitarbeiter des Unternehmens sind, die dieses Dokument erstellen, muss die Geschäftsleitung sicherstellen, dass alle Informationen in der Spesenabrechnung richtig zugeordnet wurden.

Drei der Möglichkeiten, wie Sie erkennen können, dass Mitarbeiter die Verwendung von Spesenabrechnungen missbrauchen, sind folgende:

1) Sie wissen, dass das Budget nicht richtig verwendet wurde, wenn es viele Transaktionen gibt, für die keine Belege vorliegen, die aber im Dokument aufgeführt sind. Es ist sehr wichtig, dass die gekauften oder erworbenen Artikel von Quittungen begleitet werden.

2) In Bezug auf die Ausgaben, die in den täglichen Berichten enthalten sind, könnten Sie sehen, dass es Unstimmigkeiten mit den Zahlen der Artikel gibt, die in der Umgebung des Unternehmens vorhanden sind, verglichen mit dem, was in den Ausgabenbericht geschrieben wird. Mehr noch, die unsachgemäße und unorganisierte Auflistung von Materialien, für die das Budget vorgesehen ist, kann auch eine der Taktiken der Mitarbeiter sein, um die Ausgaben zu vertuschen, die sie missbraucht haben.

3) Die Spesenabrechnung wurde nicht in der erwarteten Zeit der Vorlage eingereicht. In anderen Fällen kann es sein, dass sie rechtzeitig eingereicht wurde, aber es gibt Informationen, die als „zu folgen“ markiert sind, ohne eine relevante Erklärung, warum sie nicht in der ursprünglichen Spesenabrechnung enthalten sind.

Veranstaltungsspesenabrechnungen

Beispiel Veranstaltungsspesen

Event Planning Report

Event Income and Expense

Personal Expense Reports

Monthly Expense Report

Personal Expense Report

Personal Expense Example

Verkaufsspesenberichte

Direktverkaufsbericht

Monatliche Vertriebskosten

Warum wird eine Spesenabrechnung erstellt?

Mitarbeiter erstellen Spesenabrechnungen im PDF-, Word- oder einem anderen Format aus den unterschiedlichsten Gründen. Einige der Zwecke einer Spesenabrechnung sind die folgenden:

• Es kann sich um eine Rückerstattung handeln, die das Unternehmen an die Mitarbeiter zahlen muss. Manche Spesenabrechnungen werden von Mitarbeitern erstellt, die das Geld für eine unerwartete geschäftsbezogene Aktivität bereitstellen mussten, die nicht Teil der eigentlichen Budgetvorlagen war. Dies kann nur zutreffen, wenn die Finanz- und Buchhaltungsabteilung des Unternehmens der Erstattung zugestimmt hat.

• Sie kann verwendet werden, um aufzuzeichnen, wie die Mitarbeiter das Budget verwaltet haben, das ihnen vom Unternehmen zur Verfügung gestellt wurde, um bestimmte Aktivitäten vorzubereiten oder durchzuführen, wie z. B. Firmenveranstaltungen, Programmplanung, Schulungen und ähnliches. Dies kann durch den Leiter der Aktivität oder den Vorgesetzten der Abteilung oder des Bereichs erfolgen, dem das Budget anvertraut wurde.

• Es können auch die Ausgaben des Unternehmens für bestimmte Projekte und Unternehmungen wie Firmenreisen sein. Reisekostenabrechnungen werden üblicherweise mit dem ursprünglichen Reisekostenantrag verglichen, um zu sehen, ob das genehmigte Budget eingehalten wurde.

Eine umfassende Reisekostenabrechnung ist wirklich unerlässlich. Wenn Sie ein solches Dokument erstellen wollen, stellen Sie sicher, dass Sie sich aller Punkte bewusst sind, die wir oben aufgeführt haben.